Организация управленческого учета в строительстве

9.1. Задачи, проблемы и практический опыт автоматизации системы внутреннего контроля

Автоматизация на протяжении нескольких десятилетий является одним из наиболее перспективных направлений совершенствования системы учета и контроля.

Автоматизацию системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля целесообразно осуществлять путем внедрения программных комплексов, позволяющих полностью автоматизировать отдельные участки.

Основными задачами автоматизации внутреннего контроля строительной организации должны стать:

• обеспечение информацией пользователей в процессе принятия управленческих решений;

• повышение эффективности управления хозяйствующим субъектом;

• создание оптимальных условий для функционирования рыночных механизмов;

• повышение конкурентоспособности организации.

Таким образом, автоматизированная служба внутреннего контроля должна стать важнейшей частью единого информационного пространства хозяйствующего субъекта.

Обобщение практики показывает, что автоматизации системы учета и внутреннего контроля строительных организаций препятствуют следующие факторы:

• отсутствие высокой активности пользователей информации на разных уровнях управления;

• недостаточное качество информационных ресурсов;

• отсутствие доверия со стороны менеджмента к предоставляемой информации;

• недостаточная оснащенность компьютерной техникой;

• отсутствие спроса и наличие недоверия к предоставляемой информации со стороны собственников хозяйствующих субъектов;

• второстепенное значение учетной информации при подготовке, обосновании и принятии управленческих решений;

• отсутствие проработанной методики и научного обоснования подходов к созданию автоматизированной системы внутреннего контроля с учетом отраслевой специфики различных хозяйствующих субъектов.

В настоящее время на рынке программных продуктов предлагаются более 400 различных программ для автоматизации процесса учета и контроля. Данные программы рассчитаны на разные круги потребителей и учитывают различные требования и особенности пользователей.

Типовые специализированные бухгалтерские программные продукты предназначены для автоматизации стандартных задач, стоящих перед бухгалтерским учетом и системой внутреннего контроля.

Информационные технологии, разработанные для конкретного пользователя, целесообразно приобретать крупным организациям корпоративного типа, которые имеют множество структурных подразделений, обладающих частичной самостоятельностью.

Подобным организациям целесообразно создавать единое информационное пространство на базе применения соответствующих программных продуктов. Это позволит:

• устранить проблемы несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов;

• повысить производительность контрольной деятельности работников;

• обеспечить режим управления организацией в реальном масштабе времени (что даст общесистемный эффект управления организацией);

• обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее дублирование информации;

• исключить проникновение ошибочной информации при подготовке и вводе данных в компьютерную систему ручным способом;

• исключить производственный брак;

• оперативно контролировать по каналам связи движение материальных ценностей на всех участках деятельности хозяйствующего субъекта.

При этом следует отметить, что создание единого информационного пространства требует разработки концепции информации, соответствующей стратегии строительной организации.

Кроме того, необходимо классифицировать информационные ресурсы, которые будут входить в информационное пространство хозяйствующего субъекта. На наш взгляд, классифицировать информацию необходимо по: различным категориям пользователей; экономическому содержанию; по местам возникновения; по степени закрытости; по степени значимости и др.

Использование автоматизированных систем учета для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений позволит реально интегрировать показатели службы внутреннего контроля в систему управления хозяйствующим субъектом. Разумеется, что качество внедряемых автоматизированных систем должно быть достаточно высоким, чтобы исключить ошибки в аппаратных или программных средствах, которые могут привести к неправильной обработке операций.

Кроме решения корпоративных задач автоматизация системы внутреннего контроля имеет существенное социальное значение. Так как такая система позволяет формировать достоверные показатели, а также показывать динамику различных показателей, она способствует формированию достоверных статистических показателей. Следовательно, данные показатели будут использованы при разработке различных социально-экономических программ.

Автоматизированная система внутреннего контроля строительной организации должна содержать:

• компоненты, позволяющие собирать, обрабатывать, хранить, распространять и передавать информацию;

• программно-технические средства;

• нормативно-распорядительные документы;

• распоряжения, регламентирующие доступ отдельных категорий работников.

Помимо этого необходимо разработать и утвердить методы совершенствования автоматизации системы внутреннего контроля, способы представления информации пользователям, периодичность предоставления информации и др.

