Подходы к оценке "снизу вверх" подчеркивают необходимость использования сильных сторон (и избегания слабых) при определении приемлемой стратегии (примерные инструменты - анализ портфеля систем, аудит навыков, модель стадий зрелости Нолана (1979)); Инновационные подходы "изнутри наружу" подчеркивают необходимость творческого выявления и использования возможностей (в данном контексте нельзя говорить об инструментах как таковых).
ФОРМИРОВАНИЕ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ С ПОМОЩЬЮ МОДЕЛЕЙ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ
Процесс формирования уверенности заключался в поиске ключевых факторов при выборе метода определения стратегии ИБ, чтобы обеспечить последовательность. Первоначальные модели непредвиденных обстоятельств были одномерными. Приведем лишь два примера: ключевым фактором для достижения согласованности может быть этап разработки целей ИС (например, Silk, 1991) или организационный контекст использования ИС (например, Sullivan, 1985). В любом случае предполагается, что существует единственный оптимальный подход к достижению согласованности. Возможно, что все, кто разделяет одну и ту же цель ИБ (Silk, 1991, предлагает путь развития через эффективность, результативность, стратегическое преимущество к интегрированному портфелю), будут разделять один и тот же "лучший" подход к определению последовательной стратегии ИБ. В качестве альтернативы ответ может быть связан с влиянием ИБ и характером организации: если мы сможем понять и классифицировать, что ИБ значит для этой организации (Sullivan (1985) предлагает четыре категории: магистральная, традиционная, федеративная и комплексная), то мы сможем определить наилучший метод, с помощью которого можно добиться последовательности. Даже эти модели с одним измерением содержат этап или ячейку, которая является "неопределенной" или эклектичной и поэтому не может быть легко ассоциирована с уверенностью в едином наилучшем подходе к определению стратегии ИБ.
В конце 1980-х годов к моделям с одним контингентом присоединились многомерные модели, которые укрепляли уверенность в согласованности путем одновременного отражения нескольких отдельных вопросов для обеспечения широкой согласованности, как, например, многомерная модель Эрла (1989), направленная на одновременное решение трех вопросов:
- Каковы потребности бизнеса? Они показывают, что должна делать ИС.
Методы "сверху вниз" обеспечивают уверенность в последовательности, а "снизу вверх" - нет.
- Каковы возможности/позиции? Бизнес может быть построен на основе того, что может делать ИБ.
Шестой шаг 349
Методы "снизу вверх" обеспечивают уверенность в последовательности, а "сверху вниз" - нет. -
Каковы технологические возможности? Каждая область может изменить то, что делает другая
делает.
Ни анализ, ни оценка в полной мере не способствуют укреплению доверия - инновации
Необходимо.
Модель трех проблем утверждает, что доверие к процессу определения стратегии ИБ
может быть достигнуто только при использовании нескольких подходов к определению стратегии. Таким образом, все три вопроса решаются одновременно. Эрл (Earl, 1989) предполагает, что вопрос, который следует поставить во главу угла, зависит от характера отрасли, в которой работает организация (что включает в себя модель организационного контекста, упомянутую ранее), но также предполагает, что процесс определения стратегии имеет кривую обучения, и только на стадии "зрелости", достигаемой примерно через пять лет, можно учесть множество непредвиденных обстоятельств (что также включает в себя модель разработки целей ИБ). Таким образом, в совокупности можно сделать вывод о том, какая из трех проблем (и, соответственно, какой тип подхода к определению стратегии ИБ) является наиболее значимой:
Различные типы организаций;
Разное время для одной и той же организации.
Галлиерс (1991) рассматривает ту же проблему с несколько иной точки зрения и создает модель, представленную на рис. I. Эта модель показывает нам путь обучения к необходимости использования нескольких подходов к определению стратегии. Этот путь лучше всего проследить в виде трехмерной спирали, по которой стадия развития приводит к необходимости и умению использовать несколько подходов.
Уровень наших знаний об определении стратегий ИБ (в виде имеющихся моделей) достиг того, что мы признаем необходимость использования нескольких моделей или, по крайней мере, одной модели, включающей несколько измерений. Неизвестно, как управлять заключительным этапом, т.е. как свести воедино многочисленные показатели, которые неизбежно должны быть получены с помощью многомерных методов.
Разрешение противоречивых "подсказок
Мы пришли к тому, что нам необходимы многомерные подходы, чтобы чувствовать уверенность в том, что наша стратегия ИБ соответствует бизнесу. Однако то, что нам "говорят" из одного измерения, часто не совпадает с тем, что нам говорят из другого, и нам нужен способ разрешить эту проблему
Стратегические, направленные на достижение целей
Решение проблем
Эффективность
Реактивный - будущий
Расширенные ФГОС
ФГОС БСП
Реактивный - присутствует
Конкурентоспособность Проактивность
Эффективность Бизнес-ориентированность
Изолированный
- c?m~uter pan mg
Эффективные технологии
Эклектичный/ многообразный V Mode s
работа
Планы проектов
Различные сообщения превращаются в согласованную стратегию ИБ. Поэтому нам необходима модель, включающая заключительный, разрешающий этап. Название данной статьи - "Шестой шаг" - вытекает из примера, выбранного для того, чтобы показать, что необходимость разрешения противоречивых "подсказок" в настоящее время не рассматривается. На рис. 2 показан пример многомерного метода определения стратегии ИБ. Этот метод (взятый из Ward, 1987) был выбран потому, что он опирается на известные модели и является явно многомерным в своем моделировании опыта управления ИБ и приоритетов бизнес-требований, чтобы охватить как вопросы "снизу вверх", так и "сверху вниз". Метод дает свои рекомендации или подсказки, представляя последствия каждой модели с одним измерением в терминах шести связующих (или общих) стратегий ИБ Парсонса (1983). Использование набора типовых стратегий ИБ делает получение рекомендаций удобным. Ограничение наименования возможных результатов удобным шестичленным классификационным набором и, более того, наличие сокращенного названия для каждой возможной стратегии позволяет не рассеивать внимание, а сосредоточить его на сути рекомендаций. Важным аспектом этого метода является то, что он моделирует важность бизнеса, связанную с различными типами применения ИБ (McFarlan et ai, 1983, предлагают четыре категории: поворотные, стратегические, заводские и вспомогательные), и стратегические последствия этих различных типов важности. Таким образом, помимо подсказки общей стратегии ИБ, метод дает подсказку, какая общая стратегия соответствует любым значительным потребностям "особого режима", т.е. группам приложений ИБ, составляющим меньшинство. Операционные детали этого подхода выходят за рамки данной статьи, но рассматриваются в Robson(l994(b)).
Метод примеров определяет стратегию ИБ путем объединения ряда однодименсионных моделей, отражающих различные измерения согласованности. К ним относятся: 1 - Портера (1980); 2 - Макфарлана и др. (1983); 3 - Нолана (1979); 4 - Парсонса (1983). Метод показывает, как на основе модели каждого измерения отдельно построить стратегию ИБ (обозначенную на рис. 2 как блок 5). Что в этом методе не предусмотрено, так это этап 6, который сделал бы управляемым огромный скачок от независимых, дискретных измерений к объединенной многомерной картине. Все этапы до последнего (обозначенные I-5 на рис. 2) основаны на аналитических и неявно рациональных моделях, однако шестой этап - как объединить подсказки, полученные из 5(a), 5(b) и 4 на рис. 2, - пока не имеет аналогичных аналитических моделей. Таким образом, вопрос о том, как решить проблему по всем измерениям, остается открытым.
"Подсказки", предоставляемые каждым измерением (выраженные в виде одной из 6 типовых стратегий ИБ)
Централизованно ведущая плановая грань IY, I
I IY, 0 0 0 0
Свободный дефицит Монополия Необходимый рынок Ресурс Зло
I 0 0 0 0 0 0 0 I IY, I y, 0 I IY, 0
Размерность, возвращающая "подсказку"
Текущие потребности бизнеса сверху вниз Ожидаемые будущие потребности бизнеса
ИС типа "SjlCcial" ~ Поддержка ИС типа "Special" ~ Завод
Как же сделать этот неподтвержденный последний шаг? Один из потенциальных способов достижения такого решения - это присвоение баллов сообщениям или подсказкам, возвращаемым каждым измерением, и объединение их в множественную картину путем простого сложения.
При использовании этого метода оценки каждое измерение оценивается в баллах, и на его основе каждому возможному "ключу" (одной из 6 возможных типовых стратегий ИБ) присваивается балл. СУбъективного подхода и присуждаются с шагом 1/2 балла и должны интерпретироваться только как пример. Так, например, в данной ситуации стратегия ИБ "Монополия" в значительной степени соответствует меньшинству приложений ИБ, имеющих важное значение для бизнеса, типа "Поддержка", и поэтому получает высокий балл по этому измерению. Однако та же самая "подсказка" (общая стратегия ИБ "Монополия") сильно противоречит текущей стратегии ИБ и поэтому получает очень низкий балл по данному измерению. Очевидно, что этот метод можно развивать и совершенствовать, придавая каждому измерению весовые коэффициенты важности, которые могут отражать характер организации и стадию процесса обучения. Без весового коэффициента все измерения получают равную значимость, что, конечно, может быть нецелесообразно. Любой набор методов определения стратегии, использующий любой набор инструментов для представления рекомендаций, может быть подобным образом обработан, хотя, очевидно, записи по осям X и Y должны быть скорректированы, чтобы быть значимыми для реально используемых моделей.
Выводы и предостережения
В данной работе было показано, что необходима уверенность в желательной согласованности стратегий бизнеса и ИБ. Нормативные модели, используемые для получения такой уверенности, подчеркивают необходимость использования смеси методов для достижения согласованности, но не рассматривают вопрос о том, как управлять этой смесью. Каждый метод (и даже в рамках одного метода) может давать противоречивые подсказки от своих моделей, поэтому, если мы хотим операционализировать потребность в многомерной уверенности, важным шагом является разрешение этого конфликта. Имеющиеся в настоящее время подходы пренебрегают этим важным аспектом "шестого шага". Проблемы и трудности были проиллюстрированы на примере только одного подхода к определению многомерной стратегии ИБ. В качестве одного из возможных способов решения проблемы баланса предлагается использовать простую систему оценок. Это позволит увеличить насыщенность существующих моделей и, если обобщить ее на оценку общих подсказок по каждому фактору согласованности в любом многомерном подходе к определению стратегии ИБ, даст возможность структурированного обсуждения с помощью правил подсчета баллов.
В условиях повышенного риска, связанного с определением стратегии ИБ, можно добиться большей уверенности, используя структурированный способ разрешения конфликта, поэтому модель шестого шага может оказаться весьма полезной. Однако мы должны с осторожностью относиться к роли номативных моделей в столь сложной и проблемной ситуации. Любой из методов, будь то многомерный или нет, основанный на использовании рациональных, аналитических, нормативных моделей, предлагает, возможно, слишком упрощенные оценочные суждения, и любое их применение, с шестым шагом или без него, должно признавать ограничения, присущие природе таких моделей.
РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ПОДДЕРЖКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМНЫХ КОНЦЕПЦИЙ В ПРОЦЕССЕ ЭЛЕКЦИИ ЗНАНИЙ
M. H. Stansfield
Факультет управления бизнес-информацией Napier University
АБСТРАКТ
Недавние попытки разработать на основе информационных технологий (ИТ) инструменты для поддержки методологии мягких систем (SSM) (Checkland, 1981) вызвали определенную дискуссию. Некоторые из них сводятся к тому, что использование ИТ для поддержки системных методологий, таких как SSM, будет ограничивать мышление практикующего специалиста. Преодоление разрыва между ИТ и "мягким" системным мышлением может оказаться еще более сложным, поскольку они, по-видимому, опираются на разные теоретические основы. В данной статье автор освещает некоторые вопросы, возникшие в ходе разработки и применения инструмента поддержки исследований на основе ИТ, опирающегося на концепции "мягких" систем. Будут рассмотрены практические и теоретические вопросы, возникающие при применении инструмента поддержки запросов на основе ИТ в процессе элекции знаний (ЭЗ), и подчеркнута роль, которую ИТ могут сыграть в поддержке практического применения системных концепций в процессе определения домена.
Ключевые слова: Методология мягких систем, метод оценочного опроса, элексир знаний, инструмент поддержки опроса на базе ИТ.
