Об умении работать с людьми

ГЛАВА 7. БУДЬТЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫ В СВОИХ ПОСТУПКАХ

Однажды я услышала такую фразу: «Идеи сами по себе — дешевый товар, но люди, воплощающие их в жизнь, бесценны». Как верно сказано! На свете есть много умных людей, которые, имея различные светлые идеи, тем не менее их не осуществляют. Из таких получаются слабые руководители.

В предыдущей главе я писала о том, как важно уметь слушать своих подчиненных. Но так же важно показать им, что вы поступаете тем или иным способом, руководствуясь в первую очередь их интересами. Когда мы решаем какую-либо задачу или анализируем предложение, поступившее от любого члена организации, мы придерживаемся следующей последовательности:

= выслушиваем;

= приглашаем всех помочь сформулировать решение;

= определяем последовательность действий.

Выполняя нашу программу «Мы слушаем вас», мы очень внимательно прислушиваемся к тому, что говорят наши служащие, но более актуальными мне кажутся наши ответные действия, которые состоят из следующих этапов:

= анализ технической или юридической стороны вопроса;

= экспериментальная разработка, осуществляемая контрольными целевыми группами специалистов;

= передача результатов основным исполнителям

(в нашем случае — Консультантам-косметологам и Лидерам Бизнес-Групп);

= получение всеобщей поддержки;

= внедрение нового средства или метода.

Можно проиллюстрировать это на простом примере. Недавно наша администрация проводила двухдневную встречу с Лидерами Бизнес-Групп по делам внутренней торговли, обсуждая проблемы и возможные изменения в практике набора новых специалистов. Мнение Лидеров Бизнес-Групп стало отправной точкой в решении данного вопроса. Руководители отдела маркетинга собрали предложения, выдвинутые Лидерами Бизнес-Групп. Обсуждение иногда могло длиться в течение всего дня, при этом определялся наиболее эффективный способ решения проблемы. Все идеи, высказанные на этом совещании, были зафиксированы в общем отчете на 12 страницах. Затем в главный офис компании прибыли 10 представителей, выбранных Лидерами Бизнес-Групп.

Нам представляется более продуктивной работа с согласительным комитетом, а не с большой группой сотрудников. Мы встретились с этими представителями и сказали им: «Вот что мы думаем по этому поводу и хотели бы знать ваше мнение». Они видели, с каким упорством мы работали, чтобы прийти к приемлемому решению, и знали, что любое новшество может быть принято только с их согласия.

Это наиболее яркий пример, иллюстрирующий основной принцип стратегии руководства «Мэри Кэй Косметикс»: «Люди будут поддерживать то, что помогали создавать». Если вы диктуете даже самое важное и нужное решение, это все-таки приказ. Когда вы просите человека внести посильный вклад в общее дело, то та же самая идея становится личным достижением каждого, принимавшего участие в ее обсуждении сотрудника. И член вашей команды чувствует свою ответственность, помогая осуществлять и доводить дело до конца.

Согласительный комитет обсуждает наши предложения и, в свою очередь, вносит свои. Им нравятся некоторые из наших идей, но, разумеется, не все. Мы возвращаемся за стол переговоров и продолжаем искать решения, учитывая предложения согласительного комитета. И снова обсуждаем различные идеи. В конце концов принимается решение, удовлетворяющее обе стороны.

Заручившись поддержкой Лидеров Бизнес-Групп по делам внутренней торговли, мы делаем следующий шаг — обсуждаем предложение со специалистами. Каждый год мы проводим конференции с ведущими специалистами в трех различных городах. Понимая, что люди иногда могут сопротивляться новшествам, мы одновременно начинаем готовить презентации наших новых изделий и параллельно получаем подтверждения от Лидеров Бизнес-Групп.

Обычно в процессе обсуждения на конференции возникает не очень много возражений, потому что мы четко даем понять, что:

= основные идеи исходили от рядовых членов организации;

= мы тщательно обсуждали решение на всех уровнях;

= мы привлекли к этому целевые структуры (наших Лидеров Бизнес-Групп) и заручились их поддержкой.

