Искусство останавливать время

Время для электронной почты

Электронная почта стала неотъемлемой частью нашей жизни. Она — мощный инструмент общения, в короткие сроки превратившийся в новую норму ведения бизнеса по всему миру. Электронная почта — это здорово. Можно без труда прикреплять файлы, картинки и видео. Отправляете людям, что им нужно, а сами живете дальше.

Так в чем проблема? В объеме. Мы стали рабами изобретения, призванного облегчить нашу жизнь. И тонем в электронной переписке. Каждый магазин, автосалон, компания-разработчик и продавец витаминов почти ежедневно присылает нам письма. Спам стал проблемой огромного масштаба — его удаляют, но безрезультатно.

Сегодня мы с ним разберемся. Нет смысла проверять почту всякий раз, когда сигналит компьютер или телефон. Это отвлекает от работы и рассеивает внимание. Люди хотят вам что-то показать, но это не способствует эффективной деятельности. Напротив, когда вы смотрите в сторону, вы теряете движущую силу и хуже понимаете свою задачу.

Давайте установим контрольное время для проверки электронной почты. В зависимости от ее объема, можно тратить на почту от 30 до 60 минут поздним утром, а следующий блок назначить на конец рабочего дня. Это ваши часы на письма. Важно справиться с ними и закрыть сеанс. Один из способов — просмотреть все сообщения во время утреннего сеанса и разобраться с теми, на которые можно ответить за пять минут. Затем пометить важные письма, с которыми предстоит еще поработать, и стереть или обозначить как спам все остальные. Во время следующего сеанса, если потребуется, можно отреагировать на сообщения, занимающие больше времени.

Кстати, потребуется хороший спам-фильтр, чтобы выбросить мусор. Можно выбрать любую подходящую программу. Возьмите в привычку помечать в ней нежелательную корреспонденцию как спам, это позволит разгрузить почтовый ящик. Убрав его, займитесь важными письмами, а также найдите способ сократить длительную переписку.

Отвечая на электронную почту, важно ясно изложить свои мысли (чтобы затем не возвращаться к данному вопросу) и закрыть сеанс. Тогда переписка перестанет занимать голову, а непрочитанные или наполовину отвеченные письма не будут отвлекать. Положительным результатом таких действий станет повышение внимания и концентрации на выполняемой задаче. Если вы работаете над документом — продолжайте это делать. Электронные таблицы? Отлично, заканчивайте с ними. Вы за рулем? Что ж, вы все равно хотели достать телефон.

Главное — сохранять ясный ум в рабочие часы и управляться с почтой в назначенное время. Заново организуйте распорядок дня так, чтобы выделить сеансы для работы с письмами, и внесите их в план на сегодня. Попробуйте действовать так же завтра и послезавтра. Через несколько дней вы заметите, что беспорядка стало меньше, а жизнь стала сносной. Продолжайте это и внимательно следите за выделенным временем. Соблюдение дисциплины очень пойдет на пользу.

Некоторые могут встретить все это в штыки, но ничего страшного. Делайте все, что от вас требуется, и до конца. Главное — ваша производительность. Как только люди научатся синхронизироваться с вашим новым ритмом, разница между производительностью и здравым смыслом станет говорить в вашу пользу. Важно преуспеть на основной работе, правильно построив свой распорядок дня.