9.2. Принципы и методика автоматизации управленческого учета

Организационные и технические условия для совершенствования информационного обеспечения системы управленческого учета строительной организации необходимо создать путем внедрения современных программных продуктов и систем автоматизации.

Работы по возведению объекта, как правило, состоят из стадий, в рамках которых нужно достичь намеченной цели или получить требуемый результат по затратам. На разных стадиях производится расчет сводных затрат. Это необходимо для осуществления контроля и управления затратами на производство строительной продукции, а также для определения сфер ответственности менеджмента.

Главным объектом управления в строительной организации является процесс производства, где происходит размещение финансовых средств, сырья, материалов, труда работников и иных ресурсов. Поэтому только эффективная информационная система может обеспечить сбор, регистрацию, обработку учетных данных, необходимых для обоснования соответствующих решений на разных уровнях управления строительной организацией и осуществления реального контроля.

Сводный учет затрат необходимо рассматривать не как самостоятельную единицу, занимающуюся суммированием затрат, а как органическую часть и важнейшую функцию единого управленческого процесса в целом. Строительная организация не может успешно функционировать, не разрабатывая планов (бюджетов) и не контролируя их выполнения в привязке к соответствующим центрам ответственности на разных стадиях возведения объекта. Кроме того, оптимизации контроля показателей сводного учета в строительстве не способствуют такие недостатки системы первичного документооборота, как:

• устаревшие и громоздкие формы учетных документов, содержащие излишние показатели, которые замедляют процесс автоматизации данного участка учета;

• параллелизм в первичном учете, дублирование его в различных отделах строительной организации: плановом, техническом и др.;

• отсутствие оперативного обмена учетной информацией между разными подразделениями строительной организации и др.

Для устранения вышеназванных проблем и повышения оперативности обеспечения менеджмента строительной организации информацией о сводном учете необходимо автоматизировать ведение учета на данном участке. В настоящее время существует обширный рынок систем автоматизации бухгалтерского учета. Но в основном эти программы имеют общее назначение, т. е. они не учитывают в достаточной степени особенности конкретных отраслей производств. Многие из предлагаемых программ предназначены для торговли, гораздо менее разработан сектор бухгалтерских программ для промышленных и строительно-монтажных организаций.

В настоящее время специализированные программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета подрядчиков и заказчиков разработаны и предлагаются фирмами «Парус», «1С», «Импульс-ИВУ», «Галактика» и др. Немаловажным требованием для строительной отрасли является возможность анализа учетных данных, применение результатов проведенного анализа при принятии управленческих решений на разных уровнях управления строительной организации. В сегодняшних условиях, сложившихся в строительной отрасли, невозможно рассматривать производственные, бухгалтерские, налоговые и финансово-экономические показатели организации в отрыве друг от друга. Помимо черт, присущих производству вообще, строительство отличается особой спецификой, связанной с особенностями ценообразования (привязка к нормативно-сметным базам с использованием различных возможностей пересчета цен) и исчисления себестоимости выпускаемой продукции для разных заказчиков, в том числе и для государственных нужд. Также для строительства характерно большое разнообразие выпускаемой продукции и номенклатуры средств производства: от строительных машин и механизмов, грузового автотранспорта до инвентаря хозяйственного назначения. Существенную роль при разработке автоматизированных учетных систем для строительства играет большая продолжительность производственного цикла и территориальная рассредоточенность строительных объектов. Поэтому система автоматизации учета строительно-монтажных организаций непременно должна учитывать их особенности и специфику.

В настоящее время наблюдается смена научной парадигмы создания программного обеспечения, которая заключается в том, что, в соответствии с новой тенденцией развития информатизации общества, многие производители переходят к отрытым системам автоматизации. Скорее всего такие правила продиктованы стремлением производителей программного обеспечения быть более конкурентоспособными.

Для автоматизации сводного учета в строительстве, вне зависимости от масштаба и видов выполняемых работ, возможно использование программного продукта «1С: Предприятие для Windows» (сетевая версия). Эта программа имеет достаточно высокие возможности для ввода значительных объемов данных, надежна и несложна в обращении, но она требует значительных усилий по доработке и наладке для пригодности к использованию в качестве программного продукта автоматизации учетного комплекса в конкретной строительной организации. Она имеет многооконный принцип работы, благодаря чему каждый бухгалтерский документ открывается в отдельном экранном окне.