Путь обсуждения и принятия решения всегда успешен еще и благодаря внутренней сплоченности, возникающей в процессе работы, многочисленных разговоров и обсуждений со многими сотрудниками и с каждым в отдельности. Любой из 200 тысяч наших Консультантов знает, что сможет предложить новую идею, которая будет подробно рассмотрена на открытом собрании, развита, дополнена и принята к исполнению. Любое предложение может быть принято или отклонено после обсуждений его положительных и отрицательных сторон. Наша система в этом плане значительно отличается от методов работы в других организациях, где вы должны сначала занять соответствующее должностное положение, а уж потом претворять свои планы в реальность.

Руководители делают ошибку, если затягивают принятие решения. Один мой знакомый агент по продаже автомобилей однажды рассказал мне, как он и еще 14 его коллег (встретились со своими биржевыми маклерами и заведующим отделом продажи, чтобы обсудить то, что их не устраивало в работе. «Мы были недовольны тарифами комиссионных ставок, дополнительными льготами к заработной плате и продолжительностью рабочего дня, — рассказывал он. — поэтому в воскресенье днем мы собрались в доме нашего шефа, чтобы обсудить возникшие проблемы. Наш дилер и управляющий внимательно выслушали нас и полностью согласились с тем, что наш план компенсации устарел и неконкурентоспособен по сравнению с другими аналогичными организациями в городе. Мы потратили много времени, но ушли домой удовлетворенные, потому что знали, что теперь наши руководители поняли наши реальные проблемы. Мы считали, что встреча имела большой успех».

«Это прекрасно, — сказала я, — они показали вам, что умеют хорошо слушать».

«О, слушали-то они внимательно, — ответил он. — Но это все, что они сделали, так и не доведя дело до конца. Проходили недели и месяцы, а они ничего не говорили нам о своем решении. Каждый раз, когда мы спрашивали об этом, они извинялись и вежливо говорили: «Сейчас не время обсуждать это» или «Не волнуйтесь, мы прорабатываем этот вопрос, но не ждите немедленных результатов».

«Это, должно быть, очень расстроило вас», — прокомментировала я.

«Не только расстроило, но после этого стало еще хуже, Мэри Кэй. Через три месяца после встречи четверо наших коллег были уволены, а большинству из тех, кто остался, понизили жалованье».

В конце концов требования сотрудников были выполнены. Но эти улучшения не были оценены по достоинству, так как прошло слишком много времени, и их надежда на быстрые изменения угасла.

Одним из основополагающих элементов для достижения результата в какой-либо работе является доверие. Заведующий отделом универсального магазина однажды рассказывал мне о непростительном поступке своего непосредственного начальника. «Мои агенты по закупкам были взволнованы политикой, проводимой компанией в отношении командировочных расходов на транспорт, — рассказывал мне мой знакомый. — Я, в свою очередь, рассказал об этом моему управляющему во время одной из его поездок в Даллас. Он обещал мне разобраться с этим вопросом и заверил меня, что ситуация будет исправлена и вопрос решится положительно. Он обещал перезвонить в конце недели, чтобы сообщить о решении руководства».

Затруднения, однако, возникли из-за того, что заведующий отделом рассказал своим агентам о предполагаемых изменениях, гарантированных управляющим.

«Мне хотелось сказать им об этом сразу, потому что утром в понедельник они уезжали в Нью-Йорк, и я хотел поддержать их. Но в конце недели управляющий позвонил и сказал: «Мне очень жаль, но возникли некоторые затруднения. Я не смогу ничем помочь вашим сотрудникам в этой поездке. Но не беспокойтесь, посмотрим, что можно сделать в следующий раз». Короче говоря, Мэри Кэй, руководитель фирмы не поддержал предложения, выполнение которых мне гарантировал управляющий. Это так подействовало на моих служащих, что двое из них перешли на работу в соседний универсальный магазин».

Тот управляющий действовал из лучших побуждений в своем желании помочь заведующему отделом, однако подошел к решению этого вопроса не совсем правильно. Руководитель никогда не должен давать обещаний сделать что-либо до тех пор, пока не будет абсолютно уверен, что их можно выполнить. Невыполнение обещаний сказывается на людях, которые испытывают разочарование, а этому нет прощения. Более того, руководитель никогда не должен давать заверений, если не имеет достаточных полномочий выполнить обещанное.

