Как стать организованным? Личная эффективность для студентов

1. Необходимость организации

Кто не умеет с толком употребить свое время, тот первый жалуется на него.

ЖАН ДЕ ЛАБРЮЙЕР, 1688

Кем бы ни был мой читатель: учеником старших классов, который только начинает ощущать сверхнагрузку, студентом университета, который после пяти пар бежит работать по вечерам, или родителем, который работает, учится и заботится о семье, – всем вам для успеха крайне необходима простая и понятная система организации. Несмотря на ваши возражения, что у вас просто нет времени на то, чтобы составлять расписание и планировать списки дел, на самом деле, именно эти занятия и помогут вам получить в распоряжение большее количество времени.

Потратить время, чтобы его сэкономить

Я уверен, что многие из вас, читающих сейчас эти строки, иногда с трудом справляются со всеми своими обязанностями и задачами. Некоторые из вас, возможно, так устали, что просто сдались. Те, которые не сдались, возможно, решили, что дело в них самих: просто работать надо еще усерднее, больше времени тратить на написание сочинений и домашней работы, не отходить от своего ноутбука двадцать четыре часа в сутки – вот тогда все получится.

Поэтому вы превратились в кофеманов-полуночников, которые зубрят к экзамену, забыв о еде и сне, потому что они отнимают слишком много времени. Пытаться сделать все, даже если нужно сделать слишком многое, и не пытаться при этом приобрести навыки организации своего времени – это путь, который приведет вас лишь к разочарованиям и неудачам.

Когда все это закончится?

Занятия в университете, домашние задания, работа на полный или неполный рабочий день, а также огромное количество возможностей развлечься и отдохнуть… Да, жизнь студента, как правило, бьет ключом. Но, поверьте мне, жизнь не станет спокойнее, когда вы закончите учиться.

Большинство взрослых скажут вам, что жизнь после этого лишь становится еще более занятой. Во взрослой жизни всегда будет босс, который будет ждать от вас работы сверхурочно; там будут дети, которых нужно кормить, одевать и водить к врачу; там будут хобби и увлечения, общественная работа, курсы и т. д.

Возможно, на все действительно не хватит времени

Когда я однажды спросил одну занятую студентку о том, не хотела бы она иметь больше времени в своем распоряжении, она ответила шуткой: «Я рада, что в сутках всего лишь двадцать четыре часа. Будь в них на час больше, и я бы уже лишилась уважительной причины, почему у меня не хватает времени на все!»

У меня для вас хорошие новости: существует способ сделать больше за меньшее количество времени. И для этого не понадобится больше усилий. Вы можете заранее спланировать и осознанно решить, каким образом вы потратите свое время и сколько времени будете выполнять каждое задание. Вместо того чтобы постоянно испытывать нехватку времени, вы в состоянии начать его контролировать.

Но есть и плохая новость. Первым шагом в управлении вашего времени должно стать решение о том, что важно и что не важно. Как бы сложно это ни было, порой нам необходимо признать, что мы действительно не в состоянии успеть все, и вычеркнуть из нашего заполненного расписания те занятия, которые не так важны для нас, чтобы посвятить освободившуюся энергию тем занятиям, которые важны по-настоящему.

Вы можете быть настоящим любителем музыки, и поэтому вы хотите играть в школьном оркестре, в джазовой группе, петь в хоре и еще репетировать со своей собственной группой в гараже по выходным. Но реально ли успеть во всех четырех местах?

Возможно, работая в бутике в торговом центре, вам предоставляют 20 % скидку на все вещи, которые вы там покупаете. Однако если вы будете работать там четыре дня в неделю, при этом посещая пятнадцать пар в неделю и работая в пищевом кооперативе по выходным, то возникает вопрос: а когда вы собираетесь готовиться к занятиям?

Если вы воспитываете детей, работая неполный рабочий день и пытаясь посещать почти все лекции курса, возможно, настало время начать лечиться от синдрома «супермамочки».