Данный принцип дает возможность бухгалтеру одновременно работать с несколькими документами, манипулируя ими подобно тому, как он это делает с документами на бумажных носителях: передвигая, накладывая их друг на друга, просматривая одновременно несколько документов, проводя сверку показателей. Также, что очень важно, бухгалтерские документы информационно взаимосвязаны, а многооконный режим позволяет видеть, как изменение показателей или удаление одного из документов отражается на информации других, связанных документов. Помимо использования традиционных компьютерных меню необходимая функция или режим работы могут быть выбраны через их графические образы – пиктограммы или экранные кнопки. Это очень облегчает обращение с программой учетного персонала, имеющего ограниченный опыт общения с компьютерной техникой.

Программа позволяет в процессе просмотра отдельного бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Для этого необходимо подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши. На экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сформировался данный показатель. Аналогичным образом можно проанализировать и эти цифры – выявить источник первичных данных, составляющих данную цепочку. С помощью такой функции бухгалтер имеет возможность выверять документы в очень удобной и естественной форме. Другими словами, программа сама ведет бухгалтера от итоговых данных к источникам их формирования.

Автоматизированная система сводного учета в строительстве должна быть построена по блочному принципу, что позволяет проводить поэтапное внедрение от одного строительного участка к другому, при этом поддерживая единую схему информационного обмена. Важно, чтобы имелось отлаженное взаимодействие между бухгалтерскими пакетами и пакетами, используемыми при осуществлении оперативного управления строительным производством: это связь с системами сметных расчетов, материально-технического обеспечения объектов строительства, с учетом работы автотранспорта и т. п.

Программный продукт «1С: Предприятие для Windows» (сетевая версия) имеет возможность обмена данными между любыми программами в системе Windows. Все программы, работающие в Windows, способны обмениваться числовой, цифровой, графической информацией через универсальный буфер обмена (Clipboard), а также существует возможность объектной (ОLE-технология) и динамической (DDE-технология) связи программ. Таким образом, если строительная организация ведет оперативный учет заработной платы, складских операций и т. п. с использованием Windows-программ, то достаточно просто может быть обеспечена их связь с программой «1С: Предприятие» через встроенные в нее разнообразные механизмы. Кроме того, связь бухгалтерской программы со стандартными Windows-приложениями позволяет расширить ее возможности графическими и аналитическими функциями электронных таблиц, оформительскими возможностями презентационных программ, что делает работу бухгалтера более полезной для управленческого персонала на разных уровнях строительной организации.

Меню в программе «1С: Предприятие» – многоуровневое. Первый уровень называют «Главное меню», он виден в верхней части главного рабочего окна. Выбор режима меню осуществляется нажатием клавиши Enter, после чего на экране появится зависимое подменю, содержащее перечень функций, входящих в выбранный режим работы. Таким образом, усвоив основные приемы работы с программой, правила ввода и корректировки информации, бухгалтер получает возможность вводить бухгалтерские операции. На их основе программа сама формирует достаточно широкий набор стандартных регистров и отчетов, в том числе регламентированные отчеты для разных пользователей, как внутренних, так и внешних (акционеры, инвесторы, кредиторы, налоговые органы и т. п.).

Учет в программе «1С: Предприятие» ведется в системе счетов бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов. Программа позволяет рассчитывать итоги за нужный стандартный период: месяц, квартал или год. Кроме того, можно получить информацию о состоянии счетов за любой период, в рамках которого вводились учетные данные: от нескольких лет до одного дня. Для этого надо установить в программе необходимый рабочий период и выполнить расчет итогов, чтобы произошел подсчет сальдо и оборотов именно за указанный срок. Программный продукт «1С: Предприятие» основан на двойной записи в виде отражения проводки в журнале хозяйственных операций. Пользователям предоставляется возможность сторнирования проводок. При компьютерном ведении учета журнал операций – это единственное место, куда бухгалтер вводит учетные данные в процессе работы. Все остальные регистры формируются программой автоматически. Программа дает большие возможности для ведения многоуровневого аналитического учета. Организация аналитического учета начинается с ввода наименования аналитической группы в справочник, т. е. необходимо настроить справочник. Важно подчеркнуть, что при настройке программы необходимо учесть специфику работы конкретной строительной организации. Многие первичные документы, материальные отчеты бригадиров, прорабов, начальников участков, инвентаризационные (сличительные) ведомости в различных строительных организациях оформляются по-разному, и учетный персонал привык к определенным приемам и методам. Управленческий персонал также привыкает к определенной номенклатуре и оформлению отчетных данных. Поэтому нужно не пользователей «подстраивать» под программу, а наоборот. Это требует достаточной гибкости настройки программного продукта, чтобы учетный персонал мог работать в привычной для него среде. Такие возможности предоставляет программа «1С: Предприятие».

