30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни

Существует принцип 80/20, называемый также законом Парето. Согласно этому закону, 80 % результата исходят из 20 % действий. Другими словами, 80 % ваших усилий не особенно влияют на ваши долгосрочные цели. А значит, вы наверняка кучу времени и ресурсов тратите на то, что вряд ли важно.

Закон Парето назвали так в честь создателя. Итальянский экономист Вильфредо Парето в конце 1800-х написал научный труд, в котором заявил, что 80 % земли в стране принадлежит лишь 20 % людей.

Сегодня этот принцип зачастую упоминают, когда говорят о работоспособности. К нему, например, нередко отсылаются те, кто разбирается в управлении временем – если речь о том, как расписывать задачи и определять степень их важности.

Большинство принимается за работу, не особенно задумываясь о том, какие задачи важнее прочих. Такие люди все задачи в списке дел считают одинаково значимыми. Вот только, согласно принципу 80/20, большинство задач в наших списках не особенно нужны для достижения наших целей. 80 % из них можно пропустить – и почти ничего не потерять.

Есть, к примеру, специалисты по продажам. Они в большинстве своем основной доход получают от относительно малой доли своих покупателей. Так работает принцип 80/20.

Вспомните какую-нибудь рабочую задачу. Во многих случаях бо́льшую часть дела выполняет меньшинство. Руководители среднего звена в курсе, что 80 % работы выполняется 20 % сотрудников.

Маркетологи знают, что 80 % продаж происходит благодаря 20 % рекламных кампаний. Менеджеры по работе с клиентами знают, что 80 % жалоб исходит от 20 % клиентов. Генеральные директора знают, что за 80 % дохода стоит благодарить 20 % товаров.

Принцип 80/20 несложен. И в том числе поэтому приятен. И он способен в значительной мере повлиять на то, как вы выполняете дела, которые включаете в список на сегодня. Трудность в том, что зачастую его толкуют и применяют неверно.

Многие люди убеждены, что 80 % задач, которые не особенно важны для долгосрочных целей, все равно необходимо выполнять. Нельзя ведь просто взять и забыть про них!

Порой про них и вправду не забыть, вот только тут важнее подчеркнуть иное: задачи, которые мало на что влияют, должны занимать относительно мало времени.

Допустим, отвечаете вы на письма коллег. Это, несомненно, важно. Нельзя просто взять и не ответить. Однако лучше будет, если вы ответите как можно скорее. Применять закон Парето таким образом – правильно.

Когда используешь его верно, больше времени уделяешь задачам, которые правда важны, и меньше тем, которые важны не так сильно. В итоге ты не только больше успеваешь, но и успеваешь самое важное.

Если применять указанный закон неправильно или вовсе не применять, работоспособность значительно снижается.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Нежелание определять степень важности для задач сказывается на вашей работоспособности. Во-первых, как уже было сказано выше, вы уделяете чрезмерно много времени тому, что этого не заслуживает. Вы сидите над незначительными задачами и, следовательно, вам не хватает времени на то, что по-настоящему важно.

Во-вторых, вы путаете постоянную занятость с высокой работоспособностью. Когда сидишь над чередой незначительных задач, кажется, будто много всего успеваешь. Вот только вы не более чем занимаете ими время. Они не особенно приближают вас к достижениям.

В-третьих, и без того ограниченное время уходит на то, что можно не выполнять или перепоручить. Если не определять степень важности задач, не выйдет понять, какие требуют более пристального внимания – если требуют его вовсе. В итоге вам приходится разбираться вообще со всем – даже с тем, что не особенно вам нужно. Не особенно важные задачи вы воспринимаете такими же значимыми, как по-настоящему важные, и это ощутимо сказывается на вашей работоспособности.

В-четвертых, вы в итоге разочаровываетесь, теряете желание работать, считаете себя никчемным и выгораете. Вы вроде постоянно заняты – поскольку перед глазами нескончаемый список не особенно важных задач, – но только к своим целям вы не приближаетесь. И в итоге выгораете, из-за чего не можете делать ничего вообще. Из-за этого, в свою очередь, страдает производительность труда.

В-пятых, вы реже отдыхаете. А значит, больше устаете и хуже сосредоточиваетесь. Работоспособность снижается, вы не можете сдавать работу вовремя и выполнять ее качественно.

Наша сегодняшняя задача – внедрить принцип 80/20 во все области жизни, в которых нам хочется успеть как можно больше. Например, в связанную с работой, семейной жизнью, увлечениями, отношениями и собственным делом. Достаточно выполнить четыре простых действия – и вот закон Парето уже приносит вам пользу.

Какие предпринять шаги

1. Составьте список не особенно значимых задач, которые вполне могут подождать. Это дела, которые вы можете спокойно не выполнять или поручить кому-то другому.

Допустим, вы учитель и слишком много времени тратите на то, чтобы заполнять бумаги по всем ученикам. Почему бы не поручить эту задачу кому-то другому?

Или вы владеете небольшим делом и десятки часов уходят на то, чтобы заполнить и обновить сайт компании. Это неоправданная трата времени, особенно если вы не то чтобы наслаждаетесь процессом. Наймите разработчика сайтов, а свое драгоценное время посвятите более важным обязанностям.

Нужно составить список так, чтобы вы могли с легкостью заглянуть в него и что-то подправить. Если он всегда под рукой, значительно проще решать, что правда заслуживает вашего времени и внимания.

2. Отслеживайте, на что уходит ваше время. По меньшей мере пару недель ежедневно записывайте, чем занимаетесь. А потом изучите собранные сведения и определите, над чем стоит поработать.

Работоспособнее не стать, если не следить периодически, чем занимаетесь в течение дня (мы уже упоминали это в восьмой и девятнадцатой главах). Ваша задача – определить, сколько времени вы обычно посвящаете тем задачам, которые входят в список не особенно важных (мы составляли его на первом шаге).

3. Ищите возможности внедрить принцип 80/20 в самых разных жизненных областях. К примеру, опробуйте его на разминках: как можно чаще выполняйте то небольшое количество упражнений, которые вам наиболее полезны. И на том, как вы сидите в интернете: бо́льшую часть времени уделяйте тем сайтам, которые сильнее всего вас радуют. И на уборке: больше всего сил и времени уделяйте тем местам, которые важнее прочих.

Привычка использовать закон Парето – это такая же привычка, как все остальные. Чем чаще вы к ней прибегаете, тем сильнее она укореняется. Если применять этот закон к разным областям, он станет частью вашей жизни, что положительно скажется на работоспособности.

4. Найдите помощника. В интернете полным-полно сервисов, способных выполнять за вас не особенно важные задачи. Отвечать на письма, оплачивать счета, подбирать источники по теме, покупать подарки близким. Поищите эти сервисы: введите в поисковик что-то в духе «виртуальный помощник».

Либо заплатите знакомому старшекласснику. Пусть работает на вас несколько часов в неделю. Как только обвыкнется, сможет выполнять за вас простейшие задачи – за среднюю плату.

Главное – передайте в чужое ведение мелкие задачи, которые нельзя не выполнить. Тогда вы сможете посвятить больше ценного времени на то, что по-настоящему важно.