1. "МЯГКОЕ" СИСТЕМНОЕ МЫШЛЕНИЕ И ЕГО ОСОБЕННОСТИ
Использование ИТ для поддержки методологий решения задач в "функционально-алистической" парадигме, примером которой может служить применение инструментовCASE в системном анализе и верстаков в приобретении знаний, казалось бы, уже устоялось за последние два десятилетия. Однако, несмотря на это, использование ИТ для поддержки методологий и подходов в области "мягкого" системного мышления было исследовано совсем недавно.
Одной из самых ранних попыток исследовать возможности использования ИТ в рамках SSM было применение технологии экспертных систем в качестве платформы для обучения методологии (Stans- field, 1990; Stowell and Stansfield, 1991; Stowell et ai, 1991). Несмотря на то, что использование технологии экспертных систем оказалось полезным, поскольку позволяет наглядно и по-новому представить пользователю иллюстрации применения SSM (Stowell et ai, 1991), был отмечен ряд существенных ограничений в использовании этой технологии. Возникли проблемы с распознаванием "идеальных" режимов 1 и 2 SSM, поскольку ограничения, накладываемые технологией экспертной системы, означали, что она лучше подходит для представления SSM в менее сложном режиме 1 в виде 7-ступенчатой модели (Stowell et ai, 1991). Уроки, извлеченные из использования экспертной системы, послужили толчком к изучению возможности использования мультимедийных технологий в качестве средства преодоления ограничений экспертной системы при обучении SSM (Stowell et ai, 1993). Несмотря на то что использование мультимедийных технологий позволило создать эффективный учебный интерфейс для изучения SSM, возникли проблемы, связанные с несогласованным использованием смешанных средств и отсутствием гибкости в плане взаимодействия пользователя с программным обеспечением.
ИТ также применялись при разработке "инструментария" SSM (Avison et aI, 1992). В основном эта технология была направлена на создание инструмента для построения диаграмм, который позволяет пользователю создавать насыщенные изображения с использованием компьютерной графики и символов. Кроме того, пользователь может нажимать на символы для "увеличения" масштаба конкретной проблемы и отображения дополнительной информации.
2. ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ В "МЯГКОМ" СИСТЕМНОМ МЫШЛЕНИИ
Ряд авторов высказывают оговорки и опасения по поводу применения ИТ в "мягком" системном мышлении. Попытка создать инструментарий SSM (Avison et ai, 1992) была подвергнута критике по ряду оснований, поскольку он не должен заменять собой акцент на процесс исследования и обсуждения, в котором инструмент становится заменой обучения (Kreher, 1993). Кроме того, считается, что такие инструменты могут ограничивать творческий потенциал пользователя и размывать "представления о мире" тех, кто вовлечен в решение проблемы, поскольку использование технологий может отвлекать от участия в интерактивных дискуссиях (Kreher, 1993).
Использование технологий может привести к сужению кругозора в отношении проблемной ситуации, поскольку она может рассматриваться с точки зрения ее наилучшего представления, а не с точки зрения поиска новых путей ее решения. Об этом говорил Викерс, который предупреждал о сомнительном влиянии технологических систем, заявляя:
"...Технология не является и никогда не может быть "нейтральной". Она формирует сознание и привычки пользователей, ограничивает и расширяет. "Человеку, у которого есть только молоток, - говорят, - все кажется гвоздем". Всесторонний обзор используемых в настоящее время компьютерных моделей, несомненно, покажет, насколько тесно они сконцентрированы в ситуациях, которые поддаются такому моделированию" (Vickers, 1983, p8).
Использование технологии, которая, по мнению Чекленда, является средством применения научных знаний, направлено на "...эффективное достижение некоторой определенной цели" (Checkland, 1981, pI26). Считается, что технологи ориентированы на действия, связанные с "проектированием" систем человеческой деятельности (Checkland, 1981).
По мнению специалистов, нормальной ситуацией является рассмотрение как "что", так и "как", а достижение поставленных целей рассматривается на поздних этапах решения проблемы (Checkland and Scholes, 1990). Таким образом, можно утверждать, что использование технологий направлено только на решение "как" проблемной ситуации, а не на "что" и "как", как это показано в "мягком" системном мышлении. Использование технологии для поддержки "мягкого" системного мышления может быть затруднено, поскольку применение технологии для решения конкретной проблемы имеет теоретические корни, более близкие к "жесткому" системному мышлению, нежели к "гуманистическим" проблемам "мягкого" системного мышления (Checkland, 1985).
3. ИТ-ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ СУБЪЕКТИВНОГО МЕТОДА ИССЛЕДОВАНИЯ
Инструмент исследования на базе ИТ был разработан для поддержки субъективного метода исследования - метода оценочного опроса (AIM), который в своей ручной форме был разработан как метод элексира знаний (KE), признающий субъективность индивидуальных взглядов и опыта в предметных областях (Stowell et aI, 1991; West, 1992; West et ai, 1994). AIM обеспечивает основу для итеративного процесса обучения через изучение того, как индивидуумы видят ситуацию, используя аспекты SSM. Основным мотивом разработки A IM на базе ИТ было исследование роли, которую технология может сыграть в реализации объективного метода исследования с точки зрения поддержки электората знаний и взаимодействия с экспертами области. Не менее важной задачей было выяснить, не вызовет ли перевод ручной версии AIM в формат, основанный на информационных технологиях, проблем с эпистемологией, лежащей в основе метода. Тем не менее, существовал ряд проблемных моментов, которые необходимо было решить, а именно:
Опасность того, что ИТ будут не поддерживать метод, а руководить им, заключается в том, что использование ИТ не должно быть ограничением для применения метода.
Инструмент, основанный на информационных технологиях, должен быть удобным для пользователя, чтобы пользователи и эксперты в данной области не испытывали страха и давления при его использовании.
Не сведет ли инструмент исследования, основанный на информационных технологиях, AIM, основанный на понятии оценки Викера, к ряду "жестких" техник, которым нужно следовать структурированно и по правилам"?
IT-версия AIM была разработана на SuperCard компьютера Apple Macintosh, что позволяет использовать функции гипертекста, такие как обработка информации без квенты и поиск по ключевым словам или фразам. IT-версия AIM охватывает три основные фазы, составляющие ручную версию AIM, а именно: системные карты, CATWOE и определения корней, и, наконец, концептуальные модели и повестки дня.
Используя различные панели управления в программном обеспечении, эксперт в данной области может создавать системные карты, представляющие ключевые области или проблемы, относящиеся к исследуемой области. Цель создания системной карты в ручном AIM заключается в том, что она является средством для размышления и обучения (West et ai, 1994), которое может быть доработано и отредактировано по мере необходимости. Элементы карты моделируются с помощью вопросов, взятых из CATWOE. В IT-системе AIM это осуществляется с помощью различных полей ввода, в которых ответы экспертов автоматически переносятся в Корневое определение, которое может быть "доработано" до полного завершения. Часть этого процесса показана на рис. I. В AIM завершенное определение корня моделируется с помощью концептуальной модели, которая затем используется в качестве программы действий для дальнейшего обсуждения и обучения. Используя AIM, основанный на информационных технологиях, эксперт в данной области может разрабатывать и редактировать концептуальные модели, а также определять критерии, относящиеся к "трем "Я", для проверки того, насколько успешно был определен процесс трансформации. Действия, показанные в концептуальной модели, автоматически переносятся в повестку дня, которая может быть использована в качестве основы для дальнейшей элективной работы и более глубокого понимания ситуации.
4. РЕЗУЛЬТАТЫ
Программное обеспечение было разработано в ходе практических исследований, в которых ручная AIM использовалась экспертами в области маркетинга малого бизнеса. На основе опыта, полученного в ходе этих полевых исследований, был разработан и "протестирован" в полевых условиях AIM на базе информационных технологий с привлечением других экспертов, а также некоторых из тех, кто принимал участие в использовании AIM на базе ручных технологий. В исследовании приняли участие эксперты из 16 организаций, в том числе управляющие директора малых предприятий, старшие менеджеры агентств по консультированию малого бизнеса, независимые консультанты и ученые из университетов. В ходе исследования был извлечен ряд уроков, касающихся использования ИТ для поддержки AIM и "мягкого" системного мышления в целом. Некоторые из них можно обобщить следующим образом:
- Использование ИТ для поддержки применения AIM и методов "мягких" систем, на которые он опирается, хотя и было признано многими экспертами впечатляющим, но, по их мнению, ограничивало возможности эксперта выражать свое мнение. Среди тех экспертов, которые использовали подход, основанный на ручном управлении, при применении подхода, основанного на использовании ИТ, некоторые посчитали его не таким гибким и, следовательно, в определенной степени ограничивающим их в выражении своего мнения.
Элексир знаний или "аналитик" играет важную роль в использовании ИТ совместно с экспертом. Многие доменные эксперты отмечали, что без подсказки эксперта они бы не поняли, что от них требуется, и считали полезным обсуждать свои идеи с экспертом, чтобы получить обратную связь и реакцию, что способствовало взаимному обучению и процессу. Важно, чтобы использование ИТ лишь поддерживало взаимодействие между экспертом и специалистом, а не заменяло эксперта и не "дегуманизировало" процесс обучения.
Использование ИТ может отвлекать, поскольку эксперт в данной области фокусируется на технических аспектах использования компьютерного программного обеспечения, а не на вопросах, связанных с исследуемой областью, что может отвлекать от процесса обучения и оценки. Кроме того, некоторые эксперты не любят пользоваться компьютерами и поэтому чувствуют себя некомфортно при использовании AIM на базе ИТ, что также может отвлекать их от цели сессии, т.е. от изучения проблемной области.
Представляется, что использование ИТ для полноценной поддержки применения концепций "мягких" систем еще далеко не решено. Существует множество проблем и препятствий, которые необходимо преодолеть, и в данной статье мы рассмотрели лишь небольшое их количество. Однако усилия исследователей, пытающихся решить эту задачу, на мой взгляд, заслуживают одобрения, поскольку они способствуют изучению сложностей системного мышления. Дальнейшее совершенствование инструмента исследования на основе информационных технологий все еще продолжается как результат процесса обучения, полученного в ходе практического исследования.
ИССЛЕДОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ И ИССЛЕДОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Дилемма между консультациями и полевыми исследованиями
D. West,' F.A. Stowell и M.H. Stansfield2
Факультет вычислительной техники и информационных систем Университет Пейсли
ВВЕДЕНИЕ
Исследования действия (ИД) уже некоторое время пропагандируются как полезный способ проведения работ в области информационных систем (Checkland and Scholes, 1990), поскольку они предлагают альтернативу традиционному позитивистскому подходу в исследовании. На практике это привело к тому, что АР стала использоваться как основа для проектирования, разработки и внедрения информационных систем (ИС) (Avison and Wood-Harper, 1990), а также как средство проведения исследований в области ИС. Те, кто решил работать в рамках этого подхода, быстро осознают трудности, которые он создает в процессе разработки и/или исследования. Популярная критика AR, которая особенно проблематична для тех, кто заинтересован в его использовании в качестве исследовательского метода, заключается в том, что он приводит к исследованиям, которые "являются сплошным действием и никаким исследованием". Другая критика заключается в том, что исследования AR "ненаучны" и лишены строгости. Возможно, АР и получил "дурную славу" из-за небрежного или неинформативного использования, но при вдумчивом и строгом подходе он может стать практическим средством исследования социальных ситуаций, имеющим сильное теоретическое обоснование. Литература по АР, как правило, сосредоточена на описании и аргументации теоретической основы подхода (например, Susman and Evered, 1978), обсуждении некоторых концепций, относящихся к подходу, таких как "диалог" или "калибровка" (например, Bartunek, 1993), или на предоставлении отчетов по типу case study для иллюстрации эффектов и результатов исследования АР (например, Ledford and Mohrman, 1993). К сожалению, в литературе практически нет описания того, как может быть проведено исследование AR, и рекомендаций по преодолению присущих ему проблем. В попытке в какой-то мере приблизиться к такому обсуждению в данной статье описаны две "модели" AR-исследований для проведения исследований ИБ и рассмотрены трудности и проблемы, связанные с каждой из них.
