Как управлять другими, как управлять собой.

5.1. НЕДОСТАЮЩЕЕ ВРЕМЯ

Проблема недостающего времени заботит

всех.

Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня.... Слова "текучка заела!" — одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Результаты исследований

Интересно сопоставить данные о переработках управленцев с эффективностью использования ими рабочего времени.

Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено уральскими социологами на большом числе предприятий Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41-часовую в 1,23 — 1,5 раза. В то же время коэффициент полезной занятости изменялся от 0,68 (у директора) до 0,77 (у начальников цехов). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (4/3) на их средний коэффициент полезной занятости (3/4), получим объем рабочей нагрузки в неделю (1).

Этот несложный подсчет показывает, что совершенно справедливо утверждение: "Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать".

У кого учиться

Итак, есть все основания не проходить мимо неиспользуемого резерва рабочего времени — возможности повысить на 1/3 эффективность его использования.

Но не является ли химерой достижение 100%- ного использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается и анализируется специалистами в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу. Обнаруженные в результате этого изучения закономерности явились основой для разработки нижеследующих рекомендаций по организации рабочего времени.

Непроизводительные траты

Однако прежде чем перейти к самим рекомендациям, необходимо назвать основные виды непроизводительного расходования рабочего времени. Они делятся на:

Присущие нам — недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами являются неорганизованность и нерациональный распорядок дня.

Не зависящие от нас — избыток совещаний, на которые мы приглашаемся, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40% рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35% времени (у многих — гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

С чего начать

В качестве первых шагов к повышению организованности крайне полезно провести самофотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Суммировав зафиксированные затраты времени за день, каждый почти наверняка ежедневно не досчитается нескольких часов. Это показывает существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, Вы будете знать структуру затрат времени и соотношение "затраты — результаты". Когда начнете работать над собой, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет Вам рост эффективности использования времени.

Есть и другой, более решительный способ получить объективную информацию — это фотография Вашего рабочего дня, проведенная кем-то из Ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к Вам человеку, так как он становится обладателем негативной информации о Вас. Ибо в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем сильнее стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для изменения их нам необходимо потрясение, не меньше... В этом плане фотография может оказаться более сильным стимулом к работе по самосовершенствованию.

Итак, первое, с чего следует начать, — это сильное желание изменить существующее положение со своим временем. Без такого желания ничего не получится — из-за нашего консерватизма, нежелания менять устоявшиеся, привычные методы работы.

Что дадут рекомендации

161

Эти рекомендации помогают получить выигрыш во времени в среднем 25—30%. Мы знаем людей, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в 2 раза больше дел. Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра

6 Зак. 352же 30% выигрыша времени является совершенно реальной (и наиболее вероятной) для всякого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов. Так показывают результаты опросов тех, кто принял эти рекомендации.

5.2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Данные рекомендации могут быть полезными руководителю, специалисту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени — как на работе, так и после нее.

И хотя они написаны применительно к труду управленца, большинство приведенных правил полезно всякому человеку — от министра до хозяйки дома.

Правило 1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке

их важности.Р

Это — первое и существенное звено в рациональной организации времени.

Один из парадоксов времени состоит в том, что, когда мы тратим время на планирование времени, его становится больше.

В памятке-правилах "Как надо работать", разработанных А.К. Гастевым [см. 14], первые два абзаца звучат так: "Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы". Сделанные нами специально подчеркивания много раз повторяющегося слова "продумать" имеют целью обратить внимание на это слово, как наиболее точно отражающее основную мысль.

Планирование работы на день рекомендуется проводить следующим образом [см. 15].

В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:

-» 1. Важнейшие дела (в порядке их важности).

-» 2. Срочные дела (в порядке срочности).

-* 3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).

-» 4. "Пока не спросят".

Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот в источник ценной информации для анализа затрат времени:

Сделав дело, зачеркивая запись, поставьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время.

Если дело сделано полностью, зачеркните, например, прямой сплошной чертой, если не полностью — волнистой; если это дело на поверку оказалось не Вашим — пунктирной линией. Впрочем, каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию.

Просматривание записей может открыть Вам глаза на особенности Вашего делового стиля и использования времени.

План лучше составлять с утра. Если Вы составили его накануне, то утром проверьте себя ("утро вечера мудренее"): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются, и понимание степени важности различных вопросов станет более объективным.

Правило 2. Беритесь прежде всего I за важнейшие и за срочные дела. Г

Обычно 80% времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20%. И наоборот, из 10 дел всегда найдется 2—3, сделав которые, Вы уже будете довольны всем днем.

Если решать только вопросы, которые "хватают за горло", то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются "в зародыше", то тратится меньше времени.

Как прозорливо заметил еще вождь мирового пролетариата: "Кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы". Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутым пресловутой "текучкой" мелких вопросов, большинство из которых уже к концу дня не можем и припомнить.

Применительно же к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам "сталкивать" себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все возможное.