30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни

У большинства из нас есть задачи, которые необходимо выполнять ежемесячно, еженедельно или ежедневно. Бывает даже, что какие-то дела необходимо выполнять по несколько раз за день.

Может быть так, что вы каждое утро сдаете начальнику какой-то отчет. Или раз за разом отвечаете на одни и те же вопросы от будущих покупателей. Если вы постоянно ходите на какие-то встречи и совещания, то наверняка уточняете их длительность и повестку, а также имена участников.

Это не то чтобы долго – но все равно требует времени. Которое можно было бы посвятить чему-то еще.

Поэтому важно ставить повторяющиеся мероприятия на поток. Это позволяет упорядочить подход к тому, что следует выполнять раз за разом.

Допустим, вы ведете блог. И, например, пользуетесь при этом системой в духе Wordpress. Подобные площадки существуют затем, чтобы вам было удобнее выкладывать статьи и публикации.

Вам, возможно, даже не понадобится отдельного программного обеспечения – все зависит от того, с какой именно задачей вы имеете дело. Может, в ваши обязанности входит писать электронные письма тем, кто выслал резюме. Многие из этих писем наверняка будут содержать одинаковые слова. Так почему бы не создать шаблон, который потом можно использовать раз за разом?

Люди в целом редко ставят на поток задачи, которые выполняют раз за разом. А это значительно сказывается на производительности.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Если не упорядочить подход к повторяющимся задачам, те будут отнимать слишком много времени и душевных сил. А это сказывается на вашей производительности в четырех аспектах.

Во-первых, подобное легко наскучивает. Вы с каждым разом принимаетесь за повторяющиеся задачи все неохотнее – а значит, проще выгораете.

Во-вторых, вы вынуждены каждый раз изобретать новый подход к одной и той же задаче. Из-за этого вы работаете медленнее – то есть успеваете меньше.

В-третьих, вы чаще ошибаетесь. Вероятность ошибки есть у любой задачи. И оступаться нормально, если вы работаете над чем-то большим и сложным. В таком случае промахи ожидаемы. Однако сложно оправдать того, кто постоянно ошибается в деле, повторяющемся из раза в раз. В конце концов если задачу вы выполняете не впервые, вам следовало уже в ней поднатореть. Вот только она уже настолько наскучила, что вы ослабили бдительность – а значит, вероятнее совершите ошибку.

В-четвертых, вы тратите на такие задачи слишком много времени. Выше мы приводили в пример обязанность отвечать на письма тех, кто выслал резюме. Если у вас достаточно крупное предприятие, на котором требуется много новых сотрудников, вы наверняка ежедневно будете часами только отвечать на письма.

Ниже расположены полезные советы, которые помогут вам упорядочить подход к повторяющимся задачам, чтобы те не отнимали у вас лишнее время. Вы наверняка и сами не раз стремились ускорить выполнение подобных дел. Тогда эти шаги позволят вам работать еще быстрее.

Какие предпринять шаги

1. Составьте список задач, которые вам приходится выполнять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Так вы получите о них общее представление и вам будет проще придумать, как действеннее справляться с ними.

2. Отследите, сколько времени вы тратите на повторяющиеся задачи. Тогда вы еще охотнее будете думать над тем, как ускорить их выполнение.

Чтобы впоследствии было проще, придется для начала поработать над подходом. Многие откладывают это дело, поскольку не осознают, сколько тратят впустую. Если вы посчитаете, сколько времени тратите на одни и те же задачи, тянуть дальше не останется никакого желания. Вы увидите, сколько часов в день уходит на них.

3. Если повторяющиеся задачи нельзя поставить на поток, выполняйте их скопом. Тогда вы будете тратить значительно меньше душевных сил.

Многие повторяющиеся задачи – это мелкие дела, на каждое из которых требуется минута-другая. Однако, разбросанные в течение дня, такие задачи лишний раз отвлекают. Допустим, вы каждую среду уделяете днем 10 минут на то, чтобы отправить новые сведения людям, которые входят в список вашей рассылки. Или каждую пятницу на несколько минут созваниваетесь с определенным поставщиком, чтобы обсудить пополнение запасов. Задачи эти совсем пустяковые, но из-за них вы отвлекаетесь – и после вынуждены настраиваться на работу заново. Что еще хуже, выполнять их еще быстрее, чем вы делаете сейчас, попросту не выйдет.

В таком случае решайте их друг за другом в строго определенное время. Вместо того чтобы отвлекаться на пять минут там, на 10 – здесь, выделите 45 минут, в течение которых вы будете непрерывно выполнять все подобные задачи. В итоге у вас останется меньше поводов отвлекаться, вы будете работать сосредоточеннее и начнете успевать еще больше.

4. Используйте специальные программы.

Выше я уже рассказывал о Wordpress. Эта система позволяет управлять содержимым сайтов: с ее помощью можно, например, ставить на поток публикацию новых статей. Wordpress – пример площадки, которая позволяет упорядочить работу над повторяющейся задачей. Статьи эта система за вас не напишет, конечно. Зато благодаря ей не придется тратить время на то, чтобы непосредственно выкладывать и форматировать написанное.

Похожим образом наверняка можно автоматизировать (пусть даже частично) хотя бы несколько повторяющихся задач. Допустим, вы ежедневно переносите данные из одной таблицы в другую. Почему бы не прописать один раз формулы, благодаря которым данные будут обновляться сами собой? Или, например, вы постоянно отправляете тем, кто у вас что-то купил, письма, где предлагаете определенные услуги, связанные с приобретенным товаром. Почему бы не создать интернет-магазин, через который подобные письма будут отправляться сами?

Одно из ключевых преимуществ подобных программ – они ставят повторяющиеся задачи на поток. Я, к примеру, пишу данную главу в программе для обработки текстов под названием Scrivener. Программа позволяет упорядочить все, что я пишу, и мгновенно сохранять созданное в разных форматах. Больше никаких мучений с Microsoft Word.

И вы тоже поищите программы, позволяющие поставить на поток те повторяющиеся задачи, которые до сих пор вас отвлекали.

5. Используйте Todoist. Отдельная задача – вспоминать о повторяющихся задачах. Если вы ежедневно записываете себе в список дел одно и то же, самое время прекратить.

Я уже рассказывал об этом сервисе в третьей главе. И теперь настоятельно советую им воспользоваться. Он позволяет упорядочить повторяющиеся задачи, чтобы вы ни в коем случае о них не забывали.

Предположим, вам необходимо каждую среду делать рассылку среди покупателей. Вы создаете в Todoist новую задачу и отмечаете, что ее необходимо выполнять каждую среду. В итоге эта задача каждую среду будет сама собой возникать в списке дел. И не придется каждый раз записывать ее заново.

Это еще один способ ускорить работу с повторяющимися задачами с помощью программ.

6. Пересматривайте список повторяющихся задач ежемесячно. Перечитывайте каждое из положений и спрашивайте себя: оно до сих пор приближает меня к моим целям? Повторяющиеся задачи со временем становятся обыденностью. Мы работаем над ними настолько часто, что перестаем осознавать их истинную значимость. А потому не спешим вычеркивать их из списка дел. Слишком к ним привыкаем. И едва ли задумываемся, нужно ли их вообще выполнять. Просто выполняем – и все.

Вполне может оказаться, что какие-то задачи можно совершенно безболезненно из списка вычеркнуть. И сберечь дополнительные силы и время.