Все тупые, кроме нас! Психология мирового бизнеса - читать бесплатно онлайн полную версию книги автора Сергей Шевченко (ч. 365)

...

Если вы знали, что возможно выступление, а говорили не гладко, – будете выглядеть в лучшем случае глупо, а в худшем, как человек, не уважающий других и их время.

К собранию часто готовят так называемые раздаточные материалы (handouts). Это письменная и графическая информация для каждого участника. Легче всего – просто распечатать иллюстрации, которые будут показаны с компьютера (PowerPoint). Если Вы просто поговорите и сядете, как это иногда практикуется у нас, то будете выглядеть дико, как человек неподготовленный. Так не делается. Обычно показывают картинки на большом экране, с ноутбука. Что бы вы ни сказали, без информации, воспринимаемой визуально, выступление будет менее убедительным.

Проведение

Служебные совещания – часть работы и, как любая работа это не просто разговор. Все обязательно документируется, даже если для решения вопроса собирались всего два-три сотрудника. Из протокола всегда ясно, что обсуждалось, к чему пришли, кто, что и когда должен далее сделать. Протокол совещания всегда помещается в Интернет. Всем ваши обязательства видны, и их нужно выполнять.

Ценится, чтобы мероприятие было коротким и четко целевым. Все приглашенные непременно участвуют в нем активно. Сидеть и просто слушать – значит, не работать, и так никто не поступает. Все имеют равное право голоса независимо от должности.

Проходит собрание или совещание примерно так.

1. Начало. Всегда вовремя, без задержек. Люди не опаздывают. Тех, кто мог бы опоздать, здесь просто не держат.

2. Обсуждение повестки дня. Делается ее краткий обзор и расстановка приоритетов. Здесь могут быть внесены изменения. Но после принятия повестки ей следуют неукоснительно. Все новые вопросы, возникающие в ходе обсуждения, либо относятся на следующие совещания, либо решаются позже заинтересованными лицами. Отклонения от повестки дня пресекаются.

3. По каждому обсуждаемому вопросу обязательно принимается решение и разрабатывается конкретный план действий. Определяются ответственный, цель, промежуточные результаты, сроки, формы контроля (все с обязательной письменной отчетностью).

4. Перед тем, как собрание закрыть, ведущий обязательно делает краткое резюме, повторяет основные решения.

5. Заканчивается собрание вовремя или досрочно. Во времени все расписано. Помещение дают на определенный срок. Далее оно потребуется другим. Задержки недопустимы.

Сейчас, учитывая глобализацию, обсуждения часто требуют участия сотрудников, рассредоточенных по всему свету. Для экономии денег и времени совещания ведут в режиме телеконференции, где, впрочем, правила все те же. Так, живущий в Америке соавтор каждую пятницу утром участвует в совещании по своему глобальному проекту с участием активно занятых в нем сотрудников, включающихся из нескольких районов США, Швейцарии, Англии, Германии, Тайваня и континентального Китая. Вопреки тому, что можно было бы ожидать, координация работает и проект продвигается вполне успешно. В последнее время появились технические возможности телеконференций с картинкой.

Результат

Когда все расходятся, начинают работать принятые решения. Но сначала они оформляются. Последовательность такова.

1. Готовится протокол собрания, отчет о нем. Делается это быстро и отчет раздается участникам в короткие сроки.

2. Ответственный отслеживает, как решаются поставленные задачи и соответствует ли ход дел намеченным срокам. Причем, если вы что-то затягиваете – напомнят, а если сделали вовремя и хорошо – обязательно поблагодарят.

3. Специально работают с предложениями, возникшими в ходе собрания, но не вошедшими в повестку дня. Ничто дельное не будет отметено и забыто.

В целом процедура проведения совещаний хорошо отлажена и четко соблюдается. Все это действительно работает.

2.2.6. Переговоры

Умение вести разговор – это талант.

Стендаль

Достижение договоренности между партнерами, между продавцом и клиентом – основа бизнеса. Процедура эта отрабатывалась веками. До сих пор в ход здесь идут и кнут, и пряник, однако, в основе современных переговоров – принцип равноправия и независимости сторон, а также понимание необходимости единой трактовки и четкой фиксации согласованного. Но и традиции свою роль играют.

Запад и Восток: как и кем ведутся переговоры

Сначала о том, как переговоры ведутся, об их стиле и стратегических целях.

В последние десятилетия очень сильно сказывается взаимное влияние культур, в том числе и в вопросе ведения переговоров. Японцы, южнокорейцы и другие «молодые драконы» ведут бизнес в западном стиле и на переговорах стараются быть конкретными и прагматичными.