Откат-2

В упрощенном виде схема бюджетирования закупок выглядит следующим образом.

1. Сначала необходимо определить стратегические виды сырья и материалов (если это производственная компания) или ключевые товарные позиции в категориях (если это торговая компания). Для этого используется АВС-анализ закупаемого сырья и материалов или товаров. Обычно закупки жестко планируются по товарным позициям групп А и В (иногда только А, если номенклатура превышает 1000 позиций), которые составляют около 80 % оборота. Для тех материалов (товаров), которые входят в группу С, стоимость должна определяться суммарно (с учетом прошлых периодов и динамики роста цен).

2. Затем рассчитываются объемы закупок и стоимость отдельных видов сырья и материалов (товаров) с учетом планируемого объема продаж и закупочных цен на бюджетный период. Стоимость сырья и материалов (товаров) указывается с учетом среднерыночных цен по результатам ценового мониторинга предложений на рынке. Если ожидается, что внутри бюджетного периода произойдут изменения стоимости сырья, материалов, товаров (инфляция, сезонные колебания), то необходимо в соответствующем месяце бюджетного периода скорректировать затраты на закупки. При планировании объемов закупки необходимо учитывать страховой (переходящий) запас сырья и материалов (товаров) (табл. 13).

Таблица 13 Примерный формат бюджета закупок товаров для торговой компании [25]

3. После определения объемов и стоимости закупки необходимо сформировать график расчетов с поставщиками с учетом существующих условий поставки.

4. В заключение – контроль исполнения бюджета закупок и внесение ежемесячных корректив.

Для того чтобы бюджетирование закупок стало надежным инструментом борьбы с откатами, необходимо регулярное проведение ценовых мониторингов и конъюнктурного анализа отделом маркетинга. В противном случае ситуация в закупках будет выглядеть так: «сами планируем закупочные цены и сами закупаем по установленным ценам».

Тендеры

Тендеры (конкурсные торги) – наиболее распространенный способ выбора поставщика с самым выгодным предложением. Проведение тендера позволяет не только минимизировать использование закупщиками откатных схем, но правильно оценивать рыночную ситуацию, выбирать предложения, содержащие лучшие условия. Тендер в форме открытого конкурса подразумевает участие максимального количества поставщиков.

Рассмотрим более подробно схему проведения тендера (рис. 12), а также наиболее часто встречающиеся на разных этапах нарушения со стороны купленных закупщиков и способы противодействия им.

Рис. 12. Схема проведения тендера

Подготовка тендера. На этом этапе необходимо провести подготовительную работу по разработке локальных нормативных документов (положение о закупках организации, регламент закупок, типовая конкурсная документация и методические материалы для закупщиков, приказ о создании конкурсной комиссии), технического задания и критериев определения победителей, конкурсной документации к данному тендеру.

Наиболее часто встречающееся нарушение – разработка техзадания с учетом технических характеристик продукции конкретного поставщика. Например, при закупке копировальной техники в спецификации указывается торговая марка одного из производителей, что естественно сводит тендер к закупке из единственного источника. Бороться с подобным нарушением можно, запретив указывать в техническом задании торговые марки, а также характеристики, присущие только продукции конкретного производителя. Есть и другой способ изначально выставить заведомо невыполнимые условия поставки. Например, при закупках сложного медицинского оборудования был выставлен нереальный срок поставки в две недели, хотя заказывать эту технику у зарубежного производителя нужно за три месяца до момента поставки. Когда в конкурсе победила фирма, близкая к региональному Министерству здравоохранения, то через некоторое время ею было получено письмо от главного врача больницы с просьбой перенести поставку техники на четыре месяца в связи с неготовностью помещения к монтажу.