В упомянутом случае управляющий просто обязан был сказать: «Я принял к сведению всю информацию, я передам ее руководству компании и сообщу вам о результатах. Постараюсь сделать все, что смогу». Если он был уверен, что сможет добиться положительного решения, то мог бы добавить: «Я не могу дать вам никаких гарантий, но хочу, чтобы вы знали, что я на вашей стороне — и сделаю все от меня зависящее, чтобы добиться согласия руководства». Этими словами он выразил бы свою позицию и одновременно надежду на положительные результаты. И если бы он потерпел неудачу (как в данном случае), то его слова не привели бы к неприятным последствиям. Я считаю, что лучше всего проявлять осмотрительность — неоправдавшиеся надежды действуют подавляюще на моральное состояние человека.

В качестве примера работы, которую люди часто не доводят до конца, можно назвать переписку. Большинство из нас не любят писать, а мы по своей природе стараемся не делать того, что нам не нравится. Но людей, как правило, сильно раздражает, если они не получают ответа на свои письма. Более того, они воспринимают это как личное оскорбление. Поэтому если вы не хотите никого обидеть, не оставляйте корреспонденцию без ответа (то же самое относится и к телефонным звонкам).

Я всегда отвечаю на письма. Если в письме, адресованном мне, затрагиваются вопросы, относящиеся к другим видам деятельности, то я передаю эту корреспонденцию соответствующим специалистам. Однако если письмо адресовано лично мне, то, значит, отправитель ждет ответа именно от меня. Поэтому, когда я передаю письмо третьему лицу, то беру на себя ответственность сделать все от меня зависящее, чтобы оно не было оставлено без ответа. Для того, чтобы проконтролировать это, к письму прикрепляю записку с просьбой прислать мне копию ответа. К сожалению, некоторые наши руководители не сразу отвечают на корреспонденцию, адресованную им, поэтому каждую пятницу я просматриваю ответы на письма и при отсутствии требуемой копии ответа спрашиваю о ней до тех пор, пока не получу ее. Это называется довести дело до конца.

Есть много вещей, которые нам следовало бы делать, но мы стараемся избежать их; написание писем — это только один из примеров. Это напоминает мне об истории, связанной с Иви Ли, известным специалистом по научной организации труда, и Чарльзом Швабом, бывшим президентом компании «Бетлехем стил». «Если я увеличу производительность труда ваших служащих и, соответственно, вашу заработную плату, потратив при этом по 15 минут на разговор с каждым из ваших управляющих, согласитесь ли вы для этого нанять меня?» — спросил Ли у Шваба.

«Сколько это будет стоить?» — поинтересовался Шваб.

«Нисколько — если не будет иметь результата. Через 3 месяца вы сами примете решение и пошлете мне чек на сумму, которую, как вы полагаете, следует заплатить».

Промышленник кивнул в знак согласия.

Затем Ли организовал индивидуальные встречи с каждым руководящим работником компании «Бетлехем стил». При этом он брал с них обещание, заключавшееся в том, что в течение последующих 9 дней вечером перед тем, как покинуть рабочий кабинет, каждый управляющий должен был составить список из 6 наиболее важных дел на следующий день и пронумеровать их в порядке значимости. После завершения одного дела управляющий должен был сделать пометку в списке и переходить к другому. Если что-то не было выполнено, это переносилось в список следующего дня. Через 9 дней результаты эксперимента, повысившего производительность труда и доходы компании, настолько поразили Шваба, что он послал чек на сумму 35 тысяч долларов. Ли научил руководителей доводить дело до конца, и именно за это Шваб заплатил такую сумму. Эта история произвела на меня настолько сильное впечатление, что я сама стала составлять свой собственный список важных дел. И это прекрасно помогает мне в работе.