Зато всегда есть время для планирования

Увы, даже наполовину «расчистив» свое расписание, большинство из нас все равно будут испытывать сложности при выполнении всех запланированных дел. Не так-то просто успеть все: посещать пары, выполнять домашнее задание, справляться с обязанностями по работе, ходить на факультативы и общаться с друзьями.

План организации времени, который я предлагаю в этой книге, подойдет, прежде всего, учащимся и студентам. И ученик старших классов, и студент университета, и аспирант (все «обыкновенные», «традиционные» учащиеся), и тот, кто решил возобновить учебу уже после некоторого пребывания в «реальном взрослом мире», – все вы найдете на страницах этой книги выполнимую программу, которая вам поможет со всем справиться.

Эту программу можно «подогнать» под себя. По сути, я предлагаю вам адаптировать любые мои рекомендации под ваши собственные уникальные потребности. Это означает, что программа подойдет вам вне зависимости от того, как вы живете: в общежитии с соседом в одной комнате или в квартире с супругой и детьми.

Главная задача этой книги – помочь вам принять решение о том, что для вас важно, научить вас ставить перед собой цели, организовывать и планировать свое время, помочь вам развить мотивацию и самодисциплину, которые необходимы для того, чтобы реализовывать запланированное и достигать поставленных целей.

Разве не было бы чудесно иметь какое-то свободное время – вместо того, чтобы постоянно удивляться тому, куда оно уходит? Чувствовать, что вы контролируете свое расписание, выполнение домашних заданий, просто свою жизнь – вместо того чтобы словно обезумевший бильярдный шар скакать от встречи к встрече, от занятия к занятию, от одного домашнего задания к другому? Нет ничего невозможного.

Я не собираюсь тратить время на то, чтобы убеждать вас, насколько все это, в конце концов, «классная» идея: обожать составлять расписание и списки дел – это уж чересчур. Вы не проснетесь однажды утром с мыслью о том, что организовывать свое время – это самое увлекательное занятие, которое вы только можете себе представить.

Однако я подозреваю, что вы все-таки решите заняться этим, если я смогу убедить вас в том, что эффективная организация ощутимым образом и в лучшую сторону изменит вашу жизнь.

Сделать больше за меньшее время и с большим удовольствием!

Система организации, или система тайм-менеджмента, составленная в соответствии с вашими потребностями, поможет вам сделать больше работы за меньшее время. Вне зависимости от того, что для вас имеет первостепенную важность: больше свободного времени, более высокие оценки, или более спокойная жизнь, или все вышеперечисленное вместе – навык организовывать свою жизнь и учебу поможет вам достичь поставленных целей, потому что эффективный тайм-менеджмент:

1. Поможет вам выполнять важное в первую очередь. Была ли у вас такая ситуация, когда вы проводили вечер за выполнением огромного домашнего задания по легкому предмету, а потом оказывалось, что у вас не осталось времени на подготовку к важной контрольной по сложному?

Написав список всех заданий, которые необходимо выполнить, и расставив приоритеты, вы сможете гарантировать себе, что самые важные задания всегда будут выполняться – даже в те дни, когда вы не будете в состоянии успеть абсолютно все.

2. Поможет вам понять, сколько времени действительно занимает каждая из задач. Одной из важных составляющих этой системы является оценка времени, которое требуется на выполнение определенного задания, и отслеживание времени, которое вы в действительности на него тратите. Если вы сможете применить эту концепцию к своей жизни, в конечном итоге вы увидите, на что «уходило» потерянное вами время.

3. Поможет вам прекратить прокрастинировать. Стоит вам осознать, какие конкретные задачи перед вами стоят и сколько времени требуется на их выполнение, вы будете реже опускать руки и откладывать их на потом.

4. Поможет вам избежать временных ловушек. Временные ловушки – это незапланированные дела, которые иногда (так кажется) появляются каждый день. Они как пожар, который нужно сначала потушить, прежде чем вернуться к выполнению запланированных дел, например к подготовке к урокам. Вы можете попадаться на такие временные ловушки, потому что они могут казаться срочными или интересными. И можно часами заниматься этими незапланированными делами, даже не осознавая, что вы попросту теряете время.

