Компьютер для бухгалтера

Глава 14 Оформление и учет первичных документов

К достоинствам программы «1С: Предприятие 7.7» можно отнести возможность оформления большого количества первичных документов, таких как платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, доверенность, авансовый отчет. Знание того, как использовать эти и другие документы, существенно ускоряет организацию учета с помощью программы «1С: Предприятие». Бухгалтер может работать с накладными, документами по учету материалов, товаров, основных средств, документами по начислению и выплате зарплаты. Кроме того, в версии «1С: Предприятие 7.7» есть группа регламентированных документов, использование которых позволит начислить амортизацию, произвести переоценку валюты, провести закрытие счетов после окончания учетного периода.

• Общие приемы работы с документами

• Работа с журналами

• Особенности ввода остатков по счетам

• Учет кассовых операций

• Учет операций по расчетному счету

• Начисление и выплата заработной платы

Общие приемы работы с документами

Документы в программе оформляются как обычно, как будто вы выписываете их вручную. В меню Документы перечислены все документы, которые можно оформить в программе. Названия некоторых из них полностью совпадают с названиями первичных бухгалтерских документов (приходный и расходный кассовые ордера, счет, авансовый отчет), другие не имеют аналогичных первичных бухгалтерских форм, являются «придумкой» фирмы «1С», но с помощью этих документов легко оформить бухгалтерскую операцию. Для создания нового документа выберите его название в раскрывающемся подменю и заполните необходимые поля открывшейся формы.

После оформления документ надо сохранить. При сохранении документа появляется диалоговое окно с вопросом, следует ли провести документ. В зависимости от ответа производится или не производится проводка документа.

Документ сохраняется в журнале операций и в одном из журналов документов (табл. 14.1).

Таблица 14.1. Распределение документов по журналам

По документу будут сформированы проводки, если при сохранении документа вы подтвердите это в диалоговом окне. Проводки по документу фиксируются в журнале проводок.

Каким образом проверить наличие проводок? Можно открыть журнал проводок и просмотреть проводки там или открыть журнал операций (команда Журналы → Журнал операций) и выбрать команду Действия → Показывать проводки. В нижней части окна будут показаны проводки выбранной вами операции.

Провести документ можно позже, открыв его в журнале операций. Для проводки можно также воспользоваться режимом обработки документов (Сервис → Обработка документов) и провести однотипные документы или документы за определенный промежуток времени.

Чтобы распечатать документ, щелкните на кнопке Печать в окне документа, а затем выберите команду Файл → Печать.

Таким образом, при оформлении документа придерживайтесь следующей последовательности действий:

1. Откройте документ.

2. Внесите данные в поля формы документа.

3. Сохраните документ.

4. Ответьте на вопрос о его проведении.

5. При необходимости убедитесь, что документ действительно сохранен в журнале операций и в соответствующем журнале документов.

Перепроведение документа

Проведенный документ помечается в журнале галочкой. Для изменения содержания документа откройте его в журнале двойным щелчком. В проведенном документе нельзя изменить дату. Для изменения даты надо сделать документ непроведенным.

Проделайте следующее:

1. Выберите документ в журнале.

2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сделать не проведенным.

3. Галочка, сообщающая о проведении документа, снимается. Откройте документ и измените дату.

Задание 1

Оформите приходный кассовый ордер. Содержание операции – «Получено с расчетного счета»:

1. Откройте форму нового документа командой Документы → Приходный кассовый ордер.

2. В поле Корр. счет (корреспондирующий счет) укажите 51 (получено с расчетного счета) – это счет, который корреспондируется в операции «Получено с расчетного счета» со счетом 50 (касса).

3. Введите сумму, заполните остальные поля документа. В поле Основание по данной проводке внесите чек и укажите номер чека из банка (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Приходный кассовый ордер

4. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

5. Проведите документ.

В журнале операций появится запись Приходный кассовый ордер (рис. 14.2). Проводка по документу, сформированная в журнале проводок: дебет 50.1, кредит 51 – также отражается в журнале операций. Документ будет также зафиксирован в журнале Касса (рис. 14.3). Этот журнал открывается автоматически после сохранения документа.

Рис. 14.3. Журнал Касса

Работа с журналами

Все журналы, которые можно открыть и использовать в программе, находятся в строке меню Журналы. Журналы – это аналог бухгалтерских журналов операций и документов. В программе есть несколько журналов:

• журнал операций;

• журнал проводок;

• общий журнал;

• касса;

• банк;

• товары, реализация;

• учет материалов;

• учет товаров и т. д.