Одним из важных участков учета в строительной организации является учет наличия и движения материалов на складах и в подразделениях организации. Как правило, многочисленная номенклатура и большое количество объектов учета делают данный участок бухгалтерии строительной организации весьма трудоемким и ответственным. Кроме того, для организаций строительной отрасли весьма актуальна задача анализа стоимости, наличия и движения материалов на возводимых объектах (участках). Отсутствие данной информации или ее несвоевременное предоставление может привести к простоям. Для крупных строительно-монтажных организаций, работающих с обширной номенклатурой материалов, важно наличие базы данных по поиску, сортировкам при обращении к справочникам и архивам первичных документов. Им необходима многоуровневая организация хранения сведений, позволяющая работать не с полным списком материалов, а с тематически отобранной группой (строительные материалы, топливо, запасные части и т. п.). Как правило, в строительных организациях материально-ответственные лица структурно относятся к конкретным подразделениям. Также возможны ситуации, когда один ответственный может курировать несколько объектов, и наоборот, возможна ситуация множества ответственных лиц на одном объекте. Таким образом, существенно, чтобы в программном обеспечении был предусмотрен учет не только по материально-ответственным лицам в подразделениях, но и по материально-ответственным лицам на объектах. Программа должна предполагать возможности удобного проведения инвентаризаций. Еще одной особенностью, которую необходимо учесть при автоматизации учета в строительстве, является выдача спецодежды и инвентаря всем сотрудникам. На их учет ввиду большого количества предметов и короткого срока службы уходит много времени. Нужно, чтобы программа была приспособлена для работы с большим количеством материально-ответственных лиц и могла регистрировать выдачу такого рода предметов списком.

При осуществлении строительной деятельности необходимо, чтобы каждый оформляемый документ мог быть отнесен к определенному объекту. Без этого невозможно корректно формировать себестоимость определенной единицы (объекта) строительства. Вследствие этого необходима возможность анализа оборотов как по отдельному объекту, так и по их группам.

Для строительства является характерным многообразие условий труда, его форм и оплаты. Пакет, предназначенный для автоматизации данного участка работы, должен обеспечивать расчет для любой численности сотрудников с окладно-премиальной, сдельно-индивидуальной и сдельно-подрядной формами оплаты труда. Часто строительно-монтажные организации ведут работы во многих регионах, поэтому в различных подразделениях могут применяться разные региональные коэффициенты. Программа, предназначенная для автоматизации учета сводных затрат в строительстве, должна предоставлять возможность учета таких ситуаций.

Организации строительной отрасли используют большое количество основных средств, причем весьма разнообразных. В их число входит и жилой фонд строительной организации (общежития, жилые дома, находящиеся на ее балансе), для которого, в соответствии с действующим законодательством, расчет проводится 1 раз в год. Важно, чтобы программа автоматизации учитывала данную особенность. Нужно предусмотреть использование коэффициентов для ускоренной и замедленной амортизации.

Для учета основных средств в строительных организациях необходимы многочисленные отчетные формы, такие как ведомости: наличия основных средств, амортизации основных средств, движения объектов основных средств. Ведомости, как правило, нужно формировать как в развернутом виде по каждому основному средству, так и в сводном – по группам основных средств, кодам затрат, участкам, подразделениям и т. п. Также необходимо, чтобы бухгалтерская программа давала возможность формировать принятые в конкретной строительной организации отчеты, являющиеся элементами оперативного или управленческого учета.

Интенсивность документооборота в строительной организации весьма высока. В связи с этим нужно, чтобы основой работы программы явилась обработка первичных документов, а также возможность разработки новых форм в рамках программы с привязкой к ним соответствующей корреспонденции счетов.