Этот список определяет последовательность моих действий. Я записываю все дела, которые требуют завершения, и их выполнение становится для меня обязательным. Это также дисциплинирует меня и заставляет заниматься неприятными обязанностями, о которых хочется забыть и никогда к ним не возвращаться. Я учу своих служащих так же относиться к делам и всегда говорю им: не доверяйте своей памяти. Если вы не составили список, то никогда не доберетесь до выполнения наиболее важных дел. Среди наших служащих мы распространяем ежедневники «Шесть наиболее важных дел» — и те, кто ими пользуется, достигли высоких результатов в своей работе.

Раньше мне казалось, что раз в сутках только 24 часа, то единственный способ увеличить рабочее время — вставать в 5 часов утра. Без телефонных звонков и других непредвиденных обстоятельств эти утренние часы очень продуктивны. О том, в котором часу я встаю, знают почти все, поэтому у нас появился клуб Мэри Кэй «Пять часов». Когда на собрании новых Лидеров Бизнес-Групп я спрашиваю, кто желает присоединиться к нашему клубу, — вижу перед собой лес рук. «Это замечательно, — говорю я. — В ближайшие дни я звоню вам в пять тридцать утра и прошу подготовить список из 6 наиболее важных дел. А кто теперь все еще хочет вступить в наш клуб?» Удивительно, но все опять поднимают руки, и мне остается только выполнить свое обещание относительно телефонных звонков.

С самого начала мы стараемся внушить нашим Консультантам-косметологам важность доведения начатого дела до конца. Они должны постоянно звонить своим клиентам и спрашивать: «Как идут дела? Каковы результаты использования нашего средства?». Наверное, мы — единственная в мире косметическая компания, представители которой поддерживают связь с клиентом в течение 2 недель после приобретения ими того или иного средства. Консультант делает это не затем, чтобы снова продать продукцию, ведь клиент еще не успевает за это время использовать все средство. Это делается только для того, чтобы в случае возникновения каких-либо проблем решить их в самом начале.

Предположим, что кожа лица все еще остается сухой. Консультант предложит крем другого состава и будет поддерживать контакт с клиентом до достижения положительного результата.

Два месяца спустя Консультант снова звонит клиенту. Чтобы упростить эту работу, он пользуется системой учета в виде таблицы, снабженной подзаголовком «Текущие дела». Эта система составляется таким образом, чтобы наш агент по желанию клиента смог выбрать подходящее время для повторного класса. Успех нашей деятельности зависит от удовлетворения желаний клиентов. Одноразовое посещение класса — это не то, чего мы добиваемся. Каждого Консультанта учат обслуживать заказчиков по высшему разряду, что, между прочим, является лучшим способом совершенствовать свое мастерство. Те из Консультантов, кто следует этой стратегии — доводить дело до конца, — обычно становятся нашими лучшими специалистами. Из опыта своей предыдущей работы в торговле я пришла к выводу, что обслуживание клиентов является самым важным элементом, по которому оценивается деятельность всех Консультантов по красоте и Лидеров.

Один из наших Лидеров по вопросам внутренней торговли, Дэйлин Уайт, однажды провела интересный эксперимент. Она позвонила на фондовую биржу, чтобы узнать стоимость одной унции золота. Затем она отмерила одну унцию «розовых билетов» (копии торговых квитанций ее клиентов) и начала обзванивать их для повторных заказов. К концу дня прибыль от этих заказов превысила стоимость унции золота. Обслуживая своих клиентов, она на деле постигала выгоду систематической работы и доведения любого дела до конца.

Хорошие Лидеры расширяют сферу деятельности своих Консультантов. Например, в конце рабочего дня Лидер Бизнес-Группы может спросить у своего Консультанта о результатах, а затем добавить: «Если вы не возражаете, завтра утром мы сделаем вместе несколько телефонных звонков, и я посмотрю, не нужна ли какая-нибудь помощь с моей стороны».

В этой главе собрано несколько примеров систематической работы руководителей над новыми предложениями. Все это своего рода домашнее задание. При проведении каких-либо крупных акций, реорганизаций или рекламных кампаний ваша задача существенно упростится, если вы знаете, как лучше всего провести исследование, организацию, подготовку.