ДВЕ МОДЕЛИ ACTION RESEARCH ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИССЛЕДОВАНИЙ В ОБЛАСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Из нашей собственной работы мы смогли выделить два различных типа AR-исследований, которые использовались в качестве средства проведения исследований ИБ. Представляется целесообразным описать эти два типа исследований и подробно рассказать о том, как они были поставлены и выполнены, чтобы дать рекомендации тем, кто организует подобные исследования, способствовать размышлениям об использовании АР для исследований ИБ и обсуждению опыта других людей в использовании АР для разработки и исследования ИБ.
Первый тип исследования, который мы называем подходом "полевого исследования", связан с изучением набора идей, которые представляются полезными в конкретной ситуации. В нашем случае речь идет об изучении представлений о методе исследования, позволяющем практикующему специалисту оценить и затем получить описание сложных областей знаний (West, 1991). Второй тип исследования, "консультационный" подход, предполагает использование исследовательских идей в "живом" проекте в организации, выполняемом в качестве консультационной работы (Stowell, 1989).
В данном типе исследования АР используется как средство осмысления и оценки исследовательских идей, которые сами по себе развиваются на основе критической оценки литературы и практического опыта. Когда идеи реализуются на практике в одной ситуации, уроки, извлеченные из этого опыта, позволяют осмыслить и уточнить идеи, которые затем вновь применяются в новой ситуации, чтобы получить новый опыт и возможность для размышлений. В этом подходе четко прослеживается цикл "теория - действие". Однако можно утверждать, что этот подход, как правило, ориентирован на теорию, поскольку с точки зрения исследования акцент делается на исследовательских идеях, которые изучаются и, как можно надеяться, укрепляются в результате практического опыта их применения. На рис. 1 представлена попытка проиллюстрировать, как процесс рефлексии в данном типе исследования происходит вокруг "деятельности" теории в цикле "теория - действие" АР.
История такого исследования может быть примерно такой: осознание проблемы "реального мира" приводит к изучению того, как эта проблема (или подобные ей) решалась в
Рисунок 1. Представление теоретико-деятельностного цикла АР в подходе "полевого исследования", показывающее, как рефлексия обычно происходит вокруг "теоретической" деятельности.
прошлого. Это исследование может включать как обширный обзор литературы, так и изучение существующей практики. По мере осознания проблемной ситуации возникают предварительные представления о путях решения проблемы и, соответственно, идеи исследования.
Следующий шаг - изучение этих идей путем их применения в реальной ситуации. Для этого связываются с организацией, в которой, как предполагается, существует исследуемый тип проблемной ситуации, планируют и "организуют" "полевое исследование". Теперь исследователь размышляет о целесообразности применения первоначальных исследовательских идей и рассматривает такие вопросы, как: насколько легко они были применены? что нового можно узнать об этих идеях в результате их применения? являются ли они надежными? достаточно ли они гибкие или слишком гибкие, чтобы быть полезными? соответствует ли результат их применения нашим ожиданиям? доказано ли их соответствие теоретической позиции, из которой, как мы утверждали, они были получены? Таким образом, анализ идей, полученных в результате их практического применения, позволяет нам обогатить исследовательские идеи перед их дальнейшим использованием.
Консультационный подход
Побудительным мотивом к применению подхода "консультирование" может быть то же самое, что и в случае "полевого исследования", а именно: восприятие некоторой трудности в "реальном мире", что способствует изучению этой трудности и путей ее преодоления. Альтернативный сценарий заключается в том, что организация обращается за помощью в разрешении проблемной ситуации и привлекает консультанта в качестве специалиста по решению проблем. Консультант видит в этом возможность (i) лучше понять некоторые исследовательские идеи или (ii) провести исследование, которое послужит примером решения проблемной ситуации определенного типа, и на основе этого возникнут некоторые идеи относительно будущей практики.
При подходе "полевого исследования" исследование в определенной степени "контролируется" исследователем посредством планирования и рефлексии, которые происходят вне поля действия. Однако сама природа "консультационного" подхода означает, что необходимость реагировать на реальную ситуацию приводит к тому, что рефлексия тесно связана с деятельностью в рамках цикла "теория - действие" в АР, как показано на рис. 2. Таким образом, хотя теория должна лежать в основе деятельности, на практике она преобладает.
Рисунок 2. Представление цикла "теория - действие" АР в рамках "консультационного" подхода, показывающее, как рефлексия происходит вокруг деятельности "действие".
ПРАКТИЧЕСКИЕ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
Каждый из двух описанных выше типов исследований ставит ряд практических и теоретических вопросов, которые обобщены и обсуждены в табл. 1 и 2 ниже.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Эта тема заслуживает гораздо более подробного рассмотрения, чем можно предложить здесь. В данной работе мы стремились привлечь внимание к проблемам использования AR в качестве основы для проведения исследований ИБ. В результате обсуждения можно поставить некоторые вопросы. Например, важный вопрос, который следует задать в отношении подхода "полевого исследования", - является ли он истинным AR? Не существует ли опасность того, что действие и обучение могут быть подчинены теории? Представляется, что аргументом в пользу такого типа исследования АР является то, что он может быть ценным подходом, если исследователь знает о его ограничениях и подводных камнях.
В случае с "консультационным" подходом можно утверждать, что каждая конкретная проблемная ситуация может привести к тому, что способ ее решения будет зависеть от контекста. Более того, давление ситуации консультирования может стимулировать подход, при котором теория "подгоняется" под прагматический подход к решению проблемы.
Таблица 1. Краткое изложение практических и теоретических вопросов, связанных с подходом "полевого исследования
Планирование и проведение исследования
Привлечение желающих сотрудничать
Изложение программы АР
Оформление результатов исследования
Проблема "строгости
Этические проблемы
Знать, когда остановиться
Обучение
При проведении формального исследования (т.е. для получения научной степени) очень важно планировать исследование. Планирование в этом смысле не должно быть приравнено к "постановке" исследования и обработке результатов, как в эмпирическом исследовании, а относится к знанию того, как будет проводиться исследование.
Если организация согласилась выступить в качестве полевого исследования, может быть трудно добиться полной приверженности членов принимающей организации к исследованию. В связи с этим может быть трудно запустить процесс совместного обучения, который играет такую важную роль в AR. Как мы можем защитить наше исследование от ухода ключевых участников (например, из-за потери энтузиазма, нехватки времени, переезда из организации)?
Как можно управлять исследованием AR, учитывая, что одна из основных проблем AR заключается в том, что "оно не может быть полностью спланировано и направлено по определенным путям" (Checkland, 1981. plS3), да и не должно быть? Возможный путь решения этой дилеммы - сосредоточиться на управлении подходом к исследованию, а не самим исследованием.
Для представления формального исследования необходимо "написать" его результаты и обсудить их. Как этого добиться, чтобы работа не стала анекдотичной? Важно, чтобы те, кто использует АР, поддерживали строгость и респектабельность этого подхода, обеспечивая четкое представление своих исследований и их убедительность.
В противном случае есть риск подвергнуться обоснованной критике со стороны научного "сообщества".
Исследование ИАР должно быть тщательно спланировано и проведено так, чтобы сделать возможным изучение и осмысление опыта. Задача изучения опыта означает, что тщательное документирование исследования имеет первостепенное значение для того, чтобы предположения были подтверждены (Elden and Chisholm, 199, p128).
Учитывая, что основной задачей является поиск исследовательских идей, сколько внимания следует уделять "решению проблемы" (темы нашего исследования) в принимающей организации?
Если мы признаем, что все применения идей уникальны, то как мы узнаем, когда мы извлекли достаточно уроков, чтобы закончить исследование? Не является ли цикл обучения, заложенный в AR, непрерывным?
Учитывая характер исследования, можно предположить, что обучение, полученное в результате исследования, будет интроспективным обучением исследователя.
Action Research and Information Systems Research 365 Таблица 2. Краткое изложение практических и теоретических вопросов, связанных с "консультационным" подходом
Это может быть продиктовано проблемной ситуацией и требованиями клиента. Исследователю может быть трудно отстраниться от исследования и осмыслить его ход.
Это, скорее всего, будет проще, если у принимающей организации есть личный интерес в исследовании. Однако исследователь должен быть осведомлен о возможности скрытых намерений клиентов (например, быть привлеченным для проведения необходимых, но непопулярных изменений).
Требования реальной ситуации могут помешать исследователю следовать намеченному подходу к изучению.
Необходимость обеспечения конфиденциальности клиента может вызвать некоторые трудности при составлении отчета о проведенном исследовании.
В силу сложившейся ситуации исследователю может быть трудно вести подробный учет исследовательской деятельности.
Должен ли исследователь заявить о том, что исследование используется в качестве научной работы? Если это будет заявлено, как это повлияет на исследование?
Исследование может не соответствовать требованиям, предъявляемым к научному исследованию. Или же требования заказчика могут отвлечь исследование от интересов исследователя.
При таком подходе и клиенты, и исследователь получают возможность узнать о проблемной ситуации, но исследователю может быть трудно извлечь уроки из исследования, учитывая сложность ситуации.
КРИТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
СТРУКТУРИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ
C. Джеймс Бэкон
Университет Кентербери Крайстчерч Новая Зеландия
ВВЕДЕНИЕ
В условиях современной конкурентной, быстро меняющейся глобальной экономики одной из важнейших компетенций, необходимых руководителям и организациям в целом, является умение разрабатывать и использовать информацию. Поэтому актуальное и эффективное использование информации является фундаментальным вопросом теории и практики систем. Кроме того, в современном информационном обществе в рамках этой компетенции необходимо решать проблему избытка и перегруженности информацией. Это подразумевает необходимость определенной фильтрации информации и ориентации на правильную информацию. Но что же это за "правильная" информация?
В качестве концепции для решения этого вопроса, несмотря на трудности реализации, популярно понятие критических факторов успеха (КФУ). Однако более фундаментальным является вопрос о назначении информации. Для чего нужна информация в организационной среде? [Если ответ на этот вопрос может быть удовлетворительно определен, то информация может быть структурирована и ориентирована соответствующим образом. Традиционная парадигма заключается в том, что информация предназначена для принятия решений. Однако, исходя из исследований практической деятельности руководителей, становится очевидным, что эта парадигма узка и не соответствует действительности. Более характерным для поведения руководителей является действие.
Цель информации - это знания. Эти знания могут быть использованы для принятия решений, но "принятие решений" как таковое - это лишь часть того, как информация и знания используются в организациях. Более широкое применение постоянно развивающихся знаний руководителя - это действия и поведение. Более того, исследования поведения руководителей показывают, что чаще всего именно действие подразумевает принятие решения, а не наоборот. Следовательно, именно информация, ориентированная на действия, необходима для того, чтобы сфокусироваться на правильной информации в организациях. Соответственно, в данной работе предлагается конструкция кинетической информации, которая представляет собой информацию, ориентированную на действие.
Данная статья является частью большой работы, направленной на разработку методологии кинетической информации, которая сама ориентирована на эффективное управление и использование информации в организациях. В следующих разделах будут кратко изложены основы и структура кинетической информации - информации для действия.
КАК РУКОВОДИТЕЛИ РАБОТАЮТ И ИСПОЛЬЗУЮТ ИНФОРМАЦИЮ
Работа руководителя заключается в том, чтобы решать, что необходимо сделать, а затем добиваться этого в непрерывном, формирующем повестку дня, сетевом процессе (Kotter, 1982). Существует динамический портфель информационных потребностей и дел, которые необходимо сделать, а не ряд дискретных проблем. Кроме того, происходит постоянный ментальный процесс сканирования окружающей среды в поисках информации из различных источников, которая может относиться к актуальным или потенциальным проблемам и повесткам дня. И ментальные модели постоянно развиваются.
Таким образом, руководитель является информационным посредником, виртуальным "нервным центром". Особенно это касается неформальных или "мягких" информационных потоков, которые на самом деле составляют большую часть общей информационной картины в организациях (Liebenau and Backhouse, 1990).