На основании автоматически выполненных по первичным документам проводок программа сводного бухгалтерского учета должна формировать оборотные ведомости за нужный период времени, проводить анализ счетов, расчетов с дебиторами и кредиторами, проводок и т. п.

Для успешного использования к типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» необходимо добавить дополнительные возможности, обусловленные спецификой бухгалтерского учета в строительных организациях. Организация методологической основы ведения учета, реализованная в решении «1С: Бухгалтерия», должна соответствовать ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» и другим законодательным и нормативным актам, регламентирующим ведение учета в строительных организациях.

Учет материалов в данной конфигурации ведется на сч. 10 по месту хранения и материально ответственным лицам. Поступление материалов необходимо отражать при помощи документа «Поступление материалов». При проведении этого документа автоматически должны формироваться бухгалтерские проводки по оприходованию материалов от поставщика. Одна из особенностей бухгалтерского учета строительно-монтажных организаций заключается в том, что списание материалов в этих организациях необходимо производить по объектам строительства в соответствии со сметой. Также в данной программе существует возможность составления документа «Передача материалов в производство». При этом предполагается, что смета составлена в специализированной сметной программе и выгружается из нее в отдельный файл. Далее этот файл используется для загрузки списка материалов согласно смете в конфигурацию «1С: Бухгалтерия». Для повышения эффективности управления строительной организацией в этой программе необходимо реализовать управленческий учет по договорам. На основании «Платежного календаря» по договорам и этапам нужно формировать отчеты «Планируемые поступления» и «Планируемые платежи» за любой период с нужной детализацией. Отчет «Выполнение работ по договорам» позволит получать информацию о ходе работ по подрядным и субподрядным договорам, автоматически сравнивая плановые показатели с фактическим выполнением обязательств. Информация представляется пользователю как в графическом виде, так и в виде таблицы.

Данные сводного учета в программе «1С: Бухгалтерия» обобщаются на сч. 20 «Основное производство». Аналитический учет по видам производств ведется в зависимости от характера и содержания работ.

В данной программе по дебету счетов учета затрат производства и обращения (20, 25, 26 и др.) в корреспонденции с кредитом сч. 02, 10, 70, 69 и др. формируется информация о затратах на производство строительной продукции. При этом на дебетуемых счетах учета затрат формируется учетная информация в калькуляционном постатейном разрезе.

Конкретное применение методологии анализа, разработки и внедрения информационной системы – это процесс не всегда однозначный, поэтому всегда существует проблема правильного выбора.

Таким образом, создание системы автоматизации бухгалтерского учета для конкретной строительной организации – сложная задача, которую нужно решать совместно с разработчиком программного обеспечения и бухгалтерами строительной организации, имеющими практический опыт, знающими нюансы, особенности и тонкости организации калькуляционного дела в отдельно взятом строительном производстве.

Кроме того, автоматизация учетного процесса строительной организации должна проходить с соблюдением следующих принципов:

• возможности «стыковки» программного обеспечения с другими программами;

• способности переносить прикладные программы на различные платформы;

• возможности смены одного процессора на другой без существенных проблем.

9.3. Автоматизация управленческого учета строительной организации

Для внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля и создания единого информационного пространства, строительной организации необходимо автоматизированную систему условно подразделить на следующие блоки (элементы системы):

• «бухгалтерский учет»;

• «финансово-хозяйственный анализ»;

• «внутренняя (управленческая) отчетность»;

• «бюджетирование»;

• «контроль выполнения бюджетных показателей»;

• «управление финансовыми ресурсами».

Блок «бухгалтерский учет» позволяет автоматизировать систему бухгалтерского учета, в том числе следующие участки:

• первичный учет хозяйствующего субъекта;

• формирование учетных регистров;

• подготовка сведений, необходимых для системного анализа;

• формирование показателей, характеризующих доходы и расходы организации по различным сегментам, подразделениям, центрам ответственности и др.;

• составление и предоставление заинтересованным сторонам бухгалтерской и налоговой отчетности.

