30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни

Чтобы грамотно распоряжаться временем, необходим порядок. Без него не выйдет сосредоточиться – а значит, работать плодотворно. Вы только и будете, что отвлекаться, не в силах войти в колею.

Порядок напрямую влияет на работоспособность. К примеру, вы вряд ли чего-то добьетесь, если у вас вовсе нет списка дел или вы занимаетесь исключительно тем, что от вас требуют здесь и сейчас окружающие. И вы будете проще отвлекаться, если у вас захламлен рабочий стол. Достаточно не уследить за двумя этими обстоятельствами – и вот вы уже ничего не успеваете (о чем мы поговорим чуть ниже).

Беспорядок = сниженная производительность; указанное соответствие распространяется на всех без исключения. И подкрепляется научными данными. В 2011 году в Journal of Neuroscience разместили итоги исследования, посвященного тому, как на умственные способности человека влияет ярчайшее проявление беспорядка – хлам. Ученые обнаружили, что из-за него мы разучиваемся сосредоточиваться на новых сведениях и обрабатывать их.

Порядок, очевидно, влияет на работоспособность благотворно. Но как определить, насколько много в вашей жизни порядка? Если вы не отслеживаете производительность своего труда постоянно, то наверняка полагаете, что у вас все в меру упорядочено. Особенно часто так думают те, кто работает из дома (сужу по собственному опыту). Дома можно работать, не торопясь. Никто тебя не дергает – и в итоге ты сам не замечаешь, как расслабляешься.

Так как же выяснить, где недостает порядка? Его определенно не хватает тем, кто работает не по расписанию, не составляет списков дел, а еще – захламляет рабочий стол.

Есть и менее очевидные признаки. Определяете ли вы, к примеру, какие задачи сегодня необходимо выполнить в первую очередь, а какие можно отложить на потом – или и вовсе выбросить из списка дел? Если нет, срочно исправляйтесь. Дальше: вас часто прерывают и отвлекают? Если да, вам наверняка не помешает навести порядок в расписании.

Чуть позже вы узнаете, как можно упорядочить свою жизнь. Однако для начала следует разобраться, как именно беспорядок сказывается на вашей работоспособности.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Беспорядок во всех его проявлениях может поначалу казаться безобидным – особенно если вы уже к нему привыкли. Допустим, что письменный стол у вас всегда был захламлен – так откуда взяться пониманию, что это мешает плодотворной работе?

Во-первых, вам сложнее сосредоточиться. Вы никак не можете целиком погрузиться в то, чем занимаетесь здесь и сейчас. В итоге вы работаете медленнее необходимого.

Во-вторых, вы проще отвлекаетесь. Человек вероятнее заскучает, когда работает без четкого расписания либо четкого представления о том, в какое время он должен трудиться, а в какое – отдыхать. Из-за этого он охотнее отвлекается на социальные сети, почту и так далее.

В-третьих, вас проще выбить из колеи. Когда работаешь без расписания или списка дел, расслабляешься. И, как следствие, уже не так усердно гоняешь коллег, друзей и родственников (в случае, если работаешь дома) прочь из кабинета или комнаты.

В-четвертых, вам сложнее настроиться на работу. В первый, двенадцатый и шестнадцатый дни я уже рассказывал о том, как сложно мозгу настроиться на работу, стоит его отвлечь. Когда бы вы ни отвлекались, это выбивает вас из колеи. Чтобы войти в нее вновь, понадобится не меньше двадцати минут. И чем сложнее задача, тем дольше на нее придется настраиваться.

В-пятых, вы никак не входите во вкус. То есть в то, что называют «состоянием потока». Это когда вы целиком погружены в выполняемую задачу. В состоянии потока вы действуете значительно изобретательнее и плодотворнее. Кроме того, вы значительно быстрее соображаете.

В-шестых, вы не ощущаете власти над собственным временем. Вы вечно отвлекаетесь – и весь рабочий день тратите на что-то извне. На социальные сети. Только и делаете, что болтаете по телефону с друзьями или родными. Все свое внимание уделяете коллегам, которым лишь бы перекинуться парой слов. В итоге вы теряете власть над собственным расписанием.

В-седьмых, вы сильнее устаете. Мозгу удобнее, когда все упорядочено. Он предпочитает, когда все на своем месте. Если вы работаете в беспорядке, то не можете расслабиться, поскольку вам кажется, будто работа все не кончается. Постоянное ощущение незаконченности вызывает ощущение вины и тревоги.

Другими словами, чем больше бардака, тем больше напряжения.