В учебниках работе руководителей часто приписывается рациональный, плановый, логически последовательный процесс принятия решений. Однако было показано, что деятельность руководителей характеризуется краткостью, разнообразием, прерывистостью и фрагментарностью (Mintzberg, 1975; Kotter, 1982; Isenberg, 1984; Stewart, 1988; Keane, 1993). Руководители склонны перескакивать с одного вопроса на другой, реагируя в "реальном времени" на потребности момента, почти как жонглер, держащий в воздухе одновременно несколько постоянно меняющихся проектов на разных стадиях разработки. Соответственно, большая часть информации не только обрабатывается устно, но и многие информационные потоки носят скорее ситуативный, чем плановый характер. Кроме того, формальные инструменты анализа решений хотя и имеют значение, но являются второстепенными для работы руководителя (Kotter, ibid.). Аналогичным образом было обнаружено, что стратегии часто возникают в процессе времени, случайного взаимодействия и непреднамеренных (неформальных) информационных потоков, являющихся частью организационной культуры (Mintzberg and Waters, 1985). Это отличается от последовательного, запрограммированного процесса планирования и принятия решений, представленного в некоторых учебниках.
На практике фактическое "принятие решений" не занимает центрального места в поведении руководителей. В одном из подробных исследований, проведенном среди руководителей компаний, было обнаружено, что из всех действий, предпринятых в результате получения информации, только 21% привел к тому, что руководитель начал принимать решения (Keane, 1993). Основным выводом этого исследования стало серьезное сомнение в парадигме, согласно которой руководители высшего звена являются "лицами, принимающими решения". Напротив, исследование показало, что генеральные директора тратят большую часть своего времени на влияние на других, а не на принятие решений как таковых. Более того, было установлено, что наиболее эффективные руководители на самом деле принимают мало решений.
Основной вывод заключается в том, что в работе руководителя акцент делается на том, как (т.е. на процессе), а не на том, что (выбор решения) делать. Иными словами, акцент делается на действиях, а решения подразумеваются в этих действиях.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ КИНЕТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
Слово "кинетический" определяется в Оксфордском словаре как относящийся к движению, вызванный движением или характеризующийся движением. Оно образовано от греческого kinetikos, что означает "движущийся", и глагола kinein - "двигаться". Таким образом, термин "кинетическая информация" модифицирует движение в действие и относится к той информации, которая обеспечивает или заряжает энергией действие. В полном виде кинетическая информация определяется следующим образом: "Кинетическая информация - это та информация, которая обладает качеством и ценностью и эффективно обеспечивает или стимулирует целенаправленные и значимые действия в ключевых областях организации".
Сосредоточившись на действиях, а не на принятии решений, кинетическая информация отделяет себя от традиционной парадигмы принятия решений, которая долгое время оказывала влияние на информационные системы, первоначально благодаря работам Герберта А. Саймона, лауреата Нобелевской премии по экономике и науке о принятии решений. В рамках этой парадигмы считается, что информационные системы существуют для "принятия управленческих решений" (Ahituv and Neumann, 1987). Это происходит вопреки данным, свидетельствующим о том, что парадигма принятия решений является маргинальной для работы руководителя и организации (Lind- blom, 1959; Grayson, 1973; Ulvila and Brown, 1982; Kotter, 1982; Brown, 1992). Парадигма принятия решений, и особенно ее использование в качестве основной метафоры при организационном использовании информации, также описывается как "фантазия" и отклонение от реального опыта (Boland, 1987; Feldman and March, 1987; и Galliers, 1987). Также было показано, что представление о генеральных директорах как о лицах, принимающих решения, является "заблуждением" (Keane, 1993).
Одним из компонентов кинетической информации являются критические факторы успеха, или CSFs (Rockart, 1979). То есть кинетическая информация обращается к CSFs и поддерживает их. Но кинетическая информация также поддерживает критические бизнес-процессы (CBPs), критические текущие проблемы (CCls) и явные цели и задачи (EGOs). Таким образом, кинетическая информация ориентирована на действия, поскольку имеет актуальность; она относится к тому, что наиболее важно.
Но информация также ориентирована на действие в той мере, в какой она проста в использовании, т.е. обладает эффективностью, что является вторым атрибутом кинетической информации. В-третьих, кинетическая информация обладает качеством, т.е. она надежна и поэтому может быть использована, поскольку основана на качественных данных. И информация имеет ценность, если она имеет значение при использовании или действии. Например, она имеет значение "сюрприза" или повышает уверенность в чем-то.
Наконец, если информация не только говорит о том, что и зачем делать, но и рассказывает, как это делать, то она ориентирована на процесс действия, поэтому "что - почему - как" кинетической информации является пятым атрибутом, обеспечивающим ее ориентацию на действие. Оптимизация всех этих пяти информационных атрибутов и составляет кинетическую информацию, информацию, которая обеспечивает или заряжает энергией действие.
КИНЕТИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ
Если в информационном потоке или источнике информации оптимизированы все атрибуты кинетической информации, то, так сказать, "мы попали в яблочко". Например, релевантность информации оптимизирована, если информационный поток (например, группа существующих отчетов) затрагивает ФГО, ПГО, ТПП и ЭГО, как это определено. Это можно оценить, используя шкалу Лайкерта и попросив группу руководителей оценить релевантность данного информационного потока по этой шкале. Задается следующий вопрос:
Насколько актуальна информация, которую вы получаете или можете получить из [экранов запросов "Super Duper ErS", или ежемесячных совещаний по проекту, или выездов к заказчику, или "Журнала мгновенного управления", "Еженедельного отчета о движении денежных средств" и т.д.]?
Другими словами, в какой степени информация, полученная из этого источника, поддерживает или отвечает вашим критическим факторам успеха, критическим бизнес-процессам, критическим текущим проблемам или явным целям и задачам?
Оцените по шкале от 0 до 5, обведя одну из цифр или поставив прочерк (-) между цифрами:
Продолжая тот же пример, исполнительным пользователям предлагается оценить тот же информационный поток на предмет информационной эффективности по шкале типа Likert. Задается следующий вопрос:
Насколько эффективна информация, которую Вы получаете или можете получить с [экранов запросов "Super Duper EIS" (или других источников информации)]?
Другими словами, насколько простым в использовании, доступным, лаконичным и гибким в применении является для Вас этот источник информации?
Оцените по шкале от 0 до 5, обведя одну из цифр или поставив прочерк (-) между цифрами:
Если эту же информацию оценить по шкале Лайкерта по всем остальным атрибутам информации, то возникает общая картина кинетичности информационного потока в целом.
Едва ли A
незначительная значимость значимость значимость
0-0.9 1 - 1.9
Таблица 1.
Умеренно актуально
2 - 2.9
Очень актуально
3 - 3.9
Крайне актуально
4 -5
Картина или модель, возникающая после оценки каждого из пяти атрибутов кинетической информации для данного информационного потока, может быть представлена в виде "доски дротиков". Каждый из атрибутов или факторов оценивается по шкале Лайкерта, причем "низкая" оценка по каждой шкале находится на внешней стороне "доски дротиков", а "высокая" - в центре доски, т.е. в "яблочке". Модель доски для кинетической информации показана на рис. 1.
Это иллюстрирует гипотетический пример, в котором "супер-пупер ИСС" как кинетический источник информации был оценен группой руководителей-пользователей (с помощью пяти вопросов по релевантности, эффективности, качеству, ценности и "почему-как" и шкалы Likert для каждого из них). Гипотетические оценки были следующими:
I. актуальность - 4.1,
2. эффективность - 3.7,
3. качество - 3.5,
4. ценность - 3.6, и
5. что-как - 3,1.
Таким образом, общий средний балл составляет 3,6 (округленно). Это означает, что "супер-пупер" экраны запросов EIS в целом предоставляют полезную информацию, но ее можно было бы расширить до кинетической информации, улучшив несколько областей.
Кинетическая информация, графически представленная ориентацией "бычьего глаза" в модели доски для игры в дартс, является оптимальной концепцией, оптимальной в том смысле, что при наличии всех атрибутов кинетической информации действие будет активизировано и наполнено энергией. Это имеет отношение к эффективному использованию информации в организациях и к "нижней линии", где информация является ключевым ресурсом знаний, конкурентных преимуществ и человеческой эффективности.
МЕТОДОЛОГИЯ КИНЕТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
Здесь не хватит места для подробного описания методики кинетической информации, поэтому она будет изложена кратко. Она предполагает отбор группы руководителей организации, которым предлагается принять участие в трехдневной работе и обучении в течение примерно одного месяца. Помимо тренинга, проводится несколько опросов об используемых источниках информации, наиболее важных и наименее важных информационных потоках, кинетическая оценка этих потоков и оценка самой кинетической информационной конструкции, причем все это ориентировано на процесс культурно-организационных изменений.
Малоэффективны
0 - 0 . 9
A
немного эффективный
1 - 1.9
Таблица 2. Умеренно
эффективный 2 - 2,9
Очень эффективный
3 - 3.9
Чрезвычайная эффективность
4 - 5
ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
От теории учета к теории систем через практику
Кристофер Дэвис
Факультет вычислительной техники Университет Западной Англии Бристоль
ВВЕДЕНИЕ
В данной статье представлен обзор современной практики оценки информационных систем. Подчеркивая неадекватность некоторых широко используемых методов, мы стремимся показать, как переход от рациональной, редукционистской перспективы теории учета к целостной, системной может уменьшить многие трудности, с которыми сталкиваются специалисты по информационным системам и их клиенты. В частности, обсуждается способность теории систем более адекватно справляться с временными аспектами оценки.
Доминирование методов бухгалтерского учета в процессе оценки показано в работе Grindley (1991). Семантические вопросы, облегчающие понимание, признаются - они рассматривались в других работах, а в данной статье акцент делается на образовательной ценности принятия системного подхода к оценке с целью содействия более осмысленной оценке информационных систем. Утверждается, что необходимо общее коллективное восприятие информационных систем.
Описывается текущее исследование, целью которого является изучение возможностей организационного обучения с помощью практических исследований на протяжении всего жизненного цикла информационной системы, а также некоторые промежуточные результаты. Утверждается, что потребность в развитии более полного и коллективного понимания информационных систем в данной работе решена более полно, чем в любой другой традиционно используемой методике, в результате применения лонгитюдного подхода к исследованию действий.
ОЦЕНКА
Кин (Keen, 1994) отмечает, что оценка может служить различным целям, и поэтому используемые конкретные методы оценки должны соответствовать их назначению.
Оценка информационных систем - это оценка инвестиций. Наиболее проблемной областью как для создателей, так и для специалистов по оценке информационных систем является оценка выгод, которые эти системы приносят организации. Традиционная оценка информационных систем сосредоточена на материальных артефактах - компьютерах и поддерживающих их коммуникационных технологиях - в силу очевидности их высокой стоимости, что привело к доминированию в этой области бухгалтерских методов оценки. Неизбежно, что такая оценка проводится в основном постфактум и игнорирует процессные аспекты информации и часто нереализованные преимущества, которые она может принести организации. Парадоксально, но доминирование такого исторического анализа также препятствует содержательной оценке решения об инвестировании. Такие решения часто принимаются на стратегическом уровне организации в связи с уровнем инвестиций. Однако оценка инвестиций обычно основывается исключительно на операционных аргументах, как правило, концентрируясь на доказательствах снижения затрат для обоснования инвестиций.
Таким образом, оценка становится "хронологически затруднительной" по целому ряду причин, не в последнюю очередь из-за временного лага между решением об инвестировании и внедрением информационной системы. Что еще более важно, системная природа организаций, информации и самой оценки игнорируется методами бухгалтерского учета.
Подобные недостатки хорошо иллюстрируются факторами, приведенными в ответах на вопрос Grindley (1991), который пытался выявить факторы, вызывающие трудности при проведении оценки:
Автоматизация" административных процедур не рассматривается как преимущество, поскольку такая деятельность "тыла" воспринимается лишь как накладные расходы "фронтшопа" или основной организационной функции;
обоснование инвестиций в информационные системы для непроизводительных функций организации, таких как маркетинг, предполагает оценку и принятие рисков;
повсеместное распространение информационных систем требует значительных инвестиций в инфраструктуру для их поддержки - поскольку конкретного применения не предполагается, то и пользы от них никакой;
инвестиции в информационные системы носят не только существенный, но и спазматический, а потому явно непоследовательный характер;
информационные системы не вносят прямого вклада в достижение корпоративной цели - именно сотрудники организации, пользователи информационных систем, удовлетворяют потребности клиентов, а не сами системы;
Приверженность оценке информационных систем невысока, поскольку в силу централизации, которой требует уровень и нерегулярность инвестиций, информационные системы воспринимаются как ресурс, находящийся в централизованной собственности;
выгоды от улучшения контроля, которые часто приносят информационные системы, не воспринимаются как осязаемые, поэтому им приписываются произвольные показатели дохода;
организационная гибкость, которую обеспечивают информационные системы, редко рассматривается в контексте более широких организационных изменений;
лица, ответственные за принятие решений об инвестировании в информационные системы, часто не понимают природы информационных систем и, соответственно, их инвестирования.