Блок «финансово-хозяйственный анализ» служит для подготовки, обоснования и принятия качественных решений на разных уровнях управления строительной организации. Для повышения эффективности управленческого учета необходимо широко применять различные методы анализа финансово-хозяйственной деятельности. Результатом этого должно явиться решение таких задач, как:

• осуществление финансового анализа;

• обеспечение аналитическими данными заинтересованных субъектов (менеджеров, акционеров, инвесторов, контрагентов, инвестиционных институтов и др.);

• аналитическая обработка показателей, полученных по результатам бухгалтерской и статистической отчетности;

• анализ других данных, полученных из различных источников;

• выполнение аналитической работы, необходимой для выработки стратегических управленческих решений по развитию и расширению финансово-хозяйственной, производственной деятельности;

• выявление путем анализа основных тенденций развития отдельного хозяйствующего субъекта;

• формирование показателей, необходимых для выработки тактических решений, на основе анализа данных, характеризующих различные стороны функционирования хозяйствующего субъекта.

В настоящий момент на рынке представлено несколько пакетов программ, ориентированных на подготовку аналитической информации. Существенным отличительным критерием, характеризующим различия отдельных типов аналитических программ, является используемая ими информационная база.

Условно существующие программы автоматизации аналитической работы хозяйствующего субъекта можно разделить на 2 вида:

• программные продукты, основанные на использовании лишь тех показателей, которые содержатся в бухгалтерской отчетности, установленной законодательством;

• программы автоматизации аналитической работы, являющиеся базовыми блоками автоматизированных управленческих систем.

Первый вид программ основан на использовании в основном данных бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта. Следовательно, для получения аналитических показателей в базу данных должны быть введены показатели бухгалтерской отчетности организации. При этом ввод данных в аналитическую программу может быть осуществлен двумя способами:

• вручную;

• путем импортирования отчетных показателей из блока автоматизации бухгалтерского учета.

Существенным недостатком подобного подхода является ограничение исходных данных показателями бухгалтерской отчетности.

Второй вид аналитических программ является составной частью автоматизированных систем, решающих различные управленческие задачи. При этом информационной базой анализа подобной системы являются данные, формируемые при применении других блоков автоматизированной системы управления хозяйствующим субъектом. Следовательно, ввод данных в аналитическую систему осуществляется в автоматическом режиме из тех блоков, где они были сформированы.

Специалисты подчеркивают такой недостаток второго вида аналитических программ, как жесткая привязанность к информационной базе других элементов используемой автоматизированной системы управления.

Главное предназначение блока «финансово-хозяйственный анализ», входящего в состав системы внутреннего контроля, состоит в построении системы аналитических отчетов, включающих показатели, необходимые для проведения экономического анализа любой степени сложности и детализации. В качестве базовых данных анализа может быть использована любая исходная фактическая или прогнозная информация. При этом важно иметь возможность задавать правила изменения системы показателей в зависимости от потребностей конкретных пользователей. Следовательно, в качестве базовой информации можно использовать бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с Российскими учетными стандартами или же в соответствии с МСФО. Кроме того, блок должен располагать различными возможностями индексации показателей бухгалтерской отчетности для их сопоставления с предыдущими периодами.

Как показало изучение, потребность в аналитической работе возникает не только по строительной организации в целом, но и по ее отдельным сегментам (видам деятельности, центрам ответственности, центрам затрат, филиалам, подразделениям и др.). Необходимое условие для осуществления этой работы при подготовке блока к использованию – задать структуру строительной организации, иерархию ее структурных подразделений, центры ответственности, центры затрат и др.

Кроме того, для составления консолидированной финансовой отчетности для крупных строительных организаций является актуальным соотнесение итогов аналитической работы с конкретным подразделением (филиалом, представительством, дочерней компанией и др.).

Для наличия возможности использования одних и тех же исходных данных при применении различных методик анализа необходимо, чтобы алгоритм исчисления выходных показателей аналитической работы был настраиваемым. Иными словами, аналитический блок системы внутреннего контроля должен быть максимально гибким. Таким образом, работники аналитической службы обязаны предоставлять выходную информацию в требуемой менеджментом и другими пользователями форме, структуре и совокупности.

Следовательно, менеджмент строительной организации вместе со специалистами аналитической службы должен определить состав входящей информации, этапы загрузки показателей из различных источников, алгоритмы расчета аналитических показателей, а также порядок их интерпретации и представления в форме отчетности.

