Все тупые, кроме нас! Психология мирового бизнеса

Рассмотрим, какая цель ставится при проведении совещаний, как они готовятся, как проводятся и что получает фирма в итоге.

Цель

Основная задача собраний и совещаний – не получение одобрения или согласия народа (сотрудников), а обмен информацией и выработка тактики действий. Стратегическое решение обычно принимают до собрания, а вот лучшие варианты его выполнения часто обсуждаются.

В коллективистских культурах, на Востоке, в том числе в наших фирмах и организациях, практически все обо всем знают, получая информацию по неформальным каналам. В американских компаниях информация разделена на кусочки и общую картину мало кто представляет. Дать ее обзор – одна из задач совещаний.

Не менее важная задача, решаемая именно при личных контактах – координация работ. Кроме того, считается, что собирать людей необходимо из психологических соображений, чтобы возникало чувство единой команды.

Итак, организаторы совещаний обычно преследуют следующие цели:

1. Генерирование вариантов решения проблемы.

2. Сообщение определенной информации о задачах, деятельности, итогах работы компании из первых уст.

Подготовка

Собрания и совещания всегда загодя и тщательно планируют. Причем готовятся не только организаторы и ведущие, а все будущие участники. Приглашают на собрания индивидуально, только тех, кто нужен. Будущих участников заранее знакомят с повесткой дня, планом ведения (кто будет присутствовать, что и в какой последовательности предполагается обсудить, каковы цель собрания и его ожидаемый результат).

Определению цели уделяется особое внимание. Каждому должно быть ясно, чего хотят достичь. Важнейшие вопросы ставятся в начало повестки дня, их не должно быть много. Повестка дня раздается всем до собрания в письменном виде.