Ключевой трудностью является демонстрация увеличения ценности или выгоды как для финансовых спонсоров информационной системы, так и для людей, которые ее используют. Последний пункт списка Гриндли подчеркивает необходимость более глубокого понимания. Один из респондентов сказал: "Мне бы хотелось думать, что это проблема образования. К сожалению, все не так просто. Потому что у нас нет учителей. Мы путешествуем по неизведанной территории, и, поскольку там никто еще не бывал, очень опасно слушать тех, кто говорит, что знает дорогу" (Grindley, 1991, P197). Ключевой проблемой, выявленной в некоторых недавних исследованиях (Davis, 1994; Mackintosh et aI., 1994), является солипсизм, когда язык, обычаи и практика профессиональных групп помогают определить их и, следовательно, выступают в качестве барьера для исследования и оценки. Информация является особенно проблематичным фактором в этом контексте, поскольку ее распространение или обмен ею, что часто является ключевой целью развития информационных систем, воспринимается группой как угроза, поскольку такой обмен информацией может демистифицировать профессиональную практику. Информация становится ключевой валютой в "территориальных войнах" между группами, в результате чего возникает непонимание между группами как на межорганизационном, так и на внутриорганизационном уровне, что приводит к значительным неоптимальным результатам (sec Waters, 1994).
Оценка информационных систем, в частности, приносимых ими выгод, должна учитывать социальные условия функционирования систем, чтобы
i. позволяет проводить продольное исследование использования информационных систем путем сравнительного анализа текущей практики;
ii. повышение компетентности и авторитета оценщика (оценщиков) и iii. содействие постепенному росту добавленной стоимости систем.
Необходима более эклектичная система оценки, чем те, которые используются в настоящее время; система, которая может учитывать
i. длительный характер развития информационных систем и
ii. необходимое разнообразие как информационных систем, так и социальных систем, например, профессиональных групп, которые их используют. В конечном итоге такая система оценки позволит перейти к общему коллективному восприятию информационной системы и ее преимуществ, преодолев тем самым "семантический разрыв" или солипсизм, который в настоящее время препятствует эффективной оценке. Этот разрыв не может быть преодолен методами бухгалтерского учета, которые, как правило, негибки и предполагают взгляд назад, вниз и внутрь (в организационном смысле), а не наружу и вперед. Несмотря на свою систематичность, методы stich явно не являются системными и не могут быть использованы,
поэтому приходится иметь дело с огромным диапазоном представлений заинтересованных сторон системы.
Гриндли (1991) считает, что описанные выше ограничения методов бухгалтерского учета для оценки преимуществ информационных систем усугубляются разделением власти и ответственности в отношении информации в организации. Власть над процессами управления информацией в организации сосредоточена и, как правило, централизована в экспертной элите информационных технологов, в то время как ответственность за поставку товаров или услуг лежит на руководителях предприятий и их сотрудниках, а если эти сотрудники сами являются экспертной элитой, то трудности еще более усугубляются. В следующем параграфе описываются некоторые исследования, направленные на преодоление этих ограничений путем применения этнометодологического подхода к оценке информационных систем.
ПОЛЕВЫЕ РАБОТЫ
В период с июля по ноябрь 1993 г. в отделении клинических нейронаук больницы Frenchay Healtheare NHS Trust, Бристоль, проводились наблюдательные исследования. За 16 сотрудниками и 3 пациентами открыто наблюдали четыре члена исследовательской группы из Университета Западной Англии (Бристоль). Для сравнения записей наблюдений постоянно использовалось не менее двух наблюдателей. Наблюдение за участниками осуществлялось в течение как минимум одного полного рабочего дня; часто продолжительность наблюдения увеличивалась, особенно в случае пациентов и хирургов, чтобы обеспечить непрерывность наблюдения за их эпизодическим уходом и практикой, соответственно. Время проведения наблюдений также варьировалось таким образом, чтобы проследить рутинную и нерутинную деятельность в разное время дня и ночи.
Полевые записи делались открыто во время наблюдаемого действия или сразу после него. При этом иногда возникали проблемы, когда субъекты, кроме директора, не были осведомлены о целях исследования; в таких случаях сразу же давалось объяснение, чтобы развеять опасения и сохранить прекрасные рабочие отношения, которые сложились за прошедшее время. Для записи наблюдений в полевых условиях использовался лист проформы, который изначально индексировался по времени и месту. Записанные от руки наблюдения каждого наблюдателя сводились воедино и печатались под руководством одного из членов группы, а затем сверялись с оригинальными полевыми записями их авторов; эта важная, хотя и низкоуровневая, проверка оказалась очень трудоемкой.
Отдельные действия, зафиксированные в сводных теневых историях, затем анализировались для составления списков наблюдаемых проблем управления информацией, а также интерфейсов или взаимодействий, которые выполнялись в момент возникновения проблемы. Наша цель состояла в том, чтобы еще больше консолидировать записанные данные и одновременно преобразовать их из последовательного списка действий в список наблюдаемых проблем. В таком виде проблемы могли быть легко проранжированы наблюдателем, что позволило составить список приоритетов для вмешательства в информационные системы. Такой список полезен как для проводимых научных исследований, так и для разработки функциональной спецификации интегрированной клинической рабочей станции.
На следующем этапе "теневой" работы проводилась дальнейшая проверка результатов полевой работы "теневиками"; обратная связь с "теневиками" осуществлялась в виде общего списка типов проблем, представленных в табличной классификации и составленных на основе анализа всех полевых заметок. Испытуемых просили указать частоту встречаемости описанных ситуаций и их значимость для них. В помощь им была выдана копия их теневой истории. Результатом этого этапа исследования стал список проблем и связанных с ними интерфейсов, которые сами "теневики" определили как приоритетные. Эта приоритетность может быть подтверждена дальнейшими, более целенаправленными наблюдениями на местах и сравнением с результатами аналогичных исследований, проведенных в других странах.
Основные выводы, сделанные на данном промежуточном этапе исследования, сводятся к следующему:
Почти три четверти всех выявленных проблем управления информацией касались ручных, а не компьютерных систем;
В качестве причинного фактора часто называлась плохая коммуникация между группами, ответственными за клинический процесс (профессионалами, полупрофессионалами и непрофессионалами);
наблюдаемые проблемы, несмотря на их значимость, часто не осознавались заинтересованными сторонами. Для "решения" проблемы были внедрены механизмы преодоления, которые вошли в повседневную практику;
масштаб и альтернативные издержки наблюдаемых проблем не были осознаны.
Сами результаты и их значение более подробно рассмотрены в работе Waters (1994).
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБУЧЕНИЕ
Цель данного исследовательского подхода заключается в том, чтобы обеспечить продвижение к общему коллективному восприятию того, чем являются информационные системы и что они могут (и не могут) делать, путем вовлечения участников в процесс оценки. Таким образом, сами участники могут преодолеть разрыв между содержанием оценки (сбор данных, ведение записей) и ее контекстом (целями, которые ставятся перед оценкой) (Farbey et aI, 1993). Недовольство оценкой информационных систем и, соответственно, самими информационными системами во многом объясняется неправильным пониманием конечной цели оценки, которая должна заключаться в понимании и обучении. Утверждается, что развитие современных исследований в направлении изучения возможностей организационного обучения с помощью практических исследований на протяжении всего жизненного цикла информационной системы в какой-то мере поможет решить эту проблему. Инициатива гибридных менеджеров, направленная на преодоление семантического и культурного разрыва между "технологами", отвечающими за разработку информационных систем, и "бизнесменами", ответственными за их эффективное использование, является правильной, но недостаточной.
Аргирис и Шон (Argyris, Schon, 1978) дают ценные сведения о двойных связях или скрытых планах, которые препятствуют организационному или групповому обучению. Если рассматривать их в контексте описанного выше солипсизма, то отсутствие такого обучения становится ключевым моментом в непонимании назначения, возможностей и ценности информационных систем. Аргирис и Шон объясняют, что организации коллективно участвуют в одноцикличном обучении, прививая сотрудникам принятую мудрость, тем самым ожесточая их (интеллектуально), заставляя принимать организационные нормы, оставляя нормы неоспоримыми, организационное обучение подавленным, а власть группы неоспоримой. Аргирис и Шон (Argyris, Schon, 1978) показывают, что такое одноциклическое обучение возникает на основе врожденных "теорий действия", которыми индивиды руководствуются при принятии повседневных решений. Вторичная, более долгосрочная цель исследования, представленного в настоящем документе, заключается в изучении того, в какой степени теории действия и организационное обучение могут влиять на процесс разработки информационных систем и быть подвержены его влиянию; это потребует дальнейшего развития используемой на сегодняшний день системы оценки для измерения как преимуществ информационных систем, так и группового/организационного обучения.
Теоретики систем могут внести свой вклад в эти исследования, но только путем демонстрации ценности своей собственной практики. Остается надеяться, что мы, системные практики, сможем разработать методы оценки, которые позволят преодолеть доминирование бухгалтеров, и тогда изучение информационных систем будет направлено на их оценку, а не на обесценивание.
Важнейшие вопросы управления и контроля информации
Джеймс Гиллиган
Школа информационных систем Факультет компьютерных исследований и математики Университет Западной Англии
ВВЕДЕНИЕ
Поскольку новые организационные формы требуют существования и взаимодействия систем управленческой информации и контроля через соединительные метасистемы (а не просто сети), такие как Интернет, необходимость изменений в теории и практике аудита информационных систем обеспечивает критический фокус для существенных вопросов в текущих методологических подходах к разработке информационных систем для бизнеса и в эпистемологических предположениях, которые делаются в отношении таких систем.
Аудит был выбран как область исследования информационных систем, включающая важные вопросы управления и контроля информации, значимость многих из которых, вероятно, будет возрастать. На сегодняшний день аудит является скорее реактивным, чем проактивным агентом в управлении системами. Обсуждая критическое отставание аудита от технологий, Вебер (Weber, 1988, p.xiii) предупреждает, что "...скорость разработки и внедрения новых компьютерных технологий, похоже, опережает скорость, с которой мы можем разрабатывать жизнеспособные методологии аудита".
Современные темпы развития новых организационных форм и новых технологий, особенно в области коммуникаций, требуют критического пересмотра такой позиции. Данная статья представляет собой краткое изложение первых результатов проводимого автором исследования обоснованности системного подхода к аудиту CBIS в контексте организационных изменений и появляющихся технологий.
РОЛЬ АУДИТА В CBIS
Американская бухгалтерская ассоциация дает следующее общее определение аудита: "Аудит - это систематический процесс объективного получения и оценки доказательств, касающихся утверждений об экономических действиях и событиях.
Согласованность между этими утверждениями и установленными критериями и доведение результатов до сведения заинтересованных пользователей" (Cushing and Romney, 1994, p. 694).
В рамках этого определения существует ряд категорий внутреннего аудита:
Аудит информационных систем, который занимается проверкой общего и прикладного контроля CBIS.
Финансовый аудит, связанный с проверкой достоверности и целостности бухгалтерской отчетности.
Операционный аудит, иногда называемый управленческим аудитом, связан с проверкой операционных показателей конкретных видов деятельности в организации.
Аудит соответствия, используемый для оценки соблюдения организацией законов, договоров
положения, государственные нормативные акты и другие обязательства перед внешними сторонами.
В данной работе рассматриваются в основном первая и последняя из этих категорий. Кушинг и Ромни (Cushing and Romney, 1994, p. 698) утверждают, что аудит соответствия "имеет меньшее значение", чем другие категории. В данной работе высказывается предположение, что хотя в прошлом это, возможно, и было так, но по мере распространения межорганизационных систем (МОС) и электронного обмена данными (ЭОД) роль аудита соответствия, скорее всего, будет возрастать и приобретать существенное значение в рамках самой области аудита ИБ. Трудности управления и контроля в "недоверенной сети" (IEEE Computer Society, 1994), такой как Интернет, когда она и ей подобные становятся средствами обмена данными и участия в коммерческой деятельности, несомненно, повысят роль аудита соответствия. Цель данной статьи - выявить разрыв между традициями и будущим аудита в таких условиях.
