Компьютер для бухгалтера

Проверка правописания

В редакторе Word предусмотрен удобный режим проверки правописания. Для этого расположите курсор вставки в начале текста и выберите команду Сервис → Правописание. Если обнаружена ошибка, то в открывшемся окне будет предложена замена. Надо лишь нажать кнопку Заменить. Орфографические ошибки выделяются волнистой красной чертой. Есть возможность сразу же исправить ошибку, щелкнув на слове правой кнопкой мыши и выбрав подходящий вариант для замены. Неправильно расставленные запятые выделяются зеленой волнистой линией.

Добавление графических объектов

В редакторе Word существует удобный способ добавления в текст графических объектов. Они имеют такой вид, как будто над ними потрудились настоящие профессионалы. Картинки выбираются из специальных программ, которые перечислены в подменю Вставка → Рисунок.

Вставить можно рисунки и фотографии. Они могут быть выбраны из уже имеющихся в арсенале Word или подготовлены в других программах. В список программ, которые используются для добавления объектов, вошли следующие:

• картинки;

• WordArt;

• автофигуры.

Добавление изящных рисунков меньше всего требуется в строгих бухгалтерских документах. Однако знакомство с этой возможностью редактора всегда вызывает оживление у пользователей. Рисунки красивы, создают хорошее настроение, обогащают унылый текст цветовой гаммой. Поэтому, если у вас есть желание, выберите команду Вставка → Рисунок → Картинки. В открывшемся окне выберите категорию, затем рисунок из категории и щелкните на пиктограмме Вставить. Рисунок будет вставлен в открытый документ.

Часто рисунки имеют большие размеры, но размеры объекта можно уменьшить. Щелкните на рисунке. Около него появятся маркеры. Подведите указатель мыши к маркеру и, удерживая левую кнопку мыши, измените размер рисунка. Для удаления рисунка выделите его и нажмите клавишу Delete.

Создание надписей

Вставленный рисунок разместится в тексте так, что рядом с ним нельзя будет поместить никакого текста. Иногда возникает необходимость расположить рисунок или надпись (например, название организации) рядом с текстом. Для этого используется команда Надпись меню Вставка.

Задание 5

Вставьте рисунок в набранный вами при выполнении предыдущих заданий текст. Щелкните на вставленном рисунке, уменьшите его. Затем выберите команду Вставка → Надпись. У вас должно получиться изображение, показанное на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Добавление надписи и рисунка

Изменение вида заголовка

Когда есть необходимость превратить обычный текст или заголовок в изящную надпись, используют команду Вставка → Рисунок → Объект WordArt. При этом на экране появится окно Коллекция WordArt. Ознакомьтесь с образцами оформления текста. Щелчок на понравившемся образце откроет окно Изменение текста WordArt. В поле окна введите текст, который вы собираетесь украшать, и щелкните на кнопке ОК. Одновременно с появлением в документе объекта WordArt (или при выделении готового) активизируется панель инструментов WordArt. На ней собраны инструменты, позволяющие по-разному преобразовывать надпись, менять шрифт, цвет, размер.

Работа со списками

Сведения о редакторе Word будут неполными, если не рассказать о том, как форматируются списки. Каталоги книг, прайс-листы, списки сотрудников – все это примеры списков. Обычно строки списка нумеруются или в начале каждого абзаца ставятся специальные маркеры.

Таким образом, под списком понимается определенным образом упорядоченная информация. Правильно отформатированный список облегчает восприятие информации. Превращение обычного текста в маркированный список – один из наиболее простых приемов форматирования.

Если вы решили создавать список, а текст еще не набран, щелкните на кнопке Маркеры на панели инструментов форматирования. Введите текст и нажмите клавишу Enter. Начало следующего абзаца будет помечено маркером, как и начало предыдущего. Для возврата к нормальному стилю абзаца достаточно снова щелкнуть на кнопке Маркеры.

Если текст был набран заранее, то сначала выделите текст, который собираетесь отформатировать, затем щелкните на кнопке Маркеры. Перед каждым абзацем появится маркер. Вид маркера можно задать, выбрав команду Формат → Список и в диалоговом окне Список выбрав вариант маркера списка. Аналогичным образом можно сделать нумерацию списка.

Печать документа

При подготовке документа к печати используются команды Предварительный просмотр, Параметры страницы и Печать, находящиеся в меню Файл.

Параметры страницы

Команда Параметры страницы позволяет задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе. Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся ниже курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Поля страницы

Поля определяют общую ширину основного текста и расстояние между текстом и краем страницы. Флажок Зеркальные поля устанавливают при печати на двух сторонах листа. Все внутренние поля становятся одной ширины, все внешние поля также будут равны друг другу.

В поле Переплет укажите дополнительное расстояние, добавляемое к левому полю страницы, если флажок Зеркальные поля снят, или к внутреннему полю страницы, если этот флажок установлен. Обычно для переплета предусматривают расстояние не более 1,5 см.

Размер и ориентация бумаги

На вкладке Размер бумаги в раскрывающемся списке Размер бумаги выберите размер, соответствующий используемой странице. Например, в соответствии со стандартом Din страница формата А4 имеет ширину 21 см и длину 29,7 см.

В полях Ширина и Высота можно задать размеры нестандартного листа. Формат бумаги и поля страницы определяют размер полосы набора – пространства, на котором будет печататься документ.

Расположение документа на листе при печати задается в разделе Ориентация переключателем Книжная или Альбомная. Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере. В разделе Образец отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.

Макет страницы

На вкладке Макет можно выбрать тип вертикального выравнивания, задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Тип вертикального выравнивания текста на странице выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание. При выборе элемента По верхнему краю верхняя строка текста выравнивается по верхнему краю страницы. При выборе элемента По высоте первая строка верхнего абзаца выравнивается по верхнему краю страницы, а последняя строка нижнего абзаца выравнивается по нижнему краю страницы. Параметр По высоте применим только к полным страницам, неполные страницы выравниваются по верхнему краю.

В группе Различать колонтитулы задайте, будут ли различаться колонтитулы четных и нечетных страниц. Как известно, колонтитулы будут автоматически введены на все последующие страницы. Если следует задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установите флажок в соответствующем поле раздела.

Если первая страница раздела или документа будет иметь свой колонтитул, укажите это в соответствующем поле.

Просмотр документа перед печатью

Очень удобной возможностью редактора Word является предварительный просмотр документа перед печатью. Вид страницы зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей. Чтобы избежать образования большого пустого пространства внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить расположение рисунка в тексте.

Для просмотра документа на экране выберите команду Файл → Предварительный просмотр или щелкните на кнопке Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.

В верхней части диалогового окна Предварительный просмотр расположена панель инструментов. С помощью кнопок этой панели можно вывести на печать одну копию документа, изменить масштаб изображения, предотвратить перенос небольшого фрагмента на другую страницу.

Печать

Документ можно напечатать несколькими способами:

• Выберите команду Печать в меню Файл и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать, после чего щелкните на кнопке ОК.

• Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов Стандартная. Будет произведена печать без отображения на экране диалогового окна в соответствии с установками, сделанными по умолчанию.

• В диалоговом окне Предварительный просмотр щелкните на кнопке Печать на панели инструментов.

Печать документа производится в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.