Домовлятися завжди. Як досягати максимуму в будь-яких переговорах

Переробляти погано, але ще гірше, коли вам за це не платять

Один субпідрядник щойно завершив нанесення захисного покриття на поміст, коли невдовзі бригада іншого підрядника почала зварювати кабельні наконечники вздовж цього помосту, через які вони прокладали кабель по свіжопофарбованій стіні. Внаслідок цього стіні було завдано значної шкоди і її довелося перефарбовувати. Кваплячись завершити роботу, щоб не відставати від графіка, працівники не отримали необхідні підписи керівництва вишки. Це згодом спричинило масштабну суперечку, коли субпідрядник, який наносив покриття, виставив рахунок за додаткові матеріали й роботу, а бухгалтери нафтової компанії відмовились платити, тому що договір про внесення змін не було підписано.

Отже, якщо ви сумніваєтесь, чи варто записувати певну інформацію, подумайте про те, скільки на вас і на інших людях зароб­ляють за рахунок неналежного ведення документообігу або, зрештою, за відсутності відповідних документів про умови на будівництві відтоді, як ви отримуєте до нього доступ.

Під час виконання будь-якого великого договору майже неможливо уникнути внесення незначних (а іноді значних) змін у планування. Про більшість з них зазвичай вирішують під час розмови між представником іншої сторони та працівниками вашої організації. Це спілкування переважно неформальне і ніде не записане, хоч це й не означає, що люди, які тісно спів­працюють протягом багатьох років, забудуть про нього.

І саме в цьому суть проблеми. Коли ми даємо згоду на незначні зміни людині, якій звикли довіряти, ми часто робимо це автоматично, не замислюючись. Але, як кажуть у нас у Шотландії, велике складається з дрібниць, і саме так відбувається, коли щоденні компроміси, засновані на доброзичливих відносинах і взаємній вигоді, замінюють необхідність робити записи, скріплені підписами обох сторін.

До того ж працівники іноді переходять на іншу роботу, і ті, хто їх замінює, не будучи залученими до побудови відносин під час початкових операцій, не сформували той рівень взаємної довіри, який дозволяє обом сторонам забезпечувати безперебійне просування роботи. Відсутність довіри може спонукати людей заявити, що попередні винятки й неформальні домовленості не стосуються ситуацій, які виникають під час їхнього перебування на посаді. Дуже легко забути задокументувати погоджені зміни або нові розпорядження. Ви знаєте людей, з якими працюєте, між вами існують дуже довірливі відносини, ви зосереджені насамперед на виконанні завдання. Так і повинно бути!

Трохи згодом ви прочитаєте про договори типу «оренда вантажівки». Вони письмові, але нічим не кращі за зовсім не записані, тому що, хоч вони і зменшують одну загрозу — доводять ваше тимчасове право власності на орендований транспортний засіб, — але не поширюються на можливі події, які можуть статись під час застосування вами права на власність тривалістю в один місяць. Отже, вам потрібно більше, ніж одне речення. Випишіть його собі, щойно отримавши нові інструкції, пов’яжіть заявлені зміни з початковими розпорядженнями, вкажіть, як їх оцінюватимуть (час, робоча сила, матеріали тощо), надішліть їм супровідний лист електронною поштою, а потім на папері і вимагайте, щоб ваші працівники отримали підпис представника клієнта, перш ніж почати роботу.