Стандарты профессиональной практики внутреннего аудита Института внутренних аудиторов гласят (Cushing and Romney, 1994, p 695): "сфера применения внутреннего аудита включает изучение и оценку адекватности и эффективности системы внутреннего контроля организации и качества выполнения возложенных на нее обязанностей". Пять специальных стандартов посвящены области применения аудита:
1. Надежность и целостность информации.
2. Соответствие политикам, планам, процедурам, законам и нормативным актам.
3. Сохранность активов.
4. Экономичное и эффективное использование ресурсов.
5. Достижение установленных целей и задач для операций или программ.
Отметим, что второй стандарт требует соблюдения. Кушинг и Ромни (Cushing and Romney, 1994, p. 696) утверждают, что "обеспечение соответствия подобным вопросам требует глубокого анализа самого средства обработки информации".
Важно отметить, что термин "внутренний аудит", а также использование слов "система" и "внутренний контроль" предполагают наличие четко ограниченной, доступной и относительно статичной организации. Подобные характеристики, как правило, в меньшей степени относятся к современным организационным формам и появляющимся технологиям. Для проведения такого анализа Американский институт сертифицированных общественных бухгалтеров (Cushing and Romney, p. 704) предлагает четырехступенчатую схему:
Рассмотрим возможные типы ошибок и нарушений.
Определить процедуры бухгалтерского контроля, которые должны предотвратить или обнаружить такие случаи
ошибки и нарушения.
Определить, предписаны ли необходимые процедуры и выполняются ли они.
удовлетворительно.
Оценить все слабые места, т.е. типы потенциальных ошибок и нарушений, которые не
охваченных существующими процедурами контроля - для определения их влияния на а) характер, сроки и объем аудиторских процедур, которые необходимо применить, и б) предложения, которые необходимо сделать клиенту.
Это соответствует принятой практике "риск-ориентированного" аудита, требующего "анализа систем", "тестирования средств контроля", "оценки слабых мест в системе контроля и компенсации средств контроля". И в этом случае предполагается доступность и постоянство системы. Здесь нет необходимости подробно рассматривать различные инструменты, доступные для проведения такого анализа. В любом компетентном учебнике по аудиту ЭПР (например, Harnois, 1991) приводится перечень методов сбора и оценки доказательств, аналогичных методам поиска и анализа фактов в вычислительной технике. Однако следует отметить, что некоторые методики аудита применяются в последнее время и имеют отношение к рассматриваемым в данной работе изменениям.
Традиционный подход к системному аудиту часто напоминает археологию. Аудитор, изучая существующие или прошлые транзакции, пытается выявить и аутентифицировать "остатки" записи данных и построить на их основе проверяемую модель событий в исследуемой системе. Очевидно, что такой подход допускает принципиальную слабость современного аудита - проверку после события. Мошенник или ошибочная программа могут быть обнаружены только тогда, когда уже слишком поздно, если вообще обнаружены.
Чтобы компенсировать это в условиях все более широкого распространения онлайновых систем в 70-80-е годы, аудиторы стали применять такие методы, как относительно сложный файл обзора аудита системного контроля (SCARF) и непрерывное и прерывистое моделирование (CIS). В SCARF модули аудита встраиваются в прикладное программное обеспечение хоста. [Таким образом, транзакции, которые определяются как представляющие особый интерес, добавляются в файл SCARF и периодически проверяются аудиторским персоналом. Вебер (Weber, 1988, p. 710) приводит таксономию "информации", собираемой в таких системах, включая ту, которая относится не только к существенным неточностям, но и к "отклонениям в политике и процедурах". В CIS встроенные модули аудита располагаются не в приложении, а в системе управления базами данных, к которой обращается приложение. Преимущество заключается в том, что пользовательские программы (точнее, программисты) не имеют прямого контакта с модулями аудита. Такие подходы отделяют аудит от приложения и поэтому могут оказаться полезными при разработке методов аудита, когда приложение, его пользователь и средства взаимосвязи по своей природе удалены и неизвестны. Однако в целом современные подходы к аудиту компьютерной информации основаны на том, что специалисты по аудиту используют методики, предполагающие наличие полузакрытой, четко ограниченной информационной системы предприятия. Это справедливо не только для аудита, но и для самих системных методологий. Хотя в прошлом это предположение было вполне обоснованным, теперь на него можно не полагаться.
АКТУАЛЬНАЯ ЭПИСТЕМОЛОГИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
В настоящее время термин "компьютерные информационные системы" заменил термин "обработка данных", который чаще всего используется для описания профессиональной принадлежности и направления академического обучения тех, кто интересуется использованием компьютеров в бизнесе. Следовательно, хотя это и не обязательно, доминирующим взглядом на применение компьютеров в бизнесе является эпистемология системного мышления. Действительно, настолько распространено представление о "вычислениях для бизнеса" как об "информационных системах", что трудно обсуждать применение компьютеров в бизнесе, не прибегая к слову "система". Эта позиция все чаще подвергается сомнению, и в данном случае она рассматривается в контексте аудита как вида деятельности, связанного, но не подчиненного предположениям ученых, практиков и специалистов по информационным системам.
В работе Gilligan (1994) утверждается, что слово "информация" - это термин, который в настоящее время применяется к большому числу видов деятельности, основанных на использовании компьютеров, и уже не дает нам полезного определения. Однако то, что может показаться просто педантичным, имеет значительные последствия в реальном мире, когда мы смотрим на меняющиеся технологии, которые применяются в компьютерной деятельности. Например, насколько полезно описывать телефонный разговор или сообщение электронной почты как часть информационной системы? Является ли видеоконференция или групповая работа "информационной системой", соответствующей какой-либо традиционной эпистемологии в рамках этой дисциплины? Можно утверждать, что более распространенное употребление слова "система" не учитывает некоторые аспекты эмерджентных технологий, основанных на слабо связанных системах, находящихся в состоянии постоянной модификации и изменения, которые не обязательно должны рассматриваться как внутренне системные. Представляется возможным, что наряду со словом "информация" слово "система" в настоящее время используется в смысле, требующем радикального переосмысления. Это требование отчасти интеллектуальное, когда эти слова больше не дают нам полезных определений, заставляя пересмотреть эпистемологию предмета; а отчасти прагматическое, когда изменились организации или технологии, требующие от нас пересмотра средств, с помощью которых мы обсуждаем наши ситуации и требования. Со словом "система" тесно связано слово "граница". Литература, посвященная системному мышлению и практике, в некоторой степени представляет собой запись способов установления границ, а также тех сущностей и процессов, которые являются внутренними, внешними и переходными по отношению к тому, что рассматривается как модель системы. Эпистемология предполагает, что такие системы хорошо ограничены и содержатся внутри организации, что данные являются собственностью и их обработка может быть определена.
Системные методологии использовали такие предположения и развивались для поддержки более высоких уровней организационных требований, фокусируясь на эпистемологическом разделении субъекта и объекта (Doyle and Wood, 1991), необходимости хорошо спроектированных продуктов (Date, 1986) или соответствия консенсусному мнению о том, что желательно для управления и контроля организации (Checkland, 1981). Современные коммуникационные технологии могут разделять некоторые из этих эпистемологических идей и связанные с ними репрезентативные техники, но они принципиально отличаются от них тем, что не признают права собственности на системы или их интериоризации каким-либо лицом или организацией. Они используют их для участия в информационном процессе пользователя, а не для представления информации как таковой. Нельзя сказать, что Интернет хранит "информацию" в традиционном смысле (как "осмысленные" данные), поскольку в буквальном смысле невозможно определить, кто получит к ней доступ и что из нее возьмет.
Во многих областях возникающих коммуникационных технологий доступ и использование не предполагают четко сформулированных требований со стороны лица или организации, желающих воспользоваться тем или иным объектом. Существуют ресурсы, доступные для использования в деятельности по работе с информацией, осуществляемой пользователем. Такие средства не претендуют на преобразование данных в информацию, они доступны для тех, кто хочет быть информированным. Их преимущество заключается в управлении ресурсами, где информация остается деятельностью пользователя. Они не вписываются ни в методологию жестких или мягких систем, ни в "системный" взгляд на информацию, ни в корпоративные стандарты разработки информационных систем. Мы можем оглянуться назад, на устоявшийся класс компьютерных информационных систем, которые характеризуются моделированием организационной реальности, четко ограничены и претендуют на предоставление "информации". Однако сегодня появляется новый класс компьютерных технологий, которые адаптивны в своих средствах моделирования реальности, слабо ограничены и помогают пользователю в процессе получения информации. Этот последний класс не может быть легко определен в рамках традиционной эпистемологии информационных систем, но он включает в себя многие современные компьютерные технологии, для которых характерны роли предоставления данных, поддержки принятия решений или коммуникации.
ВЛИЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ, ВОЗНИКАЮЩИХ ТЕХНОЛОГИЙ И СОЕДИНИТЕЛЬНЫХ МЕТАСИСТЕМ НА РОЛЬ АУДИТА
Мы стремительно вступаем в эпоху "соединительных метасистем", которые представляют собой нечто большее, чем просто сети. Открытые, а не закрытые, они представляют собой магистрали данных на глобальном уровне, которые могут использоваться как отдельными людьми, так и корпорациями, с возможностью предоставления телекоммуникационных протоколов, сетевого управления, клиент-серверного программного обеспечения, человеческого компьютерного интерфейса и, конечно, приложений. Все эти "системные" компоненты могут поступать с нескольких или многих машин, локально или удаленно, по желанию пользователя. Общие клиент-серверные технологии - один из первых шагов в этом направлении, но шагов, расширяющих горизонты пользователя на каждом уровне компьютерного комплекса. Пользователь может сидеть за ПК и при этом работать в межконтинентальных компьютерных сетях, составляющих Интернет, не ощущая перехода с одной машины или континента на другой. Программное обеспечение может выполняться с ПК на серверах, расположенных по всему миру на недоверенных объектах, доступ к которым осуществляется через недоверенные сети. Как идентифицировать деятельность, компоненты которой могут существовать на нескольких машинах и на нескольких континентах? Можем ли мы по-прежнему использовать слово "система" для описания применения компьютеров в глобальных сетях? Это не просто более крупные системы, они отличаются друг от друга фундаментальным образом. Например, топология, компоненты и персонал Интернета постоянно меняются. Здесь нет необходимых компонентов, каждый из них может быть заменен другим. Эпистемология таких "связных метасистем" существенно отличается от эпистемологии дискретных, ограниченных приложений. Мы должны задаться вопросом, насколько правомерны наши методологии аудита и системного анализа в такой среде.
Развитие ED! и lOS, хотя и относительно ограниченное на сегодняшний день, не является чем-то новым. В частности, в банковских приложениях банкоматы работают в "недоверенных" сетях. Существующее коммерческое применение таких технологий показывает, что они могут оказаться весьма успешными в контролируемой среде (Hirschheim and Adams, 1991, pp. 65-66), и в особенности там, где такая деятельность сосредоточена на обмене по сети стандартными документами (Hinge, 1988). В значительной степени трудности и нежелание следовать таким тенденциям могут быть связаны с невозможностью аудита или контроля доступа со стороны конкурентов или других враждебных агентов. Однако в скором времени это нежелание будет проверено развитием ЛОС более высокого уровня, переходящих от обмена документами к поддержке принятия решений и стратегическому управлению. Такое развитие не обязательно должно ограничиваться внутренними системами одной или нескольких организаций. Действительно, стратегические системы обычно зависели от внешних ресурсов, и, поскольку глобальные средства теперь технически доступны, требования руководства, скорее всего, пойдут в направлении использования этих ресурсов. Развитие технологий CSCW (Computer Supported Cooperative Work) и DDSS (Distributed Decision Support Systems) может привести к появлению динамически связанных специализированных организаций, совместно использующих глобальные информационные ресурсы, что станет дальнейшим шагом в направлении концепции квазифирм, следуя тенденции развития новых организационных форм. В таких условиях, когда взаимодействие между организациями не только значительно, но и, возможно, является самым крупным компонентом этой среды, должны измениться и методы, с помощью которых аудиторы должны работать в компьютерных системах. Вебер (Weber, 1988, p. 15) утверждает, что
"Сбор доказательств надежности системы ЭПР более сложен, чем сбор доказательств надежности ручной системы. Аудиторы сталкиваются с разнообразными и порой сложными технологиями внутреннего контроля, которых не было в ручной системе..... Аппаратное и программное обеспечение продолжает быстро развиваться, и, хотя существует некоторый временной лаг, соответствующие средства контроля также быстро эволюционируют".