Если вы когда-нибудь стояли перед аудиторией, то понимаете все значение предварительной подготовки. Для хорошего выступления требуются знание предмета, систематизация материала, а также умение говорить. Очень немногие обладают способностью произносить речь экспромтом, хотя хороший оратор может оставить это впечатление. Однако четкость и умение говорить надо совершенствовать снова и снова, чтобы речь стала непринужденной. Я, например, как и многие другие ораторы, выступаю частично экспромтом, и люди выражают удивление тем, что я могу говорить в течение часа без каких-либо записей. «Вы удивительный человек, Мэри Кэй, — говорят мне. — У вас талант говорить без подготовки».

Однако чтобы лучше подготовиться к выступлению, я пишу себе тезисы. Есть несколько тем, которые я в течение многих лет изучила настолько хорошо, что мне не требуется специальной подготовки. Но подчеркиваю еще раз, что мне понадобились годы, чтобы набраться опыта и вооружиться знаниями для написания моей книги. Даже сейчас, когда мне предстоит выступить на тему, выходящую за рамки моей непосредственной деятельности, я готовлюсь часами.

Одно из самых важных событий недели — встреча с нашими Лидерами. Наилучшим временем для этого является утро понедельника, потому что оно символизирует собой «новое начало». Кроме получения новой информации, эти встречи заряжают деловой энергией и стимулируют трудовую деятельность. Даже если на прошлой неделе продажи подвигались слабо, то начинается новая неделя с новыми заботами, но и новыми возможностями. Мы часто говорим: «Если у вас была плохая неделя, вы нуждаетесь во встрече; если у вас была хорошая неделя, то встреча нуждается в вас». Когда Консультанты, полные энтузиазма, покидают собрание, им предстоит целая неделя, когда они смогут заставить энтузиазм работать на них.

Для Лидера очень важно проводить такие встречи, но они не должны быть случайными. Руководитель обязан подготовиться к ним заранее. Если она не делает этого, то женщины из ее Бизнес-Группы не извлекут ничего полезного из этой встречи и вскоре перестанут посещать собрания. Если ничего не изменится, они не будут приводить себя в порядок для поездки в деловую часть города. Если снизится посещаемость, то производительность этой Бизнес-Группы резко упадет, и нам станет ясно, кто из Лидеров не проводит систематических встреч по понедельникам. Всегда у нас найдется несколько сотен Лидеров Бизнес-Группы, которым еще «не надоело» проводить еженедельные собрания. Понимая важность таких встреч, мы помогаем каждому «готовить домашнее задание». Подробное планирование материала дается в ежемесячном выпуске «Информация для Лидеров». И каждый выпуск служит как бы программой для предстоящей встречи по понедельникам.

Нам хотелось бы, чтобы наши Консультанты были экспертами и по продукции, и по технологии производства косметических средств по уходу за кожей. Для тех, кто занимается продажами, очень важно изучить свое дело досконально. Мы уделяем этому особое внимание, и поэтому наши Консультанты проводят косметические классы. Как инструкторы наши служащие несут большую ответственность, чем Консультанты. Для того чтобы стать экспертом, каждый из них должен заплатить определенную пошлину и заниматься активной подготовкой дома. Для любого Консультанта является верхом самонадеянности прийти на занятия к клиентам неподготовленными к полной и информативной презентации. Я была свидетельницей того, как многие агенты не могли ответить на основные вопросы, касающиеся их продукции. В таких случаях Консультант не только отнимает время у клиента, но и попросту оскорбляет его. Естественно, бывают ситуации, когда Консультант не может сразу ответить на заданный по сути дела вопрос. Например, если Консультанта-новичка спрашивают: «Как воздействует этот очищающий крем?», она может ответить: «Видите ли, никто раньше не задавал мне этого вопроса, но я обязательно спрошу об этом у своего Лидера и передам вам ответ».