Сущность блока «внутренняя (управленческая) отчетность» состоит в оформлении результатов финансово-аналитической работы в виде различных отчетов. Состав отчетов и перечень включаемых в них показателей утверждает администрация хозяйствующего субъекта. Суть настройки шаблонов различных отчетов сводится к тому, что необходимо указать, какой аналитический показатель включается в конкретную ячейку формы отчетности. При желании пользователя можно ввести формулу расчета значения ячейки или ссылку на данные, определяющие словесную интерпретацию величины конкретного показателя. Следовательно, форма внутренней отчетности может содержать не только числовые показатели, но и их трактовки и интерпретации, предусмотренные настроенным алгоритмом. Для создания внешнего вида форм отчетов широко могут быть использованы возможности прикладных пакетов программ в операционной системе Windows.

Формы отчетности по отдельным структурным подразделениям, центрам ответственности, центрам затрат за разные периоды, по которым имеется требуемая для выполнения расчета искомых показателей информация, должны храниться в виде шаблонов.

Таким образом, блок внутренней (управленческой) отчетности должен обладать необходимой гибкостью при настройке, позволять менеджерам всех уровней моделировать различные ситуации и комбинации для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.

В условиях недостатка оборотных средств у многих российских строительных организаций одним из важнейших элементов эффективного управления является рациональное планирование и оперативный контроль движения финансовых ресурсов, т. е. бюджетирование.

При ручной обработке данных возможности составления и оптимизации бюджетов в значительной степени ограничены. При отсутствии автоматизации системы бюджетирования хозяйствующие субъекты используют лишь самые общие показатели, в результате чего организация не в состоянии сформировать информацию, необходимую для принятия качественных управленческих решений. Следовательно, для решения подобной проблемы целесообразно использовать современные программные продукты, научно обоснованную методику и информационные технологии.

Основным предназначением блока «бюджетирование» автоматизированной системы внутреннего контроля является автоматизация процедуры построения согласованной системы бюджетов строительной организации и ее отдельных структурных подразделений, а также контроля их исполнения. При этом бюджеты необходимо формировать по любым совокупностям статей, а их представление может детализироваться дополнительной совокупностью аналитических признаков, продиктованных управленческой необходимостью.

Блок «бюджетирование» позволит формировать и анализировать различные варианты бюджетов, соответствующих разным сценариям конъюнктуры рынка, условий хозяйствования, присутствия положительных или отрицательных факторов и т. д.

При использовании блока «бюджетирование» в совокупности с другими элементами системы внутреннего контроля плановые показатели бюджетов должны формироваться в автоматическом режиме, например на основе календарных планов договоров. В этом случае существенную часть фактических показателей, характеризующих исполнение статей бюджета, также можно получать в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы.

Следует отметить, что первым шагом к внедрению системы бюджетирования должно явиться определение состава и соподчиненности структурных подразделений строительной организации, для которых формируются отдельные бюджеты. Кроме того, необходимо установить иерархию подразделений, поскольку система на основе бюджетов подразделений составляет общий бюджет строительной организации.

Следующим шагом должно явиться определение периодичности планирования, выбранной в зависимости от целесообразности.

На следующем этапе необходимо ввести в базу данных системы характеристику различных статей бюджета и формализованные сведения о порядке их формирования (алгоритм). Кроме того, необходимо задать аналитические признаки, тем или иным способом характеризующие порядок формирования доходов или направления расходов по конкретным статьям.

Существенным элементом настройки блока бюджетирования является описание способов представления бюджетов разных уровней в экранных формах и при печати. Систему необходимо настроить так, что разным пользователям информация будет представлена в различных формах, с учетом их пожеланий.

Важнейшее место при осуществлении автоматизации процесса бюджетирования занимает разработка бюджетных показателей. Они могут определяться различными способами. Например на основе статистических показателей прошлых периодов, с учетом имевших место объективных причин. На практике нередко применяется подход, при котором показатели бюджета рассчитываются по данным прошлого периода с поправкой на динамику внешних факторов (индекс инфляции, индексы цен на услуги и товары, индексы, учитывающие сезонные колебания спроса, и т. д.), влияющих на данную статью или группу статей. Кроме того, бюджеты могут быть сформированы с учетом прогнозируемых факторов, т. е. в динамике значений того или иного фактора. Следовательно, может быть целесообразным формирование нескольких вариантов бюджета.