Учитывая цитату, с которой началась данная статья, это отставание не стоит недооценивать. Какие бы меры предосторожности ни принимались, Вебер (1988, с. 19) признает, что "Мошенничество, совершаемое квалифицированного системного программиста может быть практически невозможно обнаружить аудитору, не обладающему соответствующим уровнем технических знаний".
Однако вера специалистов по вычислительной технике в методологии решения системных проблем находит отражение в современной литературе по аудиту. Для функционалистов, таких как Харнуа (Harnois, 1991), новая технология представляет собой трудности, которые должны быть решены с помощью все более функциональных методов. Харнуа (1991, с. 15) перечисляет конкретные задачи аудита ЭПР обработки персональных компьютеров:
Обеспечить наличие эффективной корпоративной политики в отношении приобретения и использования программного обеспечения.
Убедитесь, что все необходимые элементы управления вводом, выводом и обработкой присутствуют в каждой операции ПК.
Убедитесь, что для работы в компании используется только легально приобретенное и лицензионное программное обеспечение.
Затем шестьдесят страниц отводится пошаговому аудиту компьютерной системы ПК, в ходе которого проверяются пароли, блокировка дверей, списки каталогов и безопасность пользователей. Это очень тщательная внутренняя проверка, хотя она не предусматривает передачу или получение данных во внешних сетях. Как обеспечить полноту такого аудита, если ПК имеет доступ к 40 тыс. сетей, составляющих Интернет?
Вебер (1988, с. xiii) утверждает:
"Возможно, в более традиционных областях аудита мы, аудиторы, обретаем уверенность в надежности наших методик. Конечно, судебные иски по-прежнему имеют место, но проблемы, похоже, заключаются скорее в применении методик, чем в самих методиках".
В свете стремительного развития технологий и организационных изменений, которые не под силу традиционным системам и методологиям аудита, эта уверенность становится все более неуместной. Тенденции использования средств связи, децентрализованных организаций, EDI, lOS и альтернативных структур работы свидетельствуют о том, что традиционные методо-логические подходы уже находятся под давлением. Рост коммуникаций рассматривается как одна из основных проблем аудита. Вебер (Weber, 1988, p. 930) отмечает, что особую озабоченность вызывает следующее:
I. Системы электронного перевода средств. 2. Офисные информационные системы.
3. Электронные услуги для клиентов
4. Системы электронных сообщений.
Отмечены следующие проблемы:
I. Эти системы, как правило, технологически более сложны, чем централизованные. В них "больше компонентов, больше интерфейсов между компонентами и более высокий уровень функциональности".
В системах передачи данных часто наблюдается повышенная опасность. Средства контроля могут быть обойдены в большем количестве точек системы. Технология контроля "несколько нестабильна и продолжает развиваться". Передаваемые данные сами по себе становятся все более ценными.
Системы передачи данных увеличивают зависимость между пользователями. Например, в системе EDI "нарушение контроля в одной части системы потенциально подвергает опасности всех пользователей системы..... Необходимо разработать глобальные стандарты контроля и назначить человека, который будет следить за соблюдением этих стандартов пользователями. Однако по мере расширения сетей становится все труднее обеспечить требуемый уровень контроля. '
Вопросы конфиденциальности приобретают все большее значение.
5. Повышается вероятность незаконного или мошеннического использования сетей передачи данных.
Особенно важно, что Вебер отмечает, что чем крупнее становятся сети, тем сложнее обеспечить соответствие стандартам. Кроме того, с учетом нашего неудачного опыта создания стандартов связи даже на самом базовом техническом уровне в компьютерном мире, представлять себе внедрение "глобальных" стандартов под управлением контролирующего органа - это поразительный оптимизм. Вебер заключает: "Аудиторам придется провести серьезные исследования и приобрести значительный практический опыт работы с системами передачи данных, прежде чем будут разработаны соответствующие средства контроля и аудиторские процедуры".
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Из литературы по аудиту ЭДП видно, что аудитор располагает множеством сложных методик, позволяющих справиться с аудитом больших компьютерных систем. Однако почти в каждом случае эти возможности направлены на полузакрытые, централизованные или внутренне распределенные системы, а не на открытые или внешние.
Очевидно также, что рост использования внешних сетевых средств продолжается. Только за III квартал 1994 года использование Интернета (Internet Society, 1994, p. I) увеличилось на 21%. Домен .com (коммерческий) стал самым крупным в Сети. Домен .net (сетевой), который активно используется многими провайдерами услуг передачи данных для своих клиентов, вырос на 66%.
Системные методологии, преобладающие в системном мышлении, имеют в своей основе эпистемологию, предполагающую наличие контролируемой среды и замкнутой компьютерной системы. Для наших компьютерных сетей это уже не актуальные образы. К тому, что Чамберс и Корт (1991, с. 70) называют "мошенничеством, связанным с компьютером", "мошенничеством с помощью компьютера" и "мошенничеством, зависящим от компьютера", следует добавить риск "недоверенных сетей". Изменения в нашем понимании того, как сохранить контроль над нашей деловой активностью в рамках таких технологий, могут стать неотъемлемой частью участия в глобальных сетях.
Первым требованием должно быть "проектирование для аудита". CIS и SCARF - это шаги в этом направлении, но дальнейшие шаги должны быть сделаны за пределами организационной границы. В качестве отправной точки можно предложить встроенные модули во внутренних системах, через межсетевой экран, в клиент-серверных приложениях и т.д. Понятие "встроенные модули" может напомнить читателю утверждения о том, что государственные телекоммуникационные компьютеры осуществляют проверку звонков за пределами национальных границ, когда известные конфиденциальные телефонные номера вызывают запись разговора. Появление "недоверенных сетей" может означать, что подобные методы окажутся актуальными и для возникающих технологий бизнес-систем. Организационные, технические и социальные соображения весьма существенны, а аудиторские последствия пренебрежения такими методами могут оказаться непреодолимыми. Однако даже этого будет недостаточно. В литературе в ряде мест признается недостаток фундаментальных исследований. Вебер (1988, с. 935) отмечает:
"На сегодняшний день в области аудита ЭДП проведено мало теоретических и эмпирических исследований... Хотя в настоящее время существует достаточно обширная литература, она в основном состоит из трудов практиков. Таким образом, опыт аудиторов ЭДП достаточно хорошо документирован, но фундаментальные исследования отсутствуют... Для развития исследовательской базы необходимы обязательства в области аудита ЭДП".
Однако маловероятно, что аудиторы поймут суть меняющихся технологий, когда те, кто создает информационные системы, имеют лишь ограниченное представление о том, какой эффект можно ожидать от коммерциализации глобальных сетей.
Данная статья является результатом первоначального исследования с системной точки зрения изменений в теории и практике аудита, которые могут потребоваться в результате организационных изменений
и внедрение коммерческих внешних и недоверенных сетей в ближайшие годы. Есть надежда, что о дальнейших разработках можно будет сообщить на будущих конференциях.
УЧЕТ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ РАЗЛИЧИЙ В ПЕРСПЕКТИВЕ ПРИ СИСТЕМНОМ ПОДХОДЕ К АНАЛИЗУ ТРЕБОВАНИЙ К ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ
Джуди Маккей и Питер Х. Маршалл
Школа информационных систем Куртинского технологического университета Перт, Западная Австралия Австралия
Инвестиции в информационные системы (ИС) и информационные технологии (ИТ) в современных организациях широко распространены и значительны. Сегодня мало какой бизнес может эффективно и конкурентоспособно работать, не прибегая хотя бы к минимальной зависимости от ИС/ИТ как неотъемлемой части повседневной деятельности. Для большинства из них инвестиции в ИБ/ИТ составляют значительную долю капитальных и операционных затрат. Более того, для этих организаций получение адекватной отдачи от инвестиций стало насущной проблемой менеджмента (Ward et aI., 1990). Отсюда можно сделать вывод, что разработка информационных систем (ISD), независимо от того, определяется ли она как разработка компьютерных систем на основе первых принципов, или как адаптация готовых пакетов, или как некоторый вариант этих двух крайностей, является общим, необходимым и важным процессом в большинстве современных организаций.
Однако научная литература изобилует рассказами о разочарованиях и неудачах в проектах ИСД (Eason, 1988; Galliers, 1993). Более тщательное изучение некоторых исследований, посвященных неудачным проектам в области ИСД, поражает воображение. Форд (Ford, 1994) сообщает, что менее 10% заказных ИС успешно внедряются и используются без существенной модификации, и что более 50% проектов по ИСД не приводят к созданию системы, которую пользователи считают удовлетворительной. В исследовании Министерства торговли и промышленности, проведенном в 1988 году (Flynn, 1992), говорится о том, что некачественные ИС обходятся Великобритании в один миллиард фунтов стерлингов ежегодно, причем эта цифра не включает оценки потери бизнеса, ущерба репутации и упущенных возможностей для бизнеса, непосредственно связанных с неудачей ИС.
Тщательный анализ причин, лежащих в основе многих из этих неудач и разочарований, позволяет выявить четыре основные темы, первые три из которых представляются весьма взаимосвязанными и представляют особый интерес для данной статьи. Эти четыре темы таковы:
- существовали трудности с адекватной оценкой масштаба и контекста ISD
- существовали трудности с адекватным определением информационных потребностей пользователей - существовали трудности в общении между аналитиками и пользователями - плохой контроль бюджета (Hirschheim, 1985; Davis, 1992; Flynn, 1992)
Таким образом, можно сделать вывод, что адекватное определение информационных потребностей пользователей, обращение к соответствующему организационному проблемному контексту и принятие процесса, который адекватно поддерживает коммуникацию между участниками (аналитиками и пользователями), на ранних стадиях разработки систем остается сложной проблемой. И это несмотря на многочисленные технологические достижения в области поддержки процесса разработки информационных систем, такие как, например, CASE-средства.
В данной статье авторы утверждают, что применение системного подхода к анализу требований к информационным системам (ISRA) может помочь смягчить некоторые из ранее выявленных трудностей. В частности, будет показано, что в методологии ISRA необходимо стремиться к учету многочисленных и часто противоречивых индивидуальных точек зрения, игнорирование которых может привести к проблемам коммуникации и разочарованию в процессе разработки системы. Методология разработки и анализа стратегических вариантов (SODA) и сопутствующая ей техника когнитивного картирования будут предложены в качестве подходящего кандидата на роль методологии для ISRA. В заключение будет кратко рассмотрен один успешный опыт применения ISRA, в котором SODA и когнитивное картирование оказались ценными вспомогательными инструментами для определения информационных требований к проекту по разработке систем в правительственном учреждении Западной Австралии.
Применение системного мышления в ИСРП
Признание того, что ИБ в первую очередь связаны с человеческой деятельностью, а не рассматриваются как чисто технические вопросы, привело к разработке и применению методологий, которые оказывали аналитику гораздо большую помощь в определении информационных потребностей пользователей (Mumford, 1981). Признание того, что целостный подход к решению проблем часто помогает выявить "субъективную" природу организационных проблем (в отличие от реальной проблемы, имеющей "объективное" существование в мире), также способствовало развитию ИСД. Такое системное мышление также, вероятно, способствует получению ценных знаний об организационных контекстах и межличностных взаимодействиях в этих контекстах (Prior, 1992). Методология мягких систем (Soft Systems Methodology, SSM) часто упоминается как мощный инструмент для предварительного анализа любого проекта по разработке систем по ряду причин (Wilson, 1989). Ее интерпретативистская позиция, признающая концепцию, согласно которой социальная реальность (и, следовательно, контекст ИСД) конструируется и реконструируется в процессе взаимодействия и переговоров между участниками, предполагает, что субъективная природа воспринимаемых проблем и их взаимосвязь с другими аспектами организационного контекста могут быть учтены при применении SSM (Prior, 1992).