Невозможно избежать всех подобных временных ловушек. Однако эффективный тайм-менеджмент может помочь вам избежать большинства из них. Тайм-менеджмент – это меры не по тушению пожара, а по его предотвращению: он поможет вам систематически выполнять работу, а не скакать от кризиса к кризису, от прихоти к прихоти.

5. Поможет вам научиться распознавать возможности. Эффективный тайм-менеджмент не только поможет вам найти время на обучение и на другие занятия, он также поможет вам потратить время, отведенное на учебу, более продуктивно. Вы сможете делать больше за то же время или – еще лучше – делать больше за меньшее время. Уверен, несколько дополнительных часов свободного времени в течение недели еще никому не помешали.

6. Даст вам свободу и возможность контролировать. Многие студенты боятся, что тайм-менеджмент ограничивает, в то время как он, наоборот, освобождает. Определенный контроль за частью вашего дня позволит вам быть гибкими в течение оставшегося времени. Кроме того, вы можете запланировать больше свободы в свое расписание. Например, вы заранее знаете, что на следующий день после вечеринки у друга вам предстоит писать большую контрольную. Вместо того чтобы в день вечеринки звонить другу и придумывать отговорки, лучше запланировать определенное время для подготовки к контрольной за несколько дней до вечеринки. Тогда вы сможете посетить вечеринку, повеселиться, а на следующий день все равно написать контрольную на пять!

7. Поможет избежать временных накладок. Случалась ли с вами когда-нибудь подобная ужасная история? У вас заканчиваются пары в 17.30, и вы помните, что на завтра вам нужно делать большое домашнее задание по математике, а потом вы вдруг понимаете, что у вас не будет времени его сделать, потому что в 18.00 у вас музыкальная репетиция. Потом вы вспоминаете, что в 19.00 у вас софтбол, который вы запланировали несколько месяцев назад (и о котором вы совершенно забыли и не вспомнили бы, если бы не решили проверить голосовую почту).

Просто записав все свои занятия, задания, встречи, поручения и напоминания в одном месте, вы гарантированно не назначите два-три мероприятия на одно и то же время. Если будут возникать накладки, вы заранее их заметите и сможете что-то перенести.

8. Поможет вам не чувствовать себя виноватым. Когда вы знаете, сколько вам предстоит сделать, и запланировали для этого время, вы можете расслабиться: вы знаете, что работа будет сделана. Гораздо проще забыть об учебе, если вы уже запланировали для нее время. Не имея плана, вы можете чувствовать, как будто несделанное все время довлеет над вами, даже когда вы занимаетесь чем-то другим. Вместо того чтобы тратить время, думая об учебе, можно было бы потратить это самое время на учебу!

Эффективный менеджмент также поможет вам успокоить свою совесть. Если вы сделали все уроки, вы можете по-настоящему наслаждаться свободным временем и не чувствовать себя виноватым, потому что в данный момент не читаете учебник.

9. Поможет вам оценить свой прогресс. Если вам нужно читать в среднем семьдесят пять страниц в неделю, чтобы не отстать по предмету «бизнес-управление», а на этой неделе вы прочитали лишь шестьдесят страниц, то не нужен калькулятор, чтобы сообразить, что вы несколько отстаете от плана. И, решив потратить на чтение чуть больше времени на следующей неделе, вы легко догоните своих сокурсников.

Однако, если вы читаете только тогда, когда чтение не мешает вашим занятиям в свободное время (то есть если выполнение домашнего задания не совпадает по времени с вашими любимыми передачами по телевизору), или только тогда, когда вы не устали, вы никогда не узнаете, отстаете вы от группы или опережаете ее (но я могу поспорить, что вы отстаете!). В таком случае однажды настанет день, когда вы вдруг осознаете, что вам нужно прочитать сто пятьдесят страниц… к обеду!

10. Поможет вам получить глобальную картину того, что вас ожидает. Эффективный менеджмент позволит вам получить глобальную картину семестра. Вы не будете застигнуты врасплох, когда начнутся контрольные и экзамены сразу по нескольким предметам, вы сможете все спланировать заранее – за несколько недель. Почему бы не написать эссе по культуре Германии заранее, за несколько дней, чтобы оно не было препятствием, когда необходимо сдать еще два эссе или когда нужно подготовиться к поездке на горнолыжный курорт в выходные? Накладок легко избежать, если вы заранее их обнаружите.