Конечно, работа Консультанта включает в себя и иные формы подготовки, кроме изучения продукции и способов ее продажи. Есть и другие вещи, на которые следует обращать внимание. Хорошая организация труда способствует экономии ваших сил и времени. Вы должны понаблюдать за вашими служащими, изучить их характер. Иногда в человеке можно открыть качества, которые, с вашей помощью, позволят ему достигнуть поставленных целей. В 60-х годах мой первый муж Мэл работал представителем производственной фирмы и был настоящим профессионалом в поиске клиентов. Он даже завел себе маленькую черную книжечку, в которой делал пометки об интересах потенциального клиента, включая его хобби и спортивные наклонности, записывал имена жены и детей, секретаря. Он даже знал, какие цветы и конфеты послать его секретарше. И это все было записано в его блокноте! Он приезжал в Кливленд, например, и звонил 10 клиентам, зная почти все о каждом из них. Мэл никогда не имел проблем со сбором этих данных, потому что был любим всеми. Он никогда не забывал о своем «домашнем задании», и это окупалось сторицей.

Как руководитель вы никогда не должны забывать о том, что тоже занимаетесь продажами.

Необязательно продавать компании или обслуживать клиентов, вы можете просто продавать свои идеи, но так, чтобы это получило поддержку ваших сотрудников. Необходимо заранее готовиться к каждой встрече, как индивидуальной, так и коллективной — собранию Лидеров Бизнес-Групп или выступлению перед тысячной аудиторией. Не готовиться к выступлению просто неразумно. В качестве примера соответствующей подготовки к встрече я расскажу о собрании Лидеров, посвященном порядку набора новых специалистов — главной теме обсуждения. Еще до встречи мы собрали все факты, относящиеся к делу. Мы могли только предполагать, какие вопросы и замечания услышим от наших Лидеров и хотели быть во всеоружии. Мой сын Ричард был председателем собрания и располагал последней информацией о системе набора новых сотрудников. Он мог сослаться на экономические показатели, влияющие на инфляцию, безработицу и доход после уплаты налогов и, соответственно, на наши усилия по набору специалистов. Он также мог привести сравнительные статистические данные за прошлые и текущий годы. Он обсуждал современные тенденции в системе торговли и то, как это влияет на деятельность нашей компании при наборе новых служащих. Не оказалось вопроса, на который Ричард не смог бы ответить, и все были поражены масштабом его подготовки к обсуждению.

Такая предварительная работа не только способствует эффективному проведению собрания, она имеет и еще одно достоинство: укрепление авторитета руководителя. Служащих раздражает, когда руководитель приходит на встречи неподготовленным. Они, наверное, думают, что он либо неорганизован, либо ему безразлична эта встреча. В обоих случаях это равносильно поражению. Хорошие руководители должны показать, что их волнуют возникающие проблемы, и они стараются разрешить их.

В поговорке «Если ты хочешь, чтобы дело было сделано, передай его занятому человеку» есть доля истины. Чаще всего занятые люди находят время для дополнительных дел. Я знаю некоторых руководителей в Далласе, к которым часто обращаются из различных обществ за поддержкой благотворительных и гражданских акций. И независимо от того, насколько они заняты собственной работой и сверхсрочными делами, они находят время и силы и никогда не отказываются выполнить просьбу. Они вызывают уважение и имеют репутацию людей, которые всегда выполняют обещания.

У женщины, занимающей руководящий пост, очень много времени уходит на выполнение обязанностей жены, матери, хозяйки, шофера, повара, психолога и т. д., а также на благотворительность. Женщина, несущая такую нагрузку, обязательно должна использовать на практике метод планирования. Несмотря на то, что в резюме нашего нового сотрудника может быть указано, что она еще никогда нигде не работала, в моей записной книжке отмечено, каким видам трудовой деятельности соответствуют ее подготовка и квалификация. В «Мэри Кэй Косметикс» приходят много женщин, которые впервые пошли на работу.

За долгие годы я пришла к выводу, что тем, кого Бог наградил талантом, необязательно требуется работать лучше кого-то. Эти люди выделяются своей последовательностью в действиях и методичной работой. Это относится ко всем областям — бизнесу, спорту и искусству. Я достаточно часто наблюдала это явление и в системе торговли. Вы могли заметить это свойство даже у младших школьников. Лучшими студентами в группе считаются не те, у кого самые высокие оценки, а те, кто имеет склонность и желание постоянно учиться. Они систематически и упорно, день за днем, выполняют учебные задания. Настоящих результатов в этой жизни добиваются только те, кто доводит до конца все свои дела — и крупные, и самые незначительные.