Между тем, бюджетные показатели также могут быть разработаны по данным календарных планов платежей и сдачи выполненных строительных работ в соответствии с заключенными договорами строительного подряда.

При составлении бюджета «сверху вниз», когда подразделениям определяются контрольные цифры, за лимиты которых они не могут выйти, процедура согласования не нужна. Однако, как показывает практика, нередко бюджеты составляются «снизу вверх», когда подразделения, исходя из своих потребностей, формируют расходные статьи, которые потом необходимо свести в целом по строительной организации. В этом случае часто оказывается, что финансовых и иных видов ресурсов под планируемые потребности недостаточно, следовательно, необходимо согласовывать бюджеты разных уровней.

В связи с изложенным блок «бюджетирование» должен содержать возможности взаимоувязки различных бюджетных моделей, таких как: балансировка частных показателей с общими до автоматических распределений спущенных сверху лимитов по детализированным статьям бюджетов подразделений в соответствии с заданными пропорциями или иными критериями.

Блок «контроль исполнения бюджетов» должен позволить оперативно контролировать исполнение бюджетных показателей за счет возможности доступа к учетным данным в реальном масштабе времени. При этом основным источником формирования фактических данных по исполнению статей бюджета являются данные бухгалтерского блока «бухгалтерский учет». В том случае, если уровень детализации бухгалтерской информации не удовлетворяет финансовую службу, можно использовать данные оперативного учета, выполняя разноску фактической информации по статьям бюджета на основе соответствующей первичной учетной документации. Следует отметить, что по результатам анализа исполнения бюджета можно провести его корректировку с учетом фактических данных на последующие отчетные периоды. При этом все бюджеты до и после корректировок могут быть сохранены в базе данных для последующих сопоставлений и анализа.

Как бы ни был тщательно составлен бюджет, как бы рационально ни планировалось его исполнение в целом за период, без оперативного контроля и прогнозирования состояния наличных финансовых ресурсов может возникнуть временный дефицит платежных средств, который приведет к негативным последствиям для хозяйственной деятельности строительной организации.

Поэтому блок «управление финансовыми ресурсами» предназначен для составления детального прогноза состояния финансовых ресурсов строительной организации. С его помощью необходимо комплектовать информацию о заявках подразделений на оплату счетов контрагентов и осуществление периодических платежей, проверять соответствие этих заявок бюджету или лимитному плану подразделения, выполнять прогноз поступления денежных средств от заказчиков, формировать на этой основе платежный календарь и отслеживать фактическое исполнение финансовых обязательств.

Основным информационным обеспечением автоматизированного блока «управление финансовыми ресурсами» являются сведения о предстоящих платежах и поступлениях из структурных подразделений строительной организации. Подобная информация собирается на основе данных блока «бухгалтерский учет», где формируются счета на оплату покупателям и заказчикам и регистрируются счета поставщиков. На основе данных бухгалтерского контура системы осуществляется оценка затрат на уплату налогов, выплату заработной платы, хозяйственные нужды, предстоящие командировки и т. д. По отдельным видам платежей, например за аренду, за определенный период времени формируются периодические заявки на платежи. Их необходимо в автоматическом режиме проверять с помощью блока «бюджетирование» на соответствие бюджету подразделения или установленным ему лимитам. По исполняемым финансовым обязательствам принимается решение о сроках и способах оплаты, а также источниках, из которых она производится.

Предстоящие финансовые операции по видам и источникам платежных средств необходимо занести в базу данных – и блок «управление финансовыми ресурсами» на их основе составит платежный календарь, который позволит проследить, когда возникает дефицит, или, наоборот, избыток свободных платежных средств, и заранее принять решение об изменении сроков, способов или источников оплаты. Кроме того, платежный календарь можно использовать для автоматического формирования платежных документов. Они могут создаваться как по отдельным финансовым операциям, так и сразу по группе операций, объединенных каким-либо признаком.

Предлагаемая методика в первую очередь адресована крупным строительным организациям с территориально распределенной структурой. Применение современных сетевых компьютерных технологий в области учета и внутреннего контроля позволит оперативно и четко планировать, учитывать и анализировать финансовые ресурсы, оценивать эффективность их использования. Следовательно, это создаст необходимую информационную основу для подготовки, обоснования и принятия своевременных управленческих решений.