11. Поможет вам получить еще более глобальную картину того, что вас ожидает. Планируя и продумывая заранее ваш курс, вы сможете увидеть, какие предметы особенно важны для вашего периода обучения в школе или университете. Например, если вы знаете, что для того, чтобы поступить на медбрата или медсестру, нужно изучать химию, биологию и фармакологию, и вы знаете, что эти предметы будут лежать в основе дальнейшего обучения, то вы, по меньшей мере, будете в состоянии понять, почему эти предметы должны быть вашими профилирующими дисциплинами, даже если вам не особенно нравится какой-то из них.

12. Поможет вам понять, как учиться эффективнее, а не прилежнее. Студенты иногда думают, что тайм-менеджмент – это что-то вроде распределения времени поровну на каждое занятие, то есть какое-то количество времени, проведенное за подготовкой к урокам, равняется времени на учебе, то же самое количество времени тратится на вечеринки и т. д. И якобы вот этот переход от одного временного отрезка к другому сделает вашу жизнь более «организованной».

Однако это верно лишь отчасти. Главная идея эффективного тайм-менеджмента – научиться расставлять приоритеты. Такой простой взгляд на тайм-менеджмент игнорирует важное преимущество контроля за своей жизнью: вполне возможно, что вы достигните таких успехов в самоорганизации, в расстановке приоритетов и в контроле за своей жизнью, что сможете проводить меньше времени за учебниками, получать более высокие оценки и при этом иметь больше времени на другие занятия – на факультативы, хобби и т. д.

Это не волшебство, хотя может так показаться.

А жизнь-то налаживается

Научившись сейчас управлять своим временем и достигать целей в учебе, в будущем вы сможете продолжать применять приобретенные навыки.

Случалось ли с вами когда-нибудь, что вы сидели на уроке и думали: «Я никогда не воспользуюсь этими знаниями после школы?»

Такое вы точно не сможете сказать о навыках организации. Они будут помогать вам на протяжении всей жизни. Подготовка к реальной жизни – вот в чем суть школы. И если вы эффективно используете свое время сейчас, значит, вы лучше подготовлены к будущему.

И чем лучше вы подготовлены, тем больше ваш выбор. Эффективное обучение и хорошие оценки сегодня увеличат ваши шансы на будущее, после того как вы покинете университет. Будь то компания или аспирантура, их будете выбирать вы, и этот выбор будет означать, что вы выбираете лучшее, а не идете, куда возьмут, потому что плохо учились.

Если вы научитесь, как управлять своим временем сейчас, вы сможете развить в себе привычки и навыки, которые вы будете использовать после учебы. Учиться эффективно управлять своим временем может оказаться для вас непростым делом, но не стоит думать, что вы такой один: тайм-менеджмент представляет огромную проблему для многих родителей, преподавателей, людей всевозможных профессий. Много ли людей вы знаете, которые никогда не жалуются на нехватку времени?

Если вы приобретете навыки эффективного тайм-менеджмента сейчас, то они будут помогать вам на протяжении всей будущей жизни.

Вне зависимости от того, что чем вы будете управлять в будущем: хозяйством или бизнесом – приобретенные навыки организации вы будете использовать каждый день.

Тайм-менеджмент – это не волшебная палочка, по мановению которой можно решить проблемы в школе и после ее окончания. Это сила, которую надо приобретать со временем. Есть гены, которые отвечают за цвет ваших глаз и волос, но не существует подобного им «гена тайм-менеджмента», который у кого-то есть, а у кого-то нет.

Эти навыки являются инструментами, которые помогут вам успешно достичь краткосрочных и долгосрочных целей.

Важно помнить, что вы сможете эффективно управлять своим временем и быть успешным учеником или студентом, но для этого вы должны действительно этого захотеть и не пожалеть усилий, чтобы изучить и применить на практике изложенные в этой книге принципы.