Если обычно рабочий день вы проводите в беспорядке, перечисленные семь последствий наверняка станут отличным поводом изменить подход к труду. Вот семь приемов, которые позволят вам упорядочить свой день и благодаря этому стать работоспособнее.

Какие предпринять шаги

1. Составляйте простые, нацеленные на результат списки дел. В третьей главе мы обсуждали, как это сделать. Важнее всего соблюдать два условия. Во-первых, нельзя включать в список более пяти положений (чем он короче, тем лучше). Во-вторых, не стоит включать задачи, которые никак не соотносятся с вашими целями.

При этом составлять список дел лучше заранее – то есть вечером. Не утром, когда уже нужно приступать к работе. Все значительно реже идет наперекосяк, если заранее знать, что тебя ждет.

2. Организуйте работу и отдых в соответствии с «методом помидора» или иным удобным вам распорядком. Ни в коем случае не забывайте прерываться – даже если совсем увлечетесь. Приучиться к порядку и собранности значительно важнее.

Если вы работаете в компании, распечатайте расписание и разместите его так, чтобы остальные видели. Тогда стоит коллеге заглянуть поболтать, как вы тут же кивнете в сторону расписания и попросите не отвлекать.

Держите расписание поблизости и в том случае, если вы работаете из дома или привыкли сидеть за ноутбуком в кафе. Тогда рядом будет постоянное напоминание о том, когда следует работать, а когда – отдыхать.

3. Выделяйте определенное время на чужие просьбы. Люди будут вам мешать – особенно поначалу, когда вы только вырабатываете новую привычку. Вам еще только предстоит донести до окружающих, что вы доступны лишь в определенное время (вот и доносите).

Выделяйте после обеда полчаса, в течение которых вы наконец займетесь тем, о чем вас в первую половину дня просил то один, то другой сотрудник. Достаточно выделить на чужие просьбы полчаса – и вот вам уже необязательно постоянно прерываться в течение дня.

Указанные полчаса следует выделять к концу рабочего дня, когда вы уже начинаете уставать. И любому, кто попробует прервать вас раньше, достаточно будет сказать: мол, я разбираюсь с указанными делами строго в такое-то время.

4. Работу и отдых намечайте на самое плодотворное время.

Чем больше у вас сил, тем больше вы успеваете. Не идите против своей природы. Если вы работоспособнее всего с семи утра и до полудня, составляйте расписание таким образом, чтобы самое важное выпадало на эти часы. Все самое непростое оставляйте на утро, а привычное, не требующее специальных сил, – на день. Если вы продуктивнее всего с часу дня до шести вечера, составляйте расписание работы и отдыха с учетом этого.

5. Отслеживайте, на что уходит время. Если вы не упорядочиваете свою деятельность, то сами не замечаете, как кучу времени тратите впустую. Если вы начнете отслеживать, на что уходит время, значительно проще будет понять, в какую сторону меняться.

Итоги наблюдений наверняка вас удивят. Вы, к примеру, можете обнаружить, что проводите значительно больше, чем кажется, времени в соцсетях. Либо что ежедневно теряете по два часа из-за того, что вас прерывают коллеги.

Знаменитый теоретик менеджмента Питер Друкер говорил: «Нельзя управлять тем, что нельзя измерить». Чтобы отслеживать, на что уходит ваше время, можно использовать сервисы в духе Toggl или RescueTime. Последите за собой пару недель, пособирайте данные – и посмотрите, нет ли каких неприятных закономерностей.

6. Отказывайтесь от внезапных встреч и собраний. Да, нужно что-то обсудить. Обязательно делать это здесь и сейчас? Почти все подобного рода вопросы могут подождать.

Если вы работаете в офисе и ваши коллеги вдруг захотели о чем-то посовещаться, откажитесь от участия. Предложите собраться попозже – либо в тот же день, либо на неделе.

Так же поступайте, если вы самозанятый – а покупатель резко предлагает увидеться. Да даже просто созвониться – предложите сделать это позже. Тогда меньше вероятность, что расписание дня полетит к чертям.

7. Не обсуждайте ничего дольше 10 минут. И запретите пользоваться стульями.

Встречи, собрания и совещания зачастую отнимают больше времени, чем нужно. Отчасти дело в том, что на них изначально выделяется слишком много времени. Если на собрание выделить час, то оно и займет час. А если 10 минут – все наверняка начнут шевелиться быстрее.

Согласно закону Паркинсона, «работа заполняет время, отпущенное на нее». То же с совещаниями.

Еще одна причина, из-за которой на встречи уходит очень много времени, заключается в том, что участники удобно рассаживаются. Уберите стулья. Тогда всем захочется договорить поскорее, чтобы возвратиться на рабочие места – и сесть наконец удобно.