Однако при любой групповой деятельности сохраняется риск того, что в условиях, когда индивиды ощущают даже незначительный недостаток психологической безопасности, различия в индивидуальных взглядах могут остаться неартикулированными. Причин тому может быть множество: напряженная политическая атмосфера, культура, поощряющая подавление разногласий, отсутствие мотивации у членов группы, неверие в искренность намерений руководства изменить ситуацию и т.д. Какова бы ни была первопричина и какова бы ни была степень серьезности этого явления, риск в ISRA заключается в том, что общее понимание организационного контекста не будет достигнуто всеми участниками, и требования могут быть сформулированы не полностью. Более того, представляется необходимым обеспечить, чтобы именно взгляды и потребности пользователей, а не аналитиков, были движущей силой последующего проектирования системы.
Немногие методологии ISRA предоставляют аналитику какую-либо поддержку в этом отношении. Например, не похоже, что SSM, несмотря на свою мощь и успех, учитывает предполагаемые индивидуальные различия в информационных потребностях и понимании организационного контекста (Holwell, 1992). Были попытки преодолеть эти ограничения путем применения технологий групповых систем поддержки принятия решений (GDSS) в ISRA. Методология GRIPPPER (Group Requirements Identification Process, Prototypes, Pilots, Evaluation and Rollout) (Wanninger & Dickson, 1992(a),1992(b); Limayem & Wanninger, 1993) позволяет анонимно вносить идеи и мнения и может помочь в выявлении индивидуальных различий, но страдает от того, что является технологически обусловленным процессом и слабо поддерживает переговорные аспекты группового процесса и тому подобное. Однако авторы утверждают, что методология SODA, подкрепленная когнитивным картированием, имеет особенности, которые позволяют говорить о том, что она хорошо подходит для применения в ЛСР. Эти особенности рассматриваются ниже.
Методология SODA И когнитивное картирование
Методология SODA была разработана Иденом и более подробно описана во многих его работах (например, Eden 1989 и 1990). SODA - это подход, разработанный для поддержки лиц, принимающих решения, в работе со сложностью и взаимозависимостью, присущими многим организационным проблемным ситуациям. Ключевым моментом в подходе SODA является то, что каждый человек в команде, принимающей решения, имеет свое субъективное представление о том, что представляет собой "проблема", и привносит в группу ряд навыков и знаний. Эту индивидуальность, различные точки зрения, навыки и знания необходимо использовать для того, чтобы отдельные люди и группа в целом могли тщательно изучить предположения, лежащие в основе сформулированных целей и ценностей, повышая уровень самосознания и межсубъектного восприятия. Из этого может вырасти уверенность и приверженность принятию решений о действиях, которые, как считается, служат улучшению воспринимаемой проблемной ситуации (Eden, 1989).
Подход SODA можно рассматривать как состоящий, по сути, из двух фаз. На первом этапе фасилитатор работает с людьми, имеющими отношение к проблемной ситуации. В ходе интервью один на один фасилитатор пытается выяснить соответствующие представления, убеждения, ценности и опыт человека в отношении проблемной ситуации (Ackermann et aI., 1991). На их основе строится когнитивная карта человека, которая впоследствии обсуждается, изучается и проверяется вместе с ним.
Можно сказать, что когнитивная карта - это модель понимания человеком проблемной ситуации с помощью лингвистических фрагментов (кусков текста), соединенных стрелками. Стрелки обозначают, что мысли или понятия, заложенные в одном фрагменте текста, приводят к другому фрагменту текста или являются его следствием. Таким образом, карты представляют собой естественное, основанное на языке отображение понимания человеком проблемной ситуации и значений, которые он приписывает понятиям, составляющим эту ситуацию. Другими словами, когнитивные карты являются средством представления того, как человек определяет и концептуализирует ситуацию (Eden, 1989).
Второй этап методики связан с проведением семинара (семинаров) SODA. На этом этапе индивидуальные когнитивные карты объединяются в групповую карту - единую модель, представляющую групповое определение воспринимаемой проблемы (Eden, 1988; Marshall et aI., 1993). Во время семинара (семинаров) SODA группа решателей проблем собирается для обсуждения и переговоров друг с другом, используя групповую карту для повышения уровня взаимопонимания через реконструкцию смыслов проблемной ситуации (Eden, 1993). Таким образом, группе оказывается помощь в достижении новых уровней понимания и осознания проблемы с целью достижения консенсуса и принятия обязательств к действию в результате диалога, основанного на индивидуальных и групповых картах (Eden, 1988).
SODA и когнитивное картирование в применении к ISRA
Существует ряд причин, по которым SODA и связанная с ней техника когнитивного картирования так хорошо подходят для поддержки ISRA. Они были подробно изложены в других работах (McKay, Marshall & McDermid, 1994), и в данной статье предлагается лишь кратко суммировать их основные положения. Следует иметь в виду, что эти аргументы отражают убежденность авторов в том, что SODA и когнитивное картирование могут помочь преодолеть некоторые причины неудач проектов по разработке систем, сформулированные ранее в данной работе.
SODA хорошо зарекомендовала себя при работе со сложностью и другими аспектами организационного проблемного контекста, такими как социальные, культурные, политические и поведенческие факторы. Все это является важными характеристиками процесса IRD (Dumdum & Klein, 1986).
SODA признает существование множества, часто противоречащих друг другу ментальных моделей
и обеспечивает рамки, в которых предположения, лежащие в основе этих моделей, могут быть исследованы.
Диалог, поддерживаемый индивидуальными и групповыми когнитивными картами, приводит к повышению уровня самосознания и общего понимания контекста информации разрабатываемая система тионирования.
Партисипативный подход SODA способствует формированию согласованного группового мнения требования к информации, что приводит к гораздо большей вовлеченности и чувствам ответственность и приверженность.
Когнитивные карты опираются на естественный язык для представления индивидуальных и групповых значения и понимания. Такая система представления в равной степени доступна пользователям и аналитикам, что помогает преодолеть проблемы коммуникации, традиционно связанные с принятием общепринятых конвенций моделирования ИБ, таких как диаграммы E-R, DFD и т.д. (Oliver & Langford, 1987). Таким образом, SODA, как правило, приводит к улучшению коммуникации между аналитиками и пользователями.
Электронные и бумажные записи различных карт, создаваемых программой COPE, помогают запечатлеть суть семинара, стимулируя эмоциональную связь с ним (Eden, 1993). Эта эмоциональная связь важна для того, чтобы освежить в памяти новые ценности, убеждения и понимания (Lewin, по Baron & Green- berg, 1990), вспомнить решения, принятые в ходе семинара (семинаров), и придать импульс обучению и стремлению реализовать принятые решения. Возможно, карты также представляют собой критический отчет о дискуссиях, разногласиях и решениях, касающихся направлений деятельности в рамках проекта IRD. Это может помочь специалистам по ИБ лучше понять меняющуюся природу требований пользователей к информации и необходимость гибкости в проектировании систем, чтобы лучше учитывать эволюционный характер ИРД в обучающейся организации.
ИССЛЕДОВАНИЕ ДЕЙСТВИЯ В АГЕНТСТВЕ XYZ
Агентство XYZ - полуавтономная государственная структура в Западной Австралии, имеющая тесные связи с транспортной отраслью. В настоящее время в агентстве работает около 230 сотрудников (примерно 100 "белых воротничков"), а три года назад их численность была более 700 человек. В 1990-91 гг. была проведена серьезная реструктуризация и модернизация деятельности агентства, которая стала необходимой после нескольких лет, в течение которых наблюдалась тенденция к увеличению численности персонала и операционных расходов, а также к снижению производительности и рентабельности. В результате сокращения численности персонала и активной политики руководства XYZ Agency
Благодаря тому, что Агентство сосредоточилось на своей основной деятельности и отличительной компетенции, оно стало работать эффективно и прибыльно. Изменения были тщательно сформулированы и доведены до сведения сотрудников, которые, как представляется, понимают причины реструктуризации и в целом принимают и поддерживают новые управленческие инициативы.
Авторы стали сотрудничать с агентством XYZ после принятия решения о переходе с Informix на Ingres. Руководитель службы ИБ решил увязать этот процесс с модернизацией и обновлением информационных систем. Перед авторами стояла задача провести ISRA для новой системы компенсаций работникам (Workers' Compensation Systems, WCS). Хотя WCS считалась небольшой системой с точки зрения количества постоянных пользователей (4), охватывающей три отдела (отдел кадров, отдел охраны труда и заработной платы), ее перестройка имела относительно высокий приоритет, в основном из-за очевидного стремления руководства к созданию безопасной и благоприятной рабочей среды.
Полная информация об этом исследовательском проекте с использованием SODA и когнитивного картирования будет изложена в другой работе (McKay, 1995), а здесь ограничения не позволяют провести полное обсуждение. Тем не менее, можно отметить несколько важных моментов.
Прежде всего, серия первоначальных интервью с пользователями, в результате которых были составлены индивидуальные когнитивные карты, на одном из первых групповых семинаров показала, что существуют довольно заметные различия во взглядах на природу и сферу применения новой системы WCS в той группе, которая в остальном была очень сплоченной. В целом можно было показать, что существовало два "лагеря", один из которых считал основной целью WCS поддержку эффективной и результативной обработки исков о возмещении ущерба, а другой, напротив, полагал, что основной задачей WCS является помощь в выявлении тенденций аварийности и, таким образом, повышение безопасности в агентстве XYZ. На совещании пользователей и руководства Сектора IS было принято решение о разработке двух систем: модернизированная WCS должна была заниматься обработкой и текущим управлением претензиями, а также выполнением связанных с ними юридических требований к отчетности, в то время как новая система "Безопасность" должна была быть разработана для выявления небезопасных рабочих зон, тенденций развития несчастных случаев в агентстве XYZ и подготовки отчетов для представления на заседаниях Исполнительного совета.
Пользователи были уверены, что когнитивные карты наглядно продемонстрировали существование различий в индивидуальных взглядах, что позволило направить энергию на то, как лучше учесть эти различия (ситуация win-win), а не превратить встречу в спор о том, чья точка зрения должна преобладать (ситуация win-lose).
Во-вторых, когнитивные карты также оказались полезными для того, чтобы помочь пользователям сформулировать свои специфические требования к информации. Во время групповых семинаров карты либо проецировались на большой телевизионный монитор, либо, что более распространено, участники получали их в печатном виде. Часто при обсуждении группы концепций пользователи делали замечания типа: "Ну, если мы все согласны с тем, что эти концепции важны, не означает ли это, что нам потребуется...". Мы не хотим сказать, что когнитивные карты были единственным средством выявления потребностей, но они оказались полезными для того, чтобы вызвать мысли и идеи, которые непосредственно привели к формулированию требований.
Наконец, использование когнитивных карт в ходе как индивидуальных интервью, так и групповых семинаров служило целям создания безличного внешнего "объекта", о котором идет речь, а не более распространенной, потенциально конфронтационной ситуации прямого общения аналитика с пользователем. Авторам, как аналитикам, было наглядно продемонстрировано, что пользователи узнают о своем контексте в процессе ISRA. Поэтому естественным и ожидаемым явлением стало то, что их понимание своих требований будет меняться по мере продолжения процесса. С точки зрения пользователей, их чувство уверенности и сопричастности к картам означало, что они могли легко определить места, где аналитики неправильно поняли или неверно интерпретировали их намерения. Карты были легко понятны пользователям и часто становились средством, с помощью которого пользователи могли уточнить понимание аналитиков. Таким образом, карты, по-видимому, поддерживали процесс коммуникации между участниками процесса.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе утверждается, что системное мышление во многом способствовало совершенствованию практики ОПРС. Однако способность учитывать различия в индивидуальных взглядах на системные требования, как утверждается, является важным, хотя и несколько упущенным из виду моментом. Возможности SODA и когнитивного картирования для ISRA были проиллюстрированы кратким описанием успешного исследования, в котором участвовали авторы.
ТЕЛЕГРАМКанал с обзорами, анонсами новинок и книжными подборками
Книжный Вестник
Бот для удобного поиска книг (если не нашлось на сайте)
Поиск книг
Свежие любовные романы в удобных форматах
Любовные романы
О психологии, саморазвитии и личностном росте
Саморазвитие
Детективы и триллеры, все новинки
Детективы
Фантастика и фэнтези, все новинки
Фантастика
Отборные классические книги
Классика
ВКОНТАКТЕБиблиотека с любовными романами, которая наверняка придётся по вкусу женской части аудитории
Любовные романы
Библиотека с фантастикой и фэнтези, а также смежных жанров
Фантастика
Самые популярные книги в формате фб2
Топ фб2
книги