Если вам ненавистна идея быть привязанным к расписанию, если вы боитесь, что оно отнимет у вас все радости жизни и ничто в вашей жизни больше не будет происходить спонтанно, то, я знаю, вы будете приятно удивлены, обнаружив, что на самом деле все будет совсем наоборот.

Большинство студентов вздохнут с облегчением, когда узнают, что тайм-менеджмент – это инструмент, который может освобождать.

Итак, давайте развеем несколько мифов, которые, возможно, до сих пор не давали вам возможности по-настоящему оценить плюсы тайм-менеджмента.

Должен ли я тратить больше времени на учебу?

Приобретение эффективных организационных навыков не означает, что вы должны превратиться в ботаника-заучку или книжного червя. Сколько времени вам стоит выделить на подготовку к занятиям? Любой специалист по профориентации даст вам «проверенный временем» ответ: здесь должно работать соотношение «два к одному», то есть один час, проведенный на занятиях, должен соответствовать двум часам дома за учебниками.

Вздор! Вполне возможно, что это соотношение вам не подойдет: может, вам нужно больше времени, а может, меньше. Количество времени, которое вы должны выделить на внеклассные занятия, зависит от самих предметов, от ваших способностей, потребностей и целей. Без сомнения, количество вашего внеклассного времени будет отличаться от того количества внеклассного времени, которое необходимо вашим друзьям. Внесение в ваше расписание определенного времени для выполнения домашней работы вовсе не означает, что вы должны увеличить время за тетрадями с трех до восьми часов. На самом деле, заранее выделив время на подготовку к урокам, вы сможете лучше отдохнуть в свое свободное время, потому что вам не нужно будет переживать и думать о том, когда же вы сядете за домашнее задание: ведь вы уже выделили под него время.

Количество времени, которое вы проведете за изучением материала, менее важно по сравнению с вашей эффективностью. Ваша цель – не проводить больше времени за книжками, а проводить то же время или меньше и делать при этом больше.

Слишком сложно

Вы можете бояться, что тайм-менеджмент слишком сложен для понимания. Честно говоря, я рекомендую вам использовать простые системы. Чем сложнее ваша система, тем сложнее ее будет использовать и тем меньше будет вероятность того, что вы будете пользоваться ей постоянно. Чем сложнее система, тем больше вероятность того, что она не будет работать.

Гибкость

Вы можете составить свою систему тайм-менеджмента, которая будет удовлетворять вашим собственным потребностям. Какие-то навыки, о которых вы узнаете в этой книге, окажутся более полезными для достижения ваших целей, чем другие. Возможно, вы уже используете какие-то из них. Какие-то, может быть, вы сразу захотите приобрести. Но среди всего, что предлагает книга, могут быть и такие навыки, которые совершенно не удовлетворят ваши потребности.

Воспользуйтесь теми навыками, которые быстрее всего приведут вас к вашим целям в учебе, будут удовлетворять ваши потребности и больше всего подойдут вашей личности.

Негибкость – самый большой страх большинства людей: «Если я все буду делать по расписанию, я разучусь действовать спонтанно и не смогу решить, что делать со своим временем потом».

Ваша собственная система тайм-менеджмента может быть настолько гибкой, насколько вы этого захотите. На самом деле, наилучшие системы, прежде всего, направляют, а не являются набором жестких «обязан» и «нельзя».

Довольно о мифах. Давайте посмотрим, что же действительно необходимо для того, чтобы эффективно применять навыки управления временем.

Держите все в одном месте

У вас должна быть возможность видеть свой план, когда придет время его использовать. Это почти нереально составлять детальные планы на далекое будущее без постоянной записи. Возьмите за правило: «Если я что-то планирую, я это записываю».

И убедитесь, что вы записываете и храните всю информацию по расписанию в одном месте. Расписание пар, встречи, время на подготовку уроков, даты сдачи проектов, отпуска, визиты к врачу, общественные мероприятия и тому подобное – все это должно записываться в одном месте, чтобы вы точно знали